A segurança da informação se tornou uma prioridade para organizações e escritórios contábeis, especialmente com a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados.
Sendo assim, a lei redefiniu a coleta, o armazenamento e o tratamento de dados, além de estabelecer diretrizes rigorosas para a proteção e confidencialidade das informações, fundamentais para os escritórios contábeis que lidam com dados sensíveis de clientes e colaboradores.
A Lei entrou em vigor em 2021, exigindo adaptações. Com isso, estão sendo utilizadas cada vez mais ferramentas voltadas para proteção desses dados, permitindo que as empresas consigam assegurar a disponibilidade e integridade das informações. Além disso, o crescimento dos ataques cibernéticos impulsionou o desenvolvimento de soluções de segurança.
Afinal, como tudo isso impacta nos escritórios de contabilidade? Para que você entenda mais sobre o assunto, preparamos esse material com tudo que você precisa saber sobre a LGPD nos escritórios contábeis e como aumentar a segurança das informações de maneira eficiente e prática.
Segurança da informação em escritórios contábeis: o que é?
A segurança da informação é crucial nos escritórios contábeis garantindo a proteção de dados pessoais e financeiros armazenados e processados. Assim, é permitindo que os usuários tenham plena garantia de que as suas informações estão protegidas.
Quando nos referimos a segurança da informação em escritórios contábeis precisamos entender que existem três pilares essenciais:
- Integridade: a garantia de que as informações sejam íntegras, completas e precisas sem que sejam feitas alterações não autorizadas.
- Confidencialidade: é um pilar que se refere à garantia de que apenas usuários autorizados consigam acessar as informações, evitando que ela seja visualizada de forma indevida.
- Disponibilidade: é a garantia de que as informações estejam acessíveis sempre que necessário, sem interrupções de vidas.
Assim, nos escritórios contábeis, a segurança da informação é crucial para proteger os dados valiosos de clientes e funcionários. A digitalização dos processos contábeis, assim como a utilização dos sistemas ERP e a adesão da tecnologia em nuvem fez com que fosse necessário contornar diversos desafios de segurança.
Por isso, os escritórios contábeis precisaram adotar soluções e medidas rigorosas de segurança cibernética, como a implementação de Firewalls, mecanismos de monitoramento e filtros de acesso, para evitar o vazamento de informações e o acesso indevido de usuários não autorizados. Além disso, é essencial implementar uma política de utilização da internet que conscientize os colaboradores sobre a importância de uma cultura de segurança cibernética mais fotalecida.
Entretanto, a segurança da informação nos escritórios contábeis vai além do uso de tecnologias e políticas: é crucial uma mudança cultural e comportamental entre os colaboradores. Isso inclui conscientização, adoção de práticas seguras, treinamentos regulares e preparação para lidar com incidentes de cibersegurança.
Proteção do sistema de informação na contabilidade
Como mencionamos anteriormente, a proteção do sistema de informação na contabilidade envolve mais do que a implementação de políticas e práticas robustas para garantir a privacidade dos dados. Ou seja, a adoção de soluções abrangentes também é essencial. Assim, como a LGPD, os escritórios contábeis precisam adotar medidas específicas para a proteção dos dados sensíveis que são coletados e armazenados, como a criptografia de dados, controle de acesso, treinamento e capacitação, entre outras.
Sendo assim, a criação de um Comitê de Segurança da Informação se tornou indispensável. Ou seja, o comitê é responsável pelo desenvolvimento e monitoramento das políticas de proteção de dados do escritório, assegurando a conformidade com as regulamentações que são aplicáveis a esse setor.
Comitê de Segurança da Informação
O Comitê Gestor de Segurança da Informação (CGSI) é essencial para definir diretrizes para o tratamento de informações pessoais em uma empresa. O comitê, formado por representantes-chaves, gerencia e direciona atividades de segurança da informação para proteger a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados do escritório contábil.
São atribuições do Comitê Gestor de Segurança da Informação:
- Definição de Políticas de Segurança;
- Implementação de Medidas de Segurança;
- Avaliação de Riscos;
- Gestão de Incidentes de Segurança;
- Capacitação e Conscientização;
- Monitoramento e Auditoria;
- Conformidade com Regulamentações;
- Relatórios e Comunicação.
Assim, as atribuições são fundamentais para garantir a segurança e a proteção dos dados, minimizando riscos e aumentando a confiança. Portanto, a criação de um Comitê de Segurança da Informação é indispensável para realizar a supervisão e implementação de medidas de segurança cibernética dentro dos escritórios contábeis. Além disso, o comitê é responsável por desenvolver políticas de segurança, avaliar riscos e promover o treinamento e a conscientização dos colaboradores.
Portanto, a implementação do CGSI faz com que o escritório de contabilidade demonstre compromisso com a proteção da privacidade das informações que são armazenadas, garantindo um posicionamento diferenciado no mercado.
LGPD nos escritórios contábeis
Embora tenha sido desenvolvida para aplicação em empresas de todos os setores, a LGPD desempenha um papel ainda mais importante dentro dos escritórios contábeis. Então, ao estabelecer diretrizes para o tratamento de dados sensíveis dentro das empresas, o objetivo dessa legislação é proteger a individualidade e privacidade das pessoas.
Nesse sentido, as diretrizes para coleta, armazenamento, processamento e compartilhamento de informações, são fundamentais no setor de contabilidade. Assim, para estar em conformidade com a LGPD, é necessário implementar mecanismos internos e sistemas de controle. Além disso, é preciso gerar evidências documentais para auditorias internas e externas.
O escritório contábil deve seguir uma política de proteção de dados, garantindo que todos os princípios da LGPD sejam satisfeitos antes de processar qualquer informação. Sendo assim, é essencial obter e provar o consentimento do cliente para reter, registar e armazenar os seus dados pessoais.
O escritório é responsável por implementar medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados contra acesso não autorizado e uso indevido dessas informações. Sendo crucial garantir que os titulares dos dados tenham controle sobre suas informações pessoais, em conformidade com a legislação vigente.
O que são dados pessoais para LGPD?
Sendo assim, são considerados dados pessoais para a LGPD todas as informações que são relacionadas a uma pessoa natural identificada ou identificável. Ou seja, podem ser dados pessoais desde as informações básicas como endereço e nome, até os dados mais confidenciais, como é o caso das informações financeiras.
Essa definição ajuda a entender quais são os dados pessoais e garantir que as empresas consigam coletar, armazenar e processar essas informações com mais segurança.
Assim, dentro das especificações da Lei Geral de Proteção de Dados, também existem categorias especiais de dados pessoais, como é o caso dos dados biométricos e genéticos. Esse tipo de informação requer medidas de segurança complementares por conta do grande potencial de danos que o vazamento desses dados pode causar.
LGPD na contabilidade
Como podemos observar ao longo desse material, a LGPD veio como forma de proteger as informações e também apresenta um impacto significativo para as empresas. Quando o assunto é o setor contábil, as empresas apresentam uma obrigação adicional na implementação das medidas rigorosas de proteção dada a sensibilidade das informações que são armazenadas e coletadas.
Nesse sentindo, a legislação é indispensável para esses negócios, principalmente por conta das consequências que a falta de adequação pode trazer. De acordo com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, as multas que são aplicadas por violações podem chegar até 2% do faturamento anual da empresa, limitada a R$50 milhões por infração.
As penalidades visam assegurar que as empresas respeitem os direitos de privacidade dos indivíduos e adotem soluções para melhorar a segurança das informações. Além das multas, existem outros tipos de penalidades que podem ser aplicadas pela LGPD. Os titulares dos dados podem solicitar compensação por danos morais ou materiais causados por descuidos ou violações de segurança, aumentando a responsabilidade das empresas.
O que mudou nos escritórios contábeis com a LGPD?
Todas essas mudanças causaram um grande impacto nos escritórios contábeis. Com a sua implementação, foi necessário realizar uma revisão completa de todas as políticas de privacidade e de segurança da informação que eram aplicadas pelo escritório, causando uma verdadeira transformação na forma como as tarefas eram executadas.
Empresas que lidam com dados pessoais precisaram nomear um Data Protection Officer (DPO), um cargo que auxilia a empresa a adaptar seus processos para estruturar um programa de compliance com foco em maior segurança das informações que estão sob a sua tutela. Garantindo a conformidade com a LGPD e também para implementar uma cultura de proteção de dados dentro da empresa.
A transparência e a responsabilidade são dois conceitos básicos que devem guiar a atuação de uma Data Protection Officer no ambiente profissional. Por ele ser a pessoa que mais entende sobre os perigos e os mecanismos de segurança, acaba se tornando uma referência sobre o assunto dentro da empresa.
É crucial estabelecer um Comitê de Segurança da Informação para criar e implementar políticas, conduzir auditorias e oferecer treinamentos sobre segurança cibernética. Isso garante conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados e reforçar a reputação dos escritórios contábeis junto aos clientes.
O papel da política de segurança na proteção de dados
A utilização de tecnologias para a realização de tarefas diárias se tornou constante entre a maior parte das empresas, principalmente com relação aos sistemas de informação. Devido à sensibilidade das informações armazenadas por um escritório contábil, a proteção do sistema de informação requer cuidados adicionais.
A política implementada para a proteção de dados pessoais deve levar em consideração um processo para mitigar os riscos e proteger a privacidade dessas informações, fazendo com que seja fundamental adotar soluções como firewalls, criptografia de dados, sistema de monitoramento e muito mais.
É fundamental estabelecer políticas claras de retenção de dados para garantir a segurança do sistema. Isso envolve definir o período durante o qual as informações serão mantidas e estabelecer como realizar o descarte seguro quando não forem mais necessárias. Por isso, é essencial que o escritório contábil revise regularmente suas políticas de proteção de dados para manter as informações seguras.
Assim, para apoiar escritórios contábeis na proteção de dados sensíveis e garantir a conformidade com a LGPD, desenvolvemos um modelo de “Política de Proteção de Dados Sensíveis em conformidade com a LGPD”. Este material visa aumentar a segurança digital no ambiente de trabalho e informar clientes e colaboradores sobre as medidas adotadas pelo escritório. Clique aqui e baixe o modelo gratuitamente!
LGPD e ISO 27701:2019 na proteção de dados
A ISO 27701:2019 é uma extensão das normas ISO 27001 e ISO 27002, tendo como foco a gestão da privacidade da informação. Ela viabiliza o desenvolvimento de um Sistema de Gestão de Informação de Privacidade (PIMS), voltado para ajudar as organizações a gerenciar informações pessoais de maneira responsável e também no cumprimento de regulamentações de privacidade, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Essa norma é fundamental para organizações que lidam com grandes volumes de dados pessoais, contribuindo para a redução dos riscos de vazamentos e utilização incorreta dessas informações. Ao adotar as práticas e estratégias recomendadas por essa norma, os negócios podem melhorar sua governança de dados e proteger a privacidade dos indivíduos.
O que muita gente não sabe é que a LGPD e a ISO 27701:2019 são complementares no processo de proteção de dados pessoais na atualidade. No que se refere aos escritórios contábeis, enquanto por um lado a LGPD traz as diretrizes para o tratamento adequado das informações, a ISO 27701 traz um framework para implementação de um sistema de gestão de privacidade.
Desenvolvida para ampliar os requisitos trazidos pela ISO 27001, a ISO 27.701 traz controles adicionais específicos para aumentar a proteção das informações pessoais, ajudando os escritórios contábeis na implementação de práticas e controles robustos para não só oferecer mais segurança, como também atender as exigências trazidas pela LGPD.
Proteção de dados sensíveis na contabilidade
Para proteger dados sensíveis na contabilidade conforme as exigências legais atuais, são necessárias não apenas ferramentas de segurança adequadas, mas também medidas adicionais para fortalecer a segurança das informações. O vazamento de dados sensíveis pode resultar em grandes danos para os titulares, incluindo fraudes financeiras e uso indevido de identidade.
O crescimento dos ataques cibernéticos ressaltou que dados de diversos tipos podem ser usados para causar danos, incluindo informações financeiras, biométricas, registros de saúde e outros dados pessoais. Em 2023, um relatório da Trend Micro, indicou o bloqueio de 161 bilhões de ameaças cibernéticas. É responsabilidade dos escritórios contábeis implementar soluções para controlar, monitorar o acesso e autenticar usuários, evitando que essas informações caiam em mão erradas.
Ferramentas para garantir a segurança da informação em escritórios contábeis
Embora os ataques cibernéticos venham apresentando um crescimento considerável, é possível contar com a ajuda da tecnologia para garantir uma maior segurança da informação. Dentre os principais recursos, podemos mencionar:
Big Data
Recursos como Big Data, por exemplo, permite que os gestores obtenham análises avançadas de um grande volume de informações, ajudando na identificação de anomalias e padrões que indicam atividades irregulares.
O Big Data possibilita também diversas oportunidades para proteção de dados, incluindo uma análise para detecção de fraude, personalização de serviços, melhoria de tomadas de decisões e muito mais. Contando com a ajuda dessa tecnologia, é possível avaliar com mais eficiência o comportamento e a utilização das informações dentro do seu escritório de contabilidade.
Política de Proteção de Dados em conformidade com a LGPD para escritórios contábeis
É crucial para os escritórios contábeis implementar uma política de proteção de dados em conformidade com a LGPD, devido à manipulação constante de dados sensíveis. Essa política deve começar pela identificação e classificação dos dados coletados para determinar o nível de proteção necessário.
Todo esse processo é essencial para a implementação de processos consolidados e transparentes, que definam a finalidade e a duração do armazenamento de dados. Além disso, a política de proteção de dados deve incluir treinamentos regulares para os colaboradores sobre boas práticas de segurança, essenciais para garantir a conformidade e a segurança das informações.
Armazenamento em nuvem
Paralelamente a isso, o armazenamento em nuvem também permite que o escritório contábil tenha mais flexibilidade e escalabilidade durante as tarefas do dia a dia, garantindo um acesso controlado e seguro às informações que são essenciais em qualquer lugar.
A tecnologia em nuvem oferece diversos benefícios essenciais, como acessibilidade global, segurança reforçada através de criptografia, sincronização automática, backup automático, e muito mais. Por isso, as soluções em nuvem se tornaram indispensáveis para as empresas, possibilitando o armazenamento de grandes volumes de informações com menor risco de perda.
Governança de dados
Para aumentar a eficiência e segurança, é recomendável implementar governança de dados no escritório contábil, estabelecendo processos formais para gerenciar e proteger dados confidenciais e sensíveis. Isso pode envolver políticas de retenção de dados e procedimentos para responder a incidentes cibernéticos, ajudando a reduzir danos e prevenir problemas adicionais.
Em uma realidade movida a dados em grande quantidade e em tempo real, a governança de dados representa um aspecto indispensável. Assim, ela possibilita decisões mais informadas e proteção aumentada contra riscos e conformidade legal, especialmente com a LGPD.
Firewall
O Firewall é um dos recursos de segurança mais antigos e também um dos mais utilizados para proteção de dados. Funcionando como uma barreira adicional entre a sua rede e o mundo exterior, o firewall atua como um filtro de análise de entrada e saída, permitindo o bloqueio de acessos não autorizados.
Quando o assunto é proteção das informações, o Firewall é uma ferramenta voltada para a proteção contra ataques e violações de dados, controle de tráfego de rede e aumento da segurança dos dispositivos conectados. Além disso, sua implementação também visa cumprir requisitos legais de segurança, como os estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados.
O futuro da segurança da informação em escritórios contábeis
Devido às mudanças que vivenciamos nos últimos anos, o futuro da segurança da informação nos escritórios contábeis está em constante evolução. A crescente demanda pela proteção de dados sensíveis e pela manutenção da confidencialidade das informações pessoais exige uma adaptação constante das empresas a essas transformações.
Segundo Relatório de custos das violações de dados de 2023 da IBM, os custos médios globais de uma violação de dados em 2023 foram de aproximadamente 4,45 milhões de dólares, referindo um aumento de 15% nos últimos três anos.
Nesse contexto, é importante destacar o aumento no uso de Inteligência Artificial e automação, cuja implementação incorreta pode comprometer a confidencialidade dos dados. Por isso, há uma necessidade crescente de regulamentações rigorosas para proteger a privacidade.
Portanto, é crucial que as empresas invistam em educação e treinamento contínuo para que os seus colaboradores estejam preparados para lidar com essas ameaças. Além disso, é importante adotar uma postura proativa contra ataques cibernéticos.
Tendências em segurança da informação
Os avanços tecnológicos fizeram com que as estratégias e a segurança da informação dos escritórios contábeis estejam em constante otimização. Portanto, é crucial considerar os recursos populares no setor para desenvolver soluções que mantenham os dados protegidos diante dessas novas tecnologias.
Sendo assim, a crescente adoção de inteligência artificial, tecnologia em nuvem e aprendizado de máquina está melhorando as estratégias de defesa cibernética, tornando-as mais eficientes.
No que diz respeito aos dados financeiros, a integração do Blockchain pode aumentar a integridade das informações e desenvolver soluções adaptativas para escritórios contábeis. Dessa forma, o futuro da segurança da informação na contabilidade exige uma abordagem multifacetada, combinando recursos e tecnologias avançadas para garantir conformidade regulatória e segurança dos clientes.
Evolução das normas e regulações
Nos últimos anos, desenvolveram-se diversas normas e regulamentações em resposta à crescente necessidade por soluções e abordagens mais seguras para a proteção de dados. A LGPD exemplifica como as legislações impõem regras rigorosas para a proteção de dados, responsabilizando as empresas por implementar controles eficientes para garantir a conformidade.
A ISO 27 1701 também apresenta um grande impacto na segurança da informação, seguida pelo desenvolvimento da política nacional de cibersegurança.
Esses fatores demonstram a crescente preocupação com a proteção de dados e o esforço das legislações para aumentar essa proteção com base em estratégias consolidadas.
A importância da educação e treinamento contínuo
Além de usar tecnologias eficientes para proteger informações confidenciais, é crucial que a empresa implemente educação e treinamentos contínuos para seus colaboradores. Essas iniciativas fomentarão uma cultura de segurança cibernética e ajudarão a evitar danos significativos à organização.
Assim, esses programas de treinamento devem incluir boas práticas de segurança cibernética, conformidade regulatória e preparação para mitigar vulnerabilidade e conter danos. A mudança na cultura organizacional é crucial para proteção dos dados nos escritórios de contabilidade, melhorando a segurança cibernética. Fortalecer as defesas envolve mais do que adotar recursos modernos; requer responsabilidade e uma mudança completa de paradigmas.
Enfim, é evidente a importância de implementar uma Política de Proteção de Dados em escritórios de contabilidade. As recentes mudanças na legislação exigiram que as empresas adotem recursos e estratégias mais eficientes para garantir a conformidade e aumentar a confiabilidade dos processos.
