Pequenas empresas normalmente possuem apenas um profissional destinado aos serviços e suporte em tecnologia. Na grande maioria dos casos, este é encarregado de tantas tarefas que nem sempre consegue identificar formas de como melhorar a produtividade da equipe, tornando seu próprio tempo menos produtivo e mais atarefado.
Neste artigo, vamos abordar as principais dificuldades do profissionais de TI “solitários” nas empresas e algumas formas de melhorar a produtividade tanto da equipe, quanto do próprio TI de forma simples e aplicável em quase todos os ramos.
Quais as dificuldades do profissional de TI?
No ambiente corporativo, em especial nas pequenas e médias empresas, o profissional de TI passa por diversas dificuldades que tomam seu precioso tempo durante o dia. A grande maioria está relacionada com os comportamentos dos demais colaboradores com o uso principalmente da internet e da rede da empresa. Sendo assim, listei abaixo as mais comuns.
Múltiplas tarefas
Assim que o profissional de TI começa uma nova tarefa, chega um e-mail solicitando suporte, o telefone toca, o seu superior o chama para uma reunião, um equipamento apresenta mal funcionamento, entre outras tarefas que devem ser feitas imediatamente.
Na maioria das vezes, estar ocupado não é sinônimo de produtividade, é apenas excesso de tarefas e baixa produtividade do profissional. Não que este cenário seja um desejo do funcionário, mas, por diversos motivos acabam tornando o tempo dele extremamente conturbado e improdutivo.
Grandes equipes
O termo “grandes”, é comparado a presença de apenas um profissional na grande maioria das pequenas e médias empresas. Imagine uma empresa com filiais, contendo vários funcionários em cada uma e diversos computadores e dispositivos conectados à internet. São vários pontos com possíveis problemas e manutenções.
Diversos usuários conectados à internet na empresa geram muitas tarefas para o profissional de TI, levando em consideração a falta de conhecimento dos usuários, gerando assim, a necessidade de suporte técnico do profissional responsável.
Profissionais em home office
Com a pandemia, muitas empresas mantém alguns de seus funcionários em regime de teletrabalho, o home office mais comumente chamado. Porém, em suas residências, os funcionários estão fora do alcance físico do profissional de TI, gerando dúvidas em diversas questões como acesso remoto aos arquivos da empresa, vídeo chamadas, programas de controle de tarefas, entre muitos outros pontos.
Se a empresa resolveu apenas agora implementar o trabalho remoto ou por algum motivo, foi forçada a adotar esta modalidade de trabalho, o cenário pode ser ainda pior. A tarefa do profissional de TI é fazer com que este processo todo seja feito da melhor forma possível, precisando da boa vontade e capacidade cognitiva do funcionário em questão, para que a implementação do home office seja saudável. Mas, inevitavelmente, ele terá muito trabalho.
Além disso, existem as questões de segurança relacionadas aos acessos remotos. Se já é difícil controlar os acessos e download de arquivos nocivos de forma presencial, imagine remota. Usuários sem nenhum tipo de controle e proteção na internet, podem colocar todo o banco de dados da empresa em risco. Veremos mais sobre isso a seguir.
Falta de controle nos acessos
A falta de controle nos acessos à internet no ambiente empresarial é um dos grandes causadores de tarefas extras para profissionais responsáveis pelo setor de tecnologia da empresa.
Além de dar mais trabalho ao TI, este fato leva à outros dois problemas extremamente relevantes: segurança dos dados e produtividade da equipe!
Na grande maioria dos incidentes ou falhas de segurança, a porta de entrada para ataques ou instalação de vírus são usuários que não conseguem identificar possíveis riscos e acabam clicando em mensagens de e-mail falsas ou links maliciosos na internet.
Além disso, sem nenhum bloqueio de sites, é muito fácil o funcionário perder o foco e a produtividade, acessando redes sociais, por exemplo.
Você pode ver mais informações sobre o tema no Guia de Controle do Acesso à Internet para Empresas.
Problemas de segurança na rede
Como já falamos diversas vezes aqui no blog, o principal motivo de problemas relacionados a ataques cibernéticos e brechas na segurança da rede nas empresa, vem do uso indevido da internet pelos usuários. Clique em e-mails de phishing, anúncios falsos, links maliciosos em sites considerados nocivos, causam muita dor de cabeça para o profissional de TI responsável pela segurança dos dados da empresa.
Manter os funcionários longe dessas ameaças é uma tarefa que demanda tempo, mas que principalmente, necessita do entendimento e do bom senso dos funcionários, que ao fazer o uso indevido, causam diversos problemas como infecção de vírus nos dispositivos, rompimento de arquivos dos sistemas, lentidão na rede da empresa, e em casos graves, perda ou sequestro dos dados sensíveis e confidenciais da companhia.
Como melhorar a produtividade da equipe?
Como vimos no decorrer do texto, existem diversos fatores que levam o profissional de ti das pequenas e médias empresas, a se tornar um profissional muito atarefado, muitas vezes, atrapalhando seu objetivo de melhorar os processos e ajudar a área de tecnologia da empresa a se tornar mais fluida e automatizada, e também, menos susceptível a problemas.
Nas próximas linhas, veremos algumas formas de melhorar a produtividade da equipe que trabalha diretamente com internet, da forma mais automatizada possível, tornando o trabalho do profissional de TI menos “turbulento”.
Utilizando ferramentas de gerenciamento de equipes
O básico é o primeiro passo. Soluções para otimizar tarefas de equipes são com certeza uma das formas mais eficazes de melhorar a produtividade das equipes e consequentemente, diminuir o excesso de trabalho do profissional de TI. Algumas das soluções mais importantes são:
- Backup
- Antivírus e Antimalware
- Roteadores e Switches
- Firewall e Controle de Acesso à Internet
- Serviços de Domínio Active Directory
- Suíte de Escritório
- Armazenamento de Arquivos
- E-mail Empresarial
- Comunicação Corporativa
- Gestão de Atividades e Processos
- Helpdesk e Gestão de Atendimentos
- Videoconferência
Em nosso Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas, citamos diversas soluções entre as mais comuns para ajudar profissionais de TI no seu trabalho diário. Estas ferramentas, trabalham a favor do TI, ajudando à proteger os dados, melhorar as comunicações e diminuir os suportes.
Bloquear sites
Fazer o controle de acesso à internet é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Evita-se o desperdício de tempo ou falta de foco dos colaboradores com atividades na internet que sejam pessoais ou não tenham relação com o trabalho.
Infelizmente este comportamento é comum nas empresas. Uma pesquisa aponta que os funcionários gastam apenas 43% do tempo da semana de trabalho em funções que foram contratados para fazer, ou seja, mais da metade do tempo de trabalho é gasto com tarefas fora do escopo de trabalho.
Além de melhorar a produtividade da equipe, sistemas de bloqueio de sites, diminuem expressivamente muitas das tarefas geradas ao profissional de TI, oriundas dos acessos indevidos, como sites de Phishing e também bloqueando o download de Malwares, mantendo os sistemas mais saudáveis e a rede da empresa mais segura.
Controle de acesso remoto
Um dos maiores desafios do TI da empresa é conseguir manter sob controle os acessos remotos aos sistemas da empresa por parte dos funcionários em home office. Usando uma VPN Empresarial, é possível não só manter os dados que trafegam entre a rede interna da empresa e o trabalhador remoto, seguros, mas também, fazer o controle dos acessos, determinando regras, permissões por usuários e também horários permitidos para conexão. Dessa forma, é possível automatizar qualquer dificuldade relacionada aos acessos, mantendo os dados da empresa seguros e os funcionários mais produtivos.
A VPN Empresarial do Lumiun é uma ótima solução para fazer o controle de acesso remoto. Com suporte totalmente em português e pagamento em moeda local (R$) têm sido bastante utilizada por diversas empresas neste período conturbado, principalmente pela facilidade de utilização e o custo relacionado à quantidade de usuários utilizando a ferramenta. Veja mais informações sobre a solução aqui.
Além do controle de acesso remoto, existem diversas soluções que de alguma forma melhoram os processos em home office e podem tirar o excesso de trabalho do profissional de TI que está distante. Muitas delas, citamos em nosso Guia de Home Office, que você pode acessar ou fazer o download sempre que quiser, é gratuito.
Conclusão
Com certeza diversos profissionais da área de tecnologia sofrem com o excesso de tarefas e são constantemente cobrados por sistemas que melhorem a produtividade das equipes de forma automática. Porém, nem todos eles usam a própria tecnologia à seu favor para tornar seu trabalho mais produtivo e menos conturbado.
Espero que este artigo tenha sido uma boa leitura para ajudar a identificar algumas formas de melhorar este cenário.
Até a próxima!
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