Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas 2020

O mercado de tecnologia da informação é caracterizado por grande dinamismo, evolução constante e vem se tornando cada dia mais ativo no cotidiano da sociedade.

Com recursos humanos como seu principal capital e motor de desenvolvimento, o uso da tecnologia vê frequentes inovações e oferece múltiplas possibilidades de inserção do profissional da área no mercado de trabalho como: software, hardware ou na prestação de serviços.

Levando em consideração as atualizações e evolução constante na área, o profissional de TI necessita estar qualificado e atualizado tecnologicamente para atender às crescentes demandas do setor e prosperar na carreira. Conhecer as características, ferramentas, e informações necessárias para facilitar processos, é o que se espera desse profissional, tornando tais conhecimentos como fundamentais.

O Guia de TI para Pequenas e Médias Empresas desenvolvido pela Lumiun, é uma contribuição para o setor, que, têm grande afinidade com a empresa. Sendo assim, pretendemos ajudar o profissional de TI exercer seu trabalho de forma mais eficaz nas pequenas empresas.

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Sumário

1. Backup
2. Serviços de Domínio Active Directory
3. Roteadores e Switches
4. Firewall e Controle de Acesso à Internet
5. Antivírus e Antimalware
6. VPN – Rede Virtual Privada
7. Suíte de Escritório
8. Armazenamento de Arquivos
9. E-mail Empresarial
10. Comunicação Corporativa
11. Gestão de Atividades e Processos
12. Helpdesk e Gestão de Atendimentos
13. Videoconferência
14. Referências

 

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Backup

Nunca é demais relembrar a importância de ter um backup confiável, a partir do qual possam ser recuperados os dados importantes após qualquer incidente. Em alguns tipos de ataque, como por exemplo o ransomware, que bloqueia os dados até o pagamento de um resgate, a principal maneira de solucionar o problema passa por restaurar os dados da empresa a partir de uma cópia de backup. O backup é fundamental na segurança das informações da empresa.

A estratégia de backup deve ser implementada de maneira que haja uma cópia de segurança mantida em um local desconectado do local original dos dados. Se a cópia de segurança for feita em um disco adicional constantemente conectado ao servidor ou à rede onde ficam os dados originais, no caso específico do ransomware, é possível que os arquivos do backup também sejam bloqueados no momento do ataque, tornando o backup inútil. É importante ter uma cópia de segurança em local separado do local original em que ficam os dados.

Para entender a importância de fazer cópia de segurança dos dados e documentos da sua empresa, imagine, de repente, a sua empresa perder todas suas planilhas financeiras, controles gerenciais, dados comerciais, informações de clientes, dos produtos e serviços oferecidos e históricos dos seus colaboradores. É muito difícil imaginar a profundidade do impacto de uma situação dessas em uma empresa. O prejuízo será enorme, e haverá comprometimento de todas atividades administrativas e comerciais da empresa.

Para evitar essa situação, é essencial manter uma estratégia de backup bem estruturada. Quanto mais automatizada for a tarefa de realizar o backup, maior a chance de tê-lo em dia quando houver a necessidade de uma restauração de dados. É importante documentar e testar periodicamente o processo de restauração: a utilidade de um backup não é ter uma cópia dos dados, mas sim ter uma restauração bem sucedida quando isso for necessário.

De modo geral, deve-se analisar:

• origem dos dados: arquivos, bancos de dados, máquinas virtuais, e-mails?
• periodicidade: mensal, semanal, diário, a cada hora?
• tempo de retenção: guardar cópias semanais por 12 semanas, cópias diárias por 30 dias?
• nível das tarefas de backup: integral (full), diferencial, incremental? Há programas que realizam full sintético a partir de cópias incrementais.
• mídia de destino: fitas LTO, HD USB externo, armazenamento em nuvem?

Para empresas que ainda não possuem backup bem estruturado e desejam começar com uma cópia dos seus dados importantes na nuvem, listamos algumas opções:

Serviços para backup simples em nuvem

• Backblaze
• Dropbox
• Google Drive

Serviços para backup simples em armazenamento externo (como unidades de disco USB)

• Windows 10 Backup and Restore
• Apple Time Machine (para Mac)
• Timeshift (para Linux)
• Déjà Dup (para Linux)
• Duplicity (para Linux com interface texto)

Serviços para backup mais estruturadas

• Veeam Backup Essentials
• Veeam Backup & Replication
• Veritas NetBackup
• Veritas Backup Exec

 

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Serviços de Domínio Active Directory

O que é Active Directory?

Os Serviços de Domínio Active Directory, ou Active Directory Domain Services (AD DS), são um conjunto de serviços da Microsoft que fornecem interfaces de acesso e mecanismos de armazenamento de dados relacionados a contas de usuário, contas de computadores, informações sobre a rede e políticas de configuração e uso dos recursos em rede. As informações são armazenadas no diretório em forma de objetos, organizados em um banco de dados hierárquico. O Active Directory possui uma estrutura de segurança integrada que usa autenticação e permissões para controle de acesso aos objetos do diretório.

Como é estruturado o Active Directory?

O Active Directory Domain Services possui os seguintes componentes, entre outros: esquema (schema), que define como são as classes de objetos e seus atributos a serem armazenados no diretório; catálogo global (global catalog), que possui informações sobre os objetos e permite que usuários e sistemas localizem recursos gerenciados pelo diretório; e o serviço de replicação, que coordena a replicação dos dados entre vários servidores designados para armazenarem cópias das informações dos serviços de diretório.

Os administradores de rede podem usar o AD DS para armazenar e organizar objetos em uma rede (como usuários, computadores, dispositivos etc.) em uma estrutura de contenção hierárquica segura, conhecida como estrutura lógica. Embora a estrutura lógica do Active Directory seja uma organização hierárquica de todos os usuários, computadores e outros recursos físicos, a floresta e o domínio formam a base da estrutura lógica. As florestas, que são os limites de segurança da estrutura lógica, podem ser estruturadas para fornecer autonomia e isolamento de dados e serviços em uma organização de maneiras que possam refletir identidades de site e grupo e remover dependências na topologia física.

Os domínios podem ser estruturados em uma floresta para fornecer autonomia de dados e serviços e otimizar a replicação com uma determinada região. Essa separação das estruturas lógicas e físicas aprimora a capacidade de gerenciamento e reduz os custos administrativos porque a estrutura lógica não é afetada por alterações na estrutura física. A estrutura lógica também permite controlar o acesso aos dados. Isso significa que você pode usar a estrutura lógica para compartimentar os dados, para poder controlar o acesso a eles controlando o acesso aos vários compartimentos.

Os dados armazenados no Active Directory podem vir de diversas fontes. Com tantas fontes de dados diferentes e tantos tipos diferentes de dados, o Active Directory deve empregar algum tipo de mecanismo de armazenamento padronizado para manter a integridade dos dados que armazena. No Active Directory, os objetos são usados ​​para armazenar informações no diretório e todos os objetos são definidos no esquema (schema). As definições de objeto contém informações, como tipo e sintaxe de dados, que o diretório usa para garantir que os dados armazenados sejam válidos. Nenhum dado pode ser armazenado no diretório, a menos que os objetos usados ​​para armazenar os dados sejam definidos pela primeira vez no esquema. O esquema padrão contém todas as definições de objeto que o Active Directory precisa para funcionar; no entanto, você também pode adicionar outras definições de objeto ao esquema.

Enquanto o diretório é exposto as usuários e sistemas através de uma estrutura lógica que consiste em elementos como domínios e florestas, o diretório em si é implementado através de uma estrutura física que consiste em um banco de dados armazenado em todos os controladores de domínio de uma floresta. O armazenamento de dados, que consiste em serviços e arquivos físicos, gerencia todo o acesso ao banco de dados do Active Directory.

A estrutura do Active Directory e a arquitetura de armazenamento consistem em quatro partes:

• Florestas, Domínios e Unidades Organizacionais: florestas (forests), domínios (domains) e unidades organizacionais (organizational units – OUs) compõem os elementos principais da estrutura lógica do Active Directory. Uma floresta define um único diretório e representa um limite de segurança. As florestas contêm domínios e os domínios contêm unidades organizacionais (visualizadas no gerenciador do AD como se fossem “pastas” de objetos).
• DNS: os Serviços de Domínio Active Directory utilizam o DNS – que inclusive pode ser configurado de forma integrada ao AD – para fornecer informações acerca dos serviços que disponibiliza, em um design hierárquico e de acordo com uma convenção de nomes que reflete a estrutura organizacional.
• Esquema: os esquemas (schemas) são definições de objetos utilizadas para criar os objetos armazenados no diretório.
• Banco de dados: o armazenamento de dados é a parte do diretório que gerencia o armazenamento e a recuperação de dados em cada controlador de domínio (domain controller).

O nome é Active Directory ou Active Directory Domain Services?

O conceito de Active Directory foi introduzido pela Microsoft no Windows 2000 Server. A denominação correta era “Active Directory” no Windows 2000 Server e no Windows Server 2003. A partir do Windows Server 2008, incluindo Windows Server 2012 e Windows Server 2016, a denominação correta é “Active Directory Domain Services” (AD DS).

O que é um Controlador de Domínio no Active Directory?

Uma das principais funções do Active Directory em uma rede de computadores empresarial é o gerenciamento de domínio, através de um ou mais servidores designados como Controladores de Domínio. No Windows Server, você pode fazer com que ele desempenhe o papel de Controlador de Domínio (Domain Controller), criando um novo domínio na rede interna da empresa (ou integrando esse Controlador a um domínio já existente).

Com um Controlador de Domínio, o administrador da rede também pode manter integrados o serviço de DHCP, além do DNS, já mencionado, e gerenciar de forma integrada todos os computadores Windows da rede. Os computadores serão ingressados no domínio, tornando-se membros do domínio, com isso os usuários poderão ter suas contas de usuário cadastradas de forma centralizada no Active Directory e poderão efetuar logon nos computadores sem que seja necessário criar as contas de usuário localmente em cada computador. Esse seria um benefício dos mais básicos. Junto a ele vem a possibilidade de gerenciar de forma centralizada um servidor de arquivos, com compartilhamentos separados por setores ou projetos e permissões de acesso específicas para cada grupo de usuários. Além disso, o recurso das Diretivas de Grupo (Group Policy Object, ou simplesmente GPO) facilita muito o gerenciamento do parque de máquinas pela possibilidade de efetuar, de forma centralizada e coordenada, diversas configurações nos equipamentos com sistema operacional Windows.

As contas de usuário e grupos cadastrados e gerenciados através do Active Directory podem ser utilizados para autenticação e relatórios em outros sistemas, como por exemplo serviços de controle de acesso à internet com autenticação de usuários em Active Directory.

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Roteadores e Switches

Escolher roteadores e switches para a rede da empresa requer a avaliação de aspectos que não são tão relevantes no uso doméstico. Portanto um excelente roteador para uso residencial, por exemplo, não necessariamente é um bom roteador para uso na rede da empresa.

Como escolher um bom roteador para a rede da empresa?

Inicialmente, vamos separar os diferentes tipos de equipamentos, cada qual com suas funções específicas:

• Switch
• Roteador Cabeado
• Roteador Wireless e Access Point (AP)

Switch

O switch é um concentrador de rede, também chamado comutador, que recebe a ligação de vários cabos de rede e faz a interconexão lógica dos diversos dispositivos de forma eficiente e com grande desempenho. Atua principalmente na camada de enlace do Modelo OSI.

Antigamente era utilizado o “hub”, que evoluiu para se tornar o “switching hub”, chamado hoje simplesmente de switch. A diferença entre o hub e o switch é que o hub, ao receber um pacote, o encaminhava sempre para todas as portas; já o switch, ao receber um pacote, tenta encaminhá-lo somente para a porta na qual está localizado o destinatário desse pacote. Dessa maneira, o switch atua com mais performance e menos colisões que o hub.

Como escolher o melhor switch para a rede da empresa?

Principais aspectos a serem considerados na escolha do switch ideal para cada cenário:

• Número de portas de cabo (RJ45) e velocidade: atualmente existem switches de 5 portas até switches modulares com mais de 200 portas. As opções mais comuns para a pequena e média empresa são switches de 48, 24, 16 ou 8 portas. A velocidade padrão para switches novos é de 1 Gbps (Gigabit por segundo), também denominada 1 GbE, sendo que as portas se adaptam automaticamente às velocidades de 1 Gbps, 100 Mbps e 10 Mbps.
• Número de portas de fibra ótica e velocidade: são normalmente utilizadas para conexão de alto desempenho entre switches e/ou entre prédios. Os principais padrões utilizados atualmente são SFP (para módulos com velocidades até 4,25 Gbps), SFP+ (para velocidades até 10 Gbps) e QSFP+ (para velocidades até 40 Gbps).
• Possibilidade de gerenciamento: há switches gerenciáveis e switches não gerenciáveis. Os switches não gerenciáveis são mais simples e não permitem qualquer configuração. Já os switches gerenciáveis permitem o monitoramento da operação do switch, a atualização do firmware e trazem configurações relacionadas a VLAN (Virtual LAN, para separação da rede em diferentes sub-redes e domínios de broadcast), STP (Spanning Tree Protocol, para redução de problemas com loop de rede), LAG (Link Aggregation, para agregação de portas), além de diversas outras.
• Capacidade de comutação: também denominada capacidade do backplane ou capacidade da malha do switch, é a largura de banda interna máxima de processamento de tráfego simultâneo. Alguns modelos de switches pequenos não informam esse dado. Switches com mais portas exigem mais capacidade de comutação para sustentação de tráfego em todas as portas. Varia de poucos Gbit/s, em switches simples, a vários Tbit/s em switches de alto desempenho.
• Taxa de encaminhamento: conhecida também como forwarding rate, informa o número de pacotes que o switch é capaz de encaminhar por segundo. É expressa em pps (pacotes por segundo), normalmente na grandeza de Mpps (milhões de pacotes por segundo).
• Memória de buffer de pacotes e memória RAM (memória da CPU): são informações interessantes para comparar modelos de switches.
• Dimensões: é importante verificar o tamanho do switch para determinar se ele irá caber corretamente no local a ser instalado. Se for em um rack padrão 19 polegadas, verificar se a profundidade do rack é suficiente para a profundidade do switch.

Alguns modelos de switches interessantes para pequenas e médias empresas:

• Dell N1124T-ON: 24 portas RJ45 Gigabit, 4 portas SFP+, gerenciável, capacidade de comutação 128 Gbps, taxa de encaminhamento 96 Mpps.
• Dell N1148T-ON: 48 portas RJ45 Gigabit, 4 portas SFP+, gerenciável, capacidade de comutação 176 Gbps, taxa de encaminhamento 132 Mpps.
• TP-Link T2600G-28TS: 24 portas RJ45 Gigabit, 4 portas SFP, gerenciável, capacidade de comutação 56 Gbps, taxa de encaminhamento 42 Mpps.
• TP-Link T2600G-52TS: 48 portas RJ45 Gigabit, 4 portas SFP, gerenciável, capacidade de comutação 104 Gbps, taxa de encaminhamento 77 Mpps.
• TP-Link TL-SG108E: 8 portas RJ45 Gigabit, gerenciável, capacidade de comutação 16 Gbps, taxa de encaminhamento 12 Mpps.

Roteador Cabeado

O roteador é um equipamento capaz de encaminhar pacotes de dados entre diferentes redes. Quando conectado a duas ou mais redes, o roteador é capaz de decidir por onde deverá ser enviado um determinado pacote, com base em seu endereço de destino e outros atributos. Ele define isso com base em uma tabela de rotas, contendo rotas estáticas e rotas dinâmicas. Para os dispositivos ligados na rede interna da sua empresa conseguirem acessar a internet, é necessário um ou mais roteadores que ligam sua rede interna à rede do provedor e assim por diante.

Os roteadores também executam a função de NAT (Network Address Translation), permitindo que as redes internas com endereços IP não roteáveis conectem-se à internet. Nas pequenas empresas normalmente não é necessário o uso de protocolos de roteamento como OSPF, BGP e RIP.

O roteador atua principalmente na camada de rede do Modelo OSI. Há switches que possuem integrada a função de roteamento, e vice-versa, juntando ambas funções em um mesmo equipamento. As funções do roteador também podem estar embutidas em um firewall de rede.

Para um pacote sair da sua rede, ele precisa fazer isso através de um roteador. Por exemplo, uma requisição de acesso a um determinado site, estará contida em pacotes que precisam sair da rede em que se encontra o seu computador e seguir até os servidores do site na internet. Para sair da rede local, o pacote será destinado ao gateway da rede, que é o roteador responsável por interligar a sua rede local com outras redes, até atingir os servidores na internet. Para você saber quais são as rotas que um pacote toma, pode fazer um teste simples com o utilitário tracert (no Windows) ou traceroute (no Linux).

Como escolher o melhor roteador para a rede da empresa?

A seguir estão listadas algumas características importantes que podem ser avaliadas para escolher o melhor roteador para cada cenário nas pequenas e médias empresas:

• Número de interfaces de rede e velocidade: o roteador terá no mínimo 2 portas de rede (normalmente denominadas WAN e LAN) e alguns modelos possuem portas com função configurável. Em relação à velocidade, se o tráfego que você precisa rotear atingir mais de 100 Mbps, é importante que o roteador possua portas Gigabit Ethernet (GbE). Se a velocidade de tráfego for inferior, pode ser mais econômico um roteador com portas 100 Mbps (padrão também conhecido como Fast Ethernet).
• Interface de gerenciamento: verifique se a interface de gerenciamento é acessível para o seu nível de conhecimento ou se exigirá a contratação de um especialista para a configuração do roteador.
• Balanceamento de carga: alguns modelos de roteadores permitem receber duas ou mais conexões de internet, possuem configurações para que o tráfego seja distribuído entre esses links e atuam para que o acesso à internet continue funcionando mesmo durante a queda de uma das conexões de internet. Esse recurso também é conhecido como balanceamento de links, load balance, link failover e link backup. Há ocasiões em que esse roteador é chamado de load balancer.
• Suporte a VLAN: caso sua rede interna seja segmentada em múltiplas subredes através da tecnologia VLAN (Virtual LAN).
• Firewall: a maior parte dos roteadores possui firewall com filtragem IP integrada. No entanto, muitos possuem um gerenciamento ineficiente e limitado.
• Controle de tráfego: denominado também como QoS e Traffic Shapping, é o recurso que permite reservar maior velocidade de internet para algumas aplicações ou equipamentos e limitar a velocidade de outros. Da mesma forma que o firewall, alguns roteadores possuem o recurso porém de uma forma bastante limitada.
• Memória RAM: de forma geral, roteadores de maior desempenho possuem mais memória RAM que os roteadores mais simples.
• Desempenho: expresso normalmente em forma de throughput (taxa de transferência) em pacotes por segundo ou bits por segundo para diferentes cenários, como throughput com NAT, sem NAT, com pacotes de tamanhos diferentes, com regras de firewall, sem regras de firewall. A forma de teste e especificação varia entre fabricantes.

Alguns modelos de roteadores bastante utilizados em pequenas e médias empresas:

• Cisco RV340 Dual Gigabit WAN VPN Router (RV340-K9-BR): 6 portas Gigabit (2 WAN e 4 LAN), gerenciamento via interface web e texto, memória RAM de 1 GB.
• TP-Link TL-ER5120: 5 portas Gigabit, gerenciamento via interface web, memória RAM 256 MB, taxa de transferência máxima NAT 800 Mbit/s.
• TP-Link TL-R480T+: 5 portas 100 Mbps, gerenciamento via interface web, memória RAM 128 MB.
• Ubiquiti EdgeRouter Lite (ERLite-3): 3 portas Gigabit, gerenciamento via sistema de gerenciamento Ubiquiti, memória RAM 512 MB, taxa de transferência máxima com pacotes de 512 bytes de 3000 Mbps.
• MikroTik hEx (RB750Gr3): 5 portas Gigabit, gerenciamento via interface web ou texto, memória RAM 256 MB, taxa de transferência máxima com pacotes de 512 bytes de 1820 Mbit/s. Permite configurações avançadas e exige um certo conhecimento técnico para correta configuração.

Roteador Wireless e Access Point (AP)

O equipamento chamado “roteador wireless” possui a função de ponto de acesso sem fio (wireless access point, ou simplesmente AP) integrada com as funções de roteador e também switch. No entanto, na rede Wi-Fi da empresa normalmente terá melhor funcionamento o equipamento especializado na função de “access point” – também denominado modo bridge – sem executar funções de roteamento.

No gerenciamento da rede wireless deve-se ter atenção para reduzir a sobreposição de diferentes redes sobre os mesmos canais. Esse é um problema bastante comum no espectro de 2,4 GHz, que costuma ser “poluído” pela grande concorrência de diferentes redes wireless competindo pelos poucos canais disponíveis nessa frequência. Um app que ajuda a verificar isso usando o smartphone é o WiFiman para Android e WiFiman para iPhone.

Como escolher o melhor roteador wireless para a rede da empresa?

De maneira geral, atualmente há características que precisam ser observadas na escolha do roteador wireless para garantir o bom funcionamento do Wi-Fi na empresa:

• Frequência de operação wireless: muitos roteadores trabalham em duas faixas de frequência, sendo denominados dual band. Uma faixa, mais compatível com quaisquer dispositivos Wi-Fi, porém muito mais concorrida e suscetível a interferências, é 2,4 GHz (padrões IEEE 802.11b/g/n). A outra faixa, de mais velocidade e menos suscetível a interferências, porém com menor alcance, é 5 GHz (padrões IEEE 802.11ac/n/a). Para obter a melhor compatibilidade e desempenho, é relevante que o roteador trabalhe nas duas faixas, ou seja, dual band.
• Suporte a MIMO: “Multiple Input, Multiple Output” é a tecnologia que permite ao roteador o uso de várias antenas para enviar e receber diversos fluxos de dados simultaneamente, aumentanto o desempenho geral da rede Wi-Fi. Existem as variações, que não são relevantes para a pequena e média empresa, denominadas SU-MIMO (802.3ac Wave 1) e MU-MIMO (802.3ac Wave 2).
• Velocidade de operação wireless: expressa em termos de Megabits por segundo, é a largura de banda máxima que o equipamento suporta em cada uma das frequências de operação wireless.
• Velocidade da conexão cabeada (RJ45): se o objetivo é utilizar mais de 100 Mbit/s de velocidade agregada de tráfego neste roteador wireless, é importante que ele tenha porta de cabo RJ45 que seja Gigabit Ethernet (GbE), ou 1000 Mbps, como alguns fabricantes especificam.
• Suporte a VLAN: é possível que sua rede local seja segmentada em diferentes VLANs para tráfego de dados de colaboradores e de visitantes, por exemplo, e você queira atribuir redes Wi-Fi com diferentes nomes (SSID) para cada VLAN. Nesse caso o access point precisa suportar VLAN.
• Gerenciamento centralizado: se a empresa possui múltiplos roteadores sem fio, é interessante gerenciar toda rede sem fio de forma centralizada. Isso trará mais segurança para a rede, em razão da consistência das configurações e das atualizações de firmware, bem como maior desempenho e estabilidade da rede Wi-Fi.
• Formato de instalação: há equipamentos com antenas embutidas e alimentação de energia via PoE, que possuem um desenho mais interessante para a estética do local, podendo inclusive serem instalados no teto.

Na relação a seguir constam alguns modelos de APs – access points wireless – que funcionam bem em redes de pequenas e médias empresas.

• Ubiquiti UniFi AP AC PRO: dual band, 450 Mbps em 2,4 GHz e 1300 Mbps em 5 GHz, conexão de cabo Gigabit, suporta VLAN, gerenciamento centralizado via UniFi Controller.
• Ubiquiti UniFi AP AC LITE: dual band, 300 Mbps em 2,4 GHz e 867 Mbps em 5 GHz, conexão de cabo Gigabit, suporta VLAN, gerenciamento centralizado via UniFi Controller.
• TP-Link EAP225: dual band, 450 Mbps em 2,4 GHz e 867 Mbps em 5 GHz, conexão de cabo Gigabit, suporta VLAN, gerenciamento centralizado via Omada Controller.
• Intelbras AP 1210 AC: dual band, 300 Mbps em 2,4 GHz e 867 Mbps em 5 GHz, conexão de cabo Gigabit, suporta VLAN, gerenciamento centralizado via WiseFi.
• D-Link DAP-2610: dual band, 400 Mbps em 2,4 GHz e 867 Mbps em 5 GHz, conexão de cabo Gigabit, suporta VLAN, gerenciamento centralizado via Central Wi-Fi Manager.
• TP-Link Archer C6: dual band, 300 Mbps em 2,4 GHz e 867 Mbps em 5 GHz, conexão de cabo Gigabit, não possui gerenciamento centralizado. É um roteador mas pode ser utilizado em modo bridge.

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Firewall e Controle de Acesso à Internet

Firewall

O firewall é um dispositivo de segurança que controla o fluxo de dados em rede. Com ele é possível filtrar o tráfego, configurando o que deve passar e o que deve ser descartado. Pode ser instalado entre duas redes distintas, entre dois segmentos de uma mesma rede ou mesmo em um equipamento final conectado à rede.

Quando configurado corretamente em uma rede de computadores, o firewall funciona como uma camada adicional de proteção contra ataques externos e aumenta a segurança da rede, equipamentos, sistemas e informações da empresa. Normalmente o firewall é uma das principais defesas no perímetro de uma rede privada, sendo um componente essencial na proteção contra tráfego indesejado e tentativas de invasão.

Atualmente diversas soluções de firewall de rede oferecem recursos complementares que vão além do filtro de pacotes que é o Firewall IP em si. São oferecidas funcionalidades relacionadas a roteamento, balanceamento de carga, conexões VPN e webfilter, ou filtro web, entre outras.

Controle de Acesso à Internet

Fazer o controle do acesso à internet é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Devem ser observados dois pontos principais na gestão do uso da internet em ambientes corporativos: segurança dos dados e produtividade da equipe.

Na maior parte dos incidentes ou falhas de segurança, a porta de entrada para ataques ou instalação de vírus são usuários que não conseguem identificar possíveis riscos e acabam clicando em mensagens de e-mail falsas ou em links maliciosos na internet.

Os tipos de incidentes com maior ocorrência atualmente são:

• Sequestro de dados, também conhecido como Ransomware
• Fraudes financeiras, como alteração de boletos
• Phishing ou roubo de dados sigilosos a partir de sites falsos
• Instalação de vírus e comprometimento da rede e equipamentos

Em relação a produtividade da equipe, os gestores precisam evitar o desperdício de tempo ou falta de foco dos colaboradores com atividades na internet que sejam pessoais ou não tenham relação com o trabalho. Infelizmente esse é um problema comum nas empresas, pesquisa aponta que os funcionários gastam apenas 43% do tempo da semana de trabalho nas funções para as quais foram contratados.

O uso indevido da internet pelos colaboradores pode comprometer a produtividade da empresa. Esse desperdício de tempo pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais como Facebook ou Instagram, acesso ao e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatsApp ou Telegram, sites de entretenimento, compras, esportes, entre outros. Segundo a pesquisa, os trabalhadores são interrompidos em média 14 vezes por dia por causa dessas ferramentas da internet e a cada interrupção demoram alguns minutos para retornarem à tarefa original.

O controle de acesso à internet atualmente pode ser feito através de ferramentas denominadas como webfilter, filtro web, web control, proxy, filtro dns, variando conforme o fabricante e a tecnologia utilizada.

Como escolher o melhor firewall para a rede da empresa?

A seguir estão listados alguns aspectos que podem ser considerados na escolha da melhor solução de firewall para o cenário da pequena e média empresa.

• Interface de gerenciamento: verifique se a interface de gerenciamento é acessível para o seu nível de conhecimento ou se exigirá a contratação de um especialista para a configuração e manutenção da solução.
• Suporte técnico e atualizações: para soluções de firewall e controle de acesso à internet, é importante contar com atualizações frequentes durante todo o tempo de uso da solução na empresa. Também é interessante verificar se o suporte técnico é acessível e rápido.
• Relatórios: pesquise e compare exemplos de relatórios emitidos pela solução, esse é um ponto em que algumas soluções se diferenciam bastante.
• Tecnologia de controle de navegação: algumas soluções utilizam proxy HTTP, outras utilizam filtro DNS. O proxy HTTP permite um controle mais detalhado, no entanto o filtro DNS possui implantação muito mais rápida, funcionamento mais eficiente e maior compatibilidade com todos os tipos de aplicações e protocolos em uso na empresa.
• Autenticação de usuários: se a empresa possui usuários e grupos organizados no Active Directory, pode ser interessante utilizar a mesma base de usuários para autenticação e relatórios do acesso à internet. Para isso, o serviço de controle de acesso à internet deve permitir autenticação integrada ao Active Directory.
• Taxa de transferência de dados: esse critério é possível simplificar bastante observando se o equipamento possui portas de rede com velocidade de 1000 Mbps (Gigabit Ethernet) ou 100 Mbps (Fast Ethernet) e compatibilizar isso com a velocidade da conexão internet da empresa.
• Gerenciamento centralizado: se a empresa possui múltiplas unidades ou filiais, é interessante gerenciar toda a solução de forma centralizada. Isso trará mais segurança para a rede, em razão da consistência das configurações e atualizações, além da menor exigência de tempo para configuração e manutenção da solução no dia a dia da área de TI.
• Controle de velocidade de tráfego: denominado também como QoS e Traffic Shapping, é o recurso que permite reservar maior velocidade de internet para algumas aplicações ou equipamentos e limitar a velocidade de outros.
• Serviço VPN: a VPN, ou Virtual Private Network, permite que usuários que estão fora da empresa possam conectar-se de forma fácil e segura, através da internet, até a rede da empresa. Através da VPN os usuários remotos, em home office ou viagens, podem acessar com segurança os recursos da rede interna, como sistemas, arquivos e servidores.

Algumas soluções de Firewall e Controle de Acesso à Internet utilizadas nas redes das pequenas e médias empresas:

• Fortinet FortiGate
• Lumiun Enterprise
• Sophos XG Firewall
• Blockbit
• SonicWall TZ
• pfSense
• Linux com iptables e squid

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Antivírus e Antimalware

Muitos acham que antivírus e antimalware significam a mesma coisa. Ambos são softwares desenvolvidos para detectar, proteger contra e remover softwares maliciosos.

Ao contrário do que o nome sugere, um software antivírus não protege apenas contra vírus, é apenas um nome antiquado para descrever o que ele realmente faz.

O antimalware também é um software feito para proteger contra vírus. A diferença é que o antimalware usa um nome mais moderno, que abrange todos os tipos de softwares maliciosos, incluindo o vírus.

Dito isso, o antimalware pode evitar uma infecção causada por vírus e remover arquivos infectadas. No entanto, nem sempre o antimalware é capaz de restaurar arquivos que foram modificados ou substituídos por um vírus. Tanto o antivírus quanto antimalware se encaixam em uma categoria mais abrangente denominada como segurança cibernética.

Para escolher o antivírus ideal para proteger o seu equipamento você pode acompanhar estudos de instituições internacionais independentes como AV-Test ou AV-Comparatives, que utilizam milhares de amostras diferentes e malwares e atestam a eficiência dos mais diversos antivírus na proteção do sistema e na limpeza de um sistema já infectado, além disso outras características como facilidade de uso para o usuário e impacto do antivírus na velocidade do equipamento.

Um erro comum que sempre deve ser evitado é a falsa impressão que utilizar mais de um antivírus vai deixar o sistema mais protegido, nunca faça isso, sempre utilize apenas um antivírus instalado no equipamento.

Existem diversas formas de uma máquina contrair vírus. Eles podem aparecer por meio de pendrives, emails, sites de conteúdo erótico ou duvidoso, download de arquivos e programas infectados e por vários outros meios. Esses vírus e códigos maliciosos possuem a finalidade de interferirem no funcionamento do computador ou outro aparelho para registrar, corromper, destruir dados e transferir informações para outras máquinas.

A principal diferença entre antivírus pago e antivírus gratuito é que as versões pagas oferecem proteções extras para aumentar a proteção, que em sua grande maioria não estão disponíveis nas versões grátis.

Melhores antivírus para empresas

Segundo o Instituto de pesquisa independente para segurança de TI Av-Test, estes são os antivírus que possuem a melhor proteção para usuários corporativos.

Estão listados apenas os softwares que receberam o selo Av-Test Top Product em ordem alfabética.

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VPN – Rede Virtual Privada

A sigla “VPN” significa Virtual Private Network, traduzindo Rede Virtual Privada. É uma tecnologia de rede que utiliza a internet para conectar um grupo de computadores e manter a segurança dos dados que trafegam entre eles.

Em um cenário comum, quando você se conecta na internet e navega pelos sites, faz download de materiais e envia documentos por e-mail, o seu dispositivo é identificado através do número IP, e boa parte de seus dados (excluindo os mais sensíveis) trafegam abertamente podendo ser interceptado pelos provedores ou softwares maliciosos. Com uma rede privada, os dados são criptografados, o usuário se protege e não pode ser facilmente identificado.

Essa tecnologia é usada por pessoas que desejam principalmente garantir privacidade da navegação e acessar conteúdo com restrição no país. Mas, empresas do mundo inteiro estão descobrindo como tirar proveito da VPN para aumentar a segurança dos seus dados e do trabalho remoto.

Vantagens e benefícios da VPN para empresas

A utilização da VPN em ambiente corporativo está se mostrando uma boa oportunidade para gestores de TI que se preocupam com segurança, produtividade e redução de custos.

Segurança da informação

A principal vantagem para uma empresa que utiliza VPN é com certeza o aumento da segurança da informação quando há necessidade de trafegar dados sigilosos entre filiais ou para os funcionários que trabalham remotamente e necessitam acessar dados na rede local.

Redução de custos

O investimento para disponibilizar uma conexão VPN na sua empresa é muito baixo se considerar custos com danos e perdas que um vazamento de dados sigilosos pode causar. Só para você ter uma ideia, em 2019 o Brasil perdeu mais de R$ 80 bilhões com ataques cibernéticos.

Aumento da produtividade

A tranquilidade para trabalhar sem se preocupar com tantas questões de segurança faz com que os funcionários fiquem focados apenas no que interessa e consequentemente sua produtividade aumente. Por esse motivo a VPN pode ser uma grande aliada em ambientes corporativos.

Mobilidade

Com a VPN uma empresa pode disponibilizar o acesso seguro a recursos da rede interna, como documentos ou softwares, para qualquer funcionário ou cliente de qualquer lugar do mundo. Com esse benefício de mobilidade conseguimos comprovar as vantagens anteriores como segurança, redução de custos com deslocamento e aumento de produtividade.

Melhores opções de VPN Corporativas

A VPN Empresarial do Lumiun é uma ótima solução especificamente para pequenas e médias empresas, para que possam oferecer a seus funcionários acesso remoto seguro e monitorar as ameaças à segurança.

Uma grande vantagem da VPN Empresarial do Lumiun em relação a outras soluções de VPN Corporativa é que ela aplica aos colaboradores que estão trabalhando remotamente, em home office, as mesmas regras de proteção e monitoramento do acesso à internet que existem na rede interna da empresa. Com isso se mantém vigente a política de uso da internet existente na organização, com objetivo de melhorar a segurança da informação e a produtividade dos colaboradores.

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Suíte de Escritório

Uma suíte de escritório, suíte de produtividade ou pacote office são expressões que remetem ao conjunto integrado de aplicativos voltados para as tarefas de escritório, tais como editores de texto, editores de planilhas, editores de apresentação, aplicativos, agenda de compromissos, contatos, entre outros. Visam dinamizar as tarefas do dia-a-dia de um escritório.

A suíte de escritório se tornou uma ferramenta fundamental para o mercado de trabalho e frequentemente aparecem como pré-requisito em vagas de emprego. A seguir, conheça mais sobre os programas que vêm no pacote Office e veja quais são as melhores ferramentas para você.

Existem diversas suítes disponíveis de pacote Office. Os programas e preços variam de acordo com a empresa que fornece o serviço e as necessidades dos usuários. Abaixo, listamos as opções mais conhecidas do mercado.

Melhores opções de Suíte de Escritório

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Armazenamento de Arquivos

Juntamos neste tópico os melhores serviços de armazenamento de arquivos na estrutura física e na nuvem.

Storage NAS – Armazenamento local

Storage NAS (Network Attached Storage) é uma unidade de armazenamento voltada para armazenar e compartilhar arquivos de diversos computadores dentro de uma rede local. Esses equipamentos são soluções formadas por hardware e software, capazes de armazenar pastas e arquivos de forma centralizada e que possuem recursos avançados para o gerenciamento dos dados armazenados.

Esses servidores de armazenamento são compatíveis com os sistemas operacionais mais conhecidos, como Windows, Linux e MacOS. Essa compatibilidade proporciona um ambiente de colaboração multi-plataforma, onde computadores, notebooks, tablets e outros dispositivos móveis podem acessar e armazenar informações de forma centralizada.

Veja a seguir uma lista dos melhores fabricantes de soluções Storage NAS.

Synology

Líder na fabricação de network attached storages (NAS) para pequenas e médias empresas, a Synology entrega desde pequenos servidores de rede até grandes sistemas de informação, redundantes e de alta disponibilidade. Seus servidores são robustos e preparados para trabalho intenso, com gerenciamento simples e aplicações para melhorar a produtividade. Com produtos que partem de Personal Cloud Storages para discos SATA III até sistemas redundantes de alta capacidade e disponibilidade, os NAS Synology estão divididos em dois grupos: A família DiskStation possui modelos externos que partem de 2 e atingem 12 hard disks num único gabinete e os rackmount storages Rackstation, projetados para rack de 19″ com até 12 baias para discos rígidos e possibilidade de expansão.

WD My Cloud

A família NAS My Cloud é composta por hard disks com conexão para redes locais ethernet e são ideais para organizar as informações domésticas. Com 2TB, 3TB, 4TB 6TB ou 8TB de capacidade, os NAS WD são ideais para centralizar o backup, compartilhar fotos, vídeos e arquivos criando uma nuvem pessoal. Além disso, os hard disks My Cloud permitem sincronizar arquivos de computadores, celulares e tablets, além de sincronizar dados com serviços de nuvem como o DropBox.

Asustor

O servidor NAS Asustor é confiável, robusto e econômico. Com storages para 2 ou 4 hard disks SATA, os equipamentos possuem instalação simples, uma porta ethernet para conexão de rede LAN e pelo menos uma USB3.0 para backup externo. Com recursos cross-plataform, os NAS AS10 e AS31 Asustor permitem compartilhar dados entre diferentes dispositivos e sistemas operacionais como Mac OS, Windows, notebooks, celulares ou tablets.

Armazenamento na nuvem

O armazenamento na nuvem supera o armazenamento em mídias físicas em praticamente todos os quesitos, trazendo vantagens como:

• Existem serviços de armazenamento online que permitem que você sincronize os dados de seu computador em tempo real. Funcionando como uma espécie de backup simultâneo. Trazendo muita segurança aos seus arquivos.
• Você não precisa carregar nenhuma mídia, basta ter login, senha e conexão com a internet para acessar seus arquivos de qualquer lugar.
• O seu banco de dados pode ser sincronizado com dispositivos móveis como smartphones e tablets, permitindo que você acesse seus arquivos de onde achar mais cômodo ou viável.
• Alguns sites permitem que você utilize seu banco de dados como hospedagem, fazendo upload de vídeos e fotos e podendo rodá-los diretamente em um site ou blog.
• Para enviar arquivos pesados a outros usuários, algumas plataformas de armazenamento online oferecem meios práticos, como a possibilidade de gerar links para download destes arquivos.

Principais serviços de armazenamento de arquivos na nuvem:

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E-mail Empresarial

O e-mail empresarial é cada vez mais importante no mundo dos negócios e cada vez mais empresas criam ao menos um endereço. Mas você sabe o que significa um e-mail empresarial e qual é a sua finalidade? Contamos tudo para você!

O e-mail empresarial, também conhecido como e-mail corporativo, é o tipo de e-mail personalizado de uma empresa, como “contato@suaempresa.com.br”. A sua maior vantagem é gerar mais confiança e credibilidade nos clientes, além de deixar a comunicação entre empresa, cliente e fornecedores mais formal e profissional.

Esse tipo de e-mail é essencial para toda empresa que está conectada à internet e deseja se manter atualizada nos negócios, além de ter a necessidade de ter um endereço eletrônico sempre funcionando, algo muito importante atualmente. Como característica, esse tipo de e-mail utiliza sempre o domínio do site da empresa em seu nome. Por exemplo, em atendimento@suaempresa.com o “suaempresa.com” é o mesmo endereço do website corporativo.

O e-mail corporativo é recomendado para pequenas, médias e grandes empresas, além de profissionais autônomos e liberais que desejem deixar o seu negócio mais personalizado.

Vantagens

Entre as principais vantagens que as funcionalidades de um e-mail empresarial traz estão:

• A credibilidade que dá à empresa. Um e-mail que não traz o endereço da empresa em seu nome pode ser identificado como pessoa física ou mesmo como spam.
• Um e-mail empresarial também pode trazer mais visitas ao seu site. Quando um usuário recebe uma mensagem e vê o destinatário, ele tem a tendência de visitar o site e isto cria uma boa oportunidade de apresentar o negócio.
• O endereço personalizado também faz com que seja mais fácil gravar o nome da empresa e seu site. Até mesmo e-mails podem ser decorados com mais facilidade, já que o site é utilizado em todos eles. Exemplo: “contato@suaempresa.com”, “atendimento@suaempresa.com”, “funcionario@suaempresa.com”, etc.
• O e-mail empresarial também proporciona maior produtividade, já que os provedores gratuitos possuem propagandas que podem tirar a atenção dos funcionários.
• Esse tipo de e-mail também costuma ser mais seguro, pois os provedores oferecem antivírus e anti-spam.

Uma empresa com e-mail corporativo já se tornou algo comum. Isso só traz benefícios, traduzindo-se em um melhor relacionamento com os clientes e aumentando o lucro e produtividade.

Principais provedores de e-mail empresarial

Gmail

É claro que ele está na lista de “qual melhor e-mail para empresas”. A verdade é que o Gmail é tão popular que quase não precisa de introdução.

O pacote G Suite, especialmente criado para reunir as versões empresariais do Gmail, Drive, Agenda e Docs, oferece um plano completo!

Lançado pela primeira vez em 2004, o Gmail do Google tornou-se líder de mercado em serviços de e-mail gratuitos, com mais de um bilhão de usuários em todo o mundo.

A interface web despojada do Gmail é um destaque. A maior parte da tela é dedicada à sua caixa de entrada, com um mínimo de barra de ferramentas e outras funções.

As mensagens são organizadas por meio de conversas para facilitar a visualização, e você pode ler e responder a e-mails com facilidade, mesmo como um usuário iniciante.

Há muito poder aqui. Entre as funcionalidades de maior destaque, estão:

• As mensagens podem ser filtradas automaticamente em categoriascom guias, como Entrada, Social e Promoções, ajudando você a se concentrar no conteúdo de que precisa.
• Bloqueio de spam de ponta, que mantém sua caixa de entrada livre de lixo
• Capacidade de gerenciar outras contas da mesma interface(Outlook, Yahoo, qualquer outro email IMAP ou POP)
• 15 GB de armazenamento para sua caixa de entrada, unidade e fotos. Você também tem a possibilidade de comprar mais espaço.
• Recurso de repetição que permite que você adie um e-mail por um período de tempo especificado (ele também rotula automaticamente esse e-mail como importante).

O G Suite é a resposta do Google ao Microsoft Office, então, é claro, você também recebe aplicativos para trabalhar com documentos, planilhas e apresentações.

No plano básico o valor por usuário é de $5 (5 dólares) por mês. Se você quiser, pode realizar um teste gratuito de 14 dias.

Outlook

A interface da Web do Outlook segue o mesmo estilo familiar de seu software de desktop.

• Pastas e ferramentas organizacionais à esquerda
• O conteúdo da caixa de entrada no centro
• Um simples painel de visualização à direita (com anúncios no caso da conta gratuita).

Uma barra de ferramentas fornece acesso rápido a recursos comuns e clicar com o botão direito do mouse em pastas ou mensagens, irá mostrar praticamente tudo.

Se você já usou outro provedor de e-mail, descobrirá os principais detalhes em instantes.

Apesar da aparente simplicidade, existem funcionalidades diversas. O serviço detecta automaticamente e-mails importantes e os coloca em uma caixa de entrada direcionada, mantendo qualquer distração oculta.

A atualização do Office 365 para empresas oferece:

• Caixa de entrada sem anúncios
• Armazenamento de e-mail de 50 GB
• Amplo armazenamento de 1 TB de OneDrive.

As opções extras incluem:

• Trabalho offline
• Ferramentas de formatação de mensagens profissionais
• Suporte por telefone ou por chat
• Recuperação de arquivos contra ataques maliciosos e muito mais.

Você pode comprar o Office 365 por R$ 239 por ano, e inclui, além do Outlook, os aplicativos Office para um usuário.

Zoho

Pouca gente conhece, mas o Zoho Workplace é um serviço de e-mail orientado a negócios que inclui um escritório online, gerenciamento de documentos, uma série de ferramentas de colaboração e outras opções extras.

O plano gratuito do Zoho suporta até 25 usuários, cada um com 5 GB de armazenamento de caixa de correio e pode ser usado com um domínio próprio.

Estes são recursos que você normalmente encontrará apenas em produtos comerciais, pagos, e quando você considera a planilha, o processador de texto, a apresentação e outras ferramentas, disponíveis, o provedor de e-mail Zoho realmente parece uma opção perfeita.

O plano gratuito ainda é um pouco básico. Ele oferece acesso apenas online, por exemplo, e não há suporte para o encaminhamento de e-mail.

Felizmente, o plano Zoho Standard corrige isso. Por apenas $2 por mês, por usuário (pago anualmente). Ele permite:

• Acesso IMAP e POP
• Encaminhamento de e-mail
• Sincronização ativa
• Hospedagem de vários domínios
• E-mail com nome de domínio próprio
• 30 GB de armazenamento
• Limite de 30 MB para anexos e 25 MB para o plano gratuito.

Você também tem planos Pro e Enterprise disponíveis, que adicionam mais opções.

Locaweb

A Locaweb é uma empresa pioneira no Brasil em hospedagem de sites e também fica em destaque no ranking dos melhores e-mails profissionais. A plataforma brasileira inclui todos os recursos esperados de um serviço de e-mail profissional: aviso de férias, assinatura, anti-spam, antivírus, entre outros. Além disso, os e-mails podem ser lidos diretamente no navegador ou no seu aplicativo/programa de e-mail preferido.

O serviço é vendido em pacotes com um número pré-determinado de caixas postais. O plano inicial oferece 25 caixas de e-mail, cada uma com 15 GB de espaço de armazenamento. Este plano custa R$ 26,30 por mês, no ciclo de pagamento anual. Para efeito de comparação, cada caixa postal sai pelo equivalente de R$ 1,05 por usuário, por mês.

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Comunicação Corporativa

Um dos maiores segredos para quem quer vender mais é manter o time comercial sempre em contato e melhorar a comunicação da equipe — principalmente se você tiver colaboradores que trabalham remotamente.

Não investir em troca de informações fácil e prática é um dos maiores erros de comunicação empresarial. Com isso, muita informação se perde, algumas dúvidas pontuais não conseguem ser respondidas e os colaboradores acabam ficando sem suporte, seja do coordenador ou da própria equipe.

E o mais intrigante disso tudo é que essa falha tão comum possui soluções simples e, muitas vezes, gratuitas, com o uso de ferramentas de comunicação interna online.

Um bom exemplo são os aplicativos de uso free e softwares colaborativos. Basta o envolvimento do gestor de equipe para oficializar, administrar e divulgar o uso de novas ferramentas e pronto!

Melhores ferramentas para comunicação interna

Slack

Elimine e-mails desnecessários utilizando o Slack para a comunicação interna

O Slack tem sido muito utilizado como ferramenta de comunicação interna das empresas. Trata-se de um bate-papo muito fluido e simples, excelente para uso no dia a dia.

Uma boa dica é integrar o Slack ao Trello (plataforma de monitoramento e controle de atividades), fazendo com que todas as atividades e tarefas fiquem registradas e que a comunicação seja sempre transparente.

Discord

Mais um app para se comunicar por voz, texto e vídeo e que pode ser de grande utilidade par sua equipe de vendas.

Inicialmente o Discord foi criado para a transmissão de jogos de videogame ao vivo, as chamadas “gameplays”. Mas a qualidade era tão boa que as pessoas começaram a usar o Discord com outras finalidades, como dar aulas, criar comunidades, reunir amigos, grupos de estudo, fazer convenções online e, é claro, grupos de trabalho!

Por isso, você também pode usar o Discord como uma ferramenta da comunicação organizacional.

Microsoft Teams

O Microsoft Teams nasceu em 2016 e somente ganhou uma versão gratuita em 2018. Até então, para utilizá-lo era necessário ser assinante do Office 365. O plano gratuito do Teams consegue ser melhor do que o Slack em alguns pontos.

Uma das maiores vantagens em relação ao seu rival é a possibilidade de criar chamadas de vídeo em grupo com compartilhamento de tela no plano gratuito, sem a necessidade de assinar um plano pago para isso. Além disso, existe uma integração com o Skype e o Office 365, possibilitando a realização de várias tarefas sem sair da ferramenta.

Os planos pagos retiram todas as limitações da ferramenta, possibilitando a participação ilimitada de usuários em grupos.

Workplace

A ferramenta tem a interface da rede social já conhecida, mas voltada para a pegada corporativa. O Facebook Workplace permite que você crie uma conta separada da sua conta pessoal do Facebook para interagir com colegas de trabalho.

A Rede Social Corporativa do Facebook oferece os recursos padrões como: feed de notícias; eventos; arquivos; notificações e chat. O seu propósito? Melhorar a Comunicação Interna, entre colaboradores e a organização.

Chamada de plataforma social, o Facebook Workplace pretende colocar todos os funcionários em contato com a empresa, com a ambição de aposentar ferramentas de Comunicação antiquadas como e-mails e intranets.

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Gestão de Atividades e Processos

Organizar o dia, cuidar das obrigações pessoais, saber exatamente o que precisa ser feito no trabalho. Se você resolveu conduzir sua carreira por conta própria, sabe o quanto gerenciar tarefas pode ser difícil. Quem nunca se afundou em trabalhos que pareciam intermináveis? Planejamento e gerenciamento de tarefas fazem parte do escopo de trabalho de quem gerencia uma pequena empresa. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo é uma das maiores armadilhas da procrastinação. Ao se ver mergulhado em uma pilha de trabalhos, é bem provável que aquele sentimento de deixar tudo para depois apareça.

Manter o foco é uma das atitudes mais desafiadoras. A produtividade está totalmente ligada a forma como lidamos com a quantidade de tarefas e o tempo disponível. Realizar projetos por pequenas etapas vai deixar tudo mais fluído, com aquela sensação boa de realização.

Selecionamos algumas ferramentas para você nunca mais sofrer na hora de organizar seu trabalho.

Melhores ferramentas para gestão de processos e atividades

Trello

Trello é um ótimo companheiro de trabalho. Com ele, você cria quadros que indicam a fase na qual o seu projeto está em desenvolvimento. Por exemplo: “Para fazer, em produção, finalizado, etc”. O Trello é muito intuitivo. Assim, existe uma curva de aprendizagem do uso da ferramenta que precisa ser respeitado. Se você não for uma pessoa lá muito paciente, certamente desistirá do Trello. Mas garantimos: vale a pena experimentar e insistir no uso até se adaptar. Ele é muito dinâmico e traz a facilidade de arrastar os quadros de tarefas rapidamente. Você pode adicionar membros e atribuir tarefas a eles.

Criar fluxos de atividades com o Trello é prazeroso e leve, desmistificando aquela ideia de que a fase de planejamento do trabalho é uma atividade pesada e maçante. A ferramenta permite colocar etiquetas coloridas para definir as prioridades. As tarefas mais importantes podem em vermelho, por exemplo, com o objetivo de serem localizadas rapidamente.

O Trello é um excelente gerenciador de atividades muito utilizado por startups e empresas de pequeno e médio porte.

 ProofHub

O ProofHub é feito para todos. De autônomos a corporações de grande porte, de diferentes setores de negócios. É uma ferramenta de gestão de projetos e colaboração que pode caber em todas as configurações corporativas.

O ProofHub é um software de gestão de projetos baseado em SaaS (software como serviço) que vem com bate-papo em grupo integrado, discussões rápidas sobre projetos, fluxos e quadros de trabalho, relatórios de projetos e muitos outros recursos avançados.

Ele permite que as equipes colaborem e se comuniquem nos projetos de maneira fácil e flexível em um só local e também está disponível para os sistemas operacionais Android e iOS; tornando mais fácil até mesmo que equipes remotas permaneçam conectadas. Além disso, você também recebe uma avaliação gratuita antes de optar pela versão paga.

Quire

Uma das coisas mais legais do Quire é que ele mostra os detalhes de suas atividades em uma coluna lateral – basta clicar na linha da tarefa e ler tudo sobre ela no lado direito da ferramenta. Você pode marcar os itens como finalizados e eliminá-los da lista. É possível ainda inserir anexos, inclusive do Google Drive, adicionar agendas, subir trabalhos prontos caso esteja trabalhando em equipe, utilizar tags para definir as atividades e muito mais.

O visual é bem simples e para quem prefere trabalhar em ferramentas com aparência mais moderna e dinâmica, o Quire talvez não seja o mais indicado. Uma das maiores qualidades do Quire é a sua versatilidade. Ele possui basicamente duas áreas distintas, separadas por colunas. É bem fácil gerenciar as tarefas com apenas dois ou três cliques.

Asana

Asana é uma excelente ferramenta para gerenciar tarefas em grupos. Possui chat, calendário com visão geral dos membros e suas funções, lista de atividades (que pode ser organizada também por meio de quadros) e fórum de discussão. Perfeita para gerentes de projetos. A Asana é ótima para visualizar o que cada membro da equipe está fazendo no momento e, com isso, distribuir os próximos passos.

O chat colaborativo é um grande diferencial, pois facilita a comunicação direta e rápida. Sem perder tempo com envios de email.

Gerenciar tarefas com essa ferramenta se torna uma atividade bem interessante em razão de sua capacidade de agrupar diferentes times e ter acesso a gráficos com a evolução de trabalho de cada equipe. A ferramenta também pode ser integrada ao e-mail. Sua versão Premium permite gerenciar tarefas de grandes equipes de maneira fácil e dinâmica. Para empresas de pequeno porte, com times enxutos, a opção gratuita cumpre bem o seu papel.

Microsoft To Do (antiga Wunderlist)

Se você é daquele tipo de pessoa bem esquecida, o Microsoft To Do é a ferramenta ideal para suas tarefas diárias. Uma de suas funções é alertá-lo constantemente sobre atividades ainda não concluídas. Os alertas podem ser recebidos por e-mail e/ou no celular.

Na ferramenta, você organiza suas tarefas em ordem de prioridade e também pode oferecer uma nota que indicará o grau de importância daquele trabalho. É possível destacar tarefas para que elas saltem aos seus olhos e não deixe você perdido em um mar de informação. O Microsoft To Do é muito fácil de navegar. O visual é simples e minimalista, ótimo para não perder tempo e ir direto ao que você precisa.

Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta paga de gerenciamento de projetos. É útil para empresas e freelancers, que podem utilizá-la para organizar fluxos de trabalho, emitindo relatórios e cronometrando atividades.

Como não tem versão gratuita (é possível testá-la por 30 dias), o Basecamp é uma ferramenta bem completa. Ela é dividida em atividades, projetos, bate-papos, calendários, dentre outras funcionalidades que abarcam diversas fases do projeto, do planejamento à análise.

 

Monday.com

Essa é uma ferramenta colaborativa que, de acordo com o desenvolvedor, poderá até mesmo ser divertida de se usar. O monday.com tem como base o chamado “pulse”, que pode representar várias coisas: uma tarefa, um cliente, um projeto, entre outras opções.

O primeiro passo para o uso da ferramenta é a escolha de um modelo que se adapte às necessidades da empresa. A partir disso, é possível personalizar diversos itens. A plataforma é intuitiva: por meio de colunas, além das opções que já mencionamos, há como marcar locais, adicionar textos, números, links e mais.

Além disso, o monday.com pode se aliar a outras ferramentas, como Dropbox, Microsoft Excel, Google Calendar, Google Drive e Trello — inclusive, falaremos mais sobre esta última adiante.

A ferramenta é paga e os valores para utilização variam entre R$ 83 a 15.591 mensais — a cobrança é feita anualmente —, com planos que vão do básico ao empresarial, de 5 a 200 usuários. Para mais de 200 pessoas é preciso entrar em contato com a empresa para solicitar um orçamento personalizado.

Runrun.it

Apesar do nome, o Runrun.it é um software brasileiro que serve para gerir projetos e acompanhar o fluxo de trabalho. Por meio dele é possível obter relatórios sobre prazos, custos de projetos e desempenho de cada profissional envolvido.

Com interface intuitiva, organizada e com suporte para português e inglês, a plataforma apresenta seus comandos através de quadros informativos e eficientes guias de instruções.

Com etiquetas, agendas de prazos, barra de buscas e murais de mensagem, o Runrun.it também permite criar vários tipos diferentes de relatórios para recuperar dados sobre cada detalhe dos projetos.

Além disso, o usuário que administra a conta principal pode estipular níveis hierarquicos em sua equipe, personalizando o acesso aos recursos da plataforma e às funções na criação de tarefas.

Pipefy

A empresa Pipefy ajuda empresas a serem mais organizadas e produtivas, mantendo de um jeito intuitivo a gestão de processos e tarefas recorrentes que antes eram executadas em planilhas, formulários e solicitações por e-mail. A Pipefy atua em duas frentes: padroniza a forma da equipe trabalhar e exibe a produtividade de cada área da empresa e membros da equipe.

Dentro da plataforma, o gestor informa quais atividades a equipe precisa gerenciar e adiciona uma check-list do que precisa ser feito em cada etapa, e quem deve ser o responsável sempre que a atividade for solicitada. Assim, toda vez que alguém criar uma nova tarefa, automaticamente, a ferramenta delega para o responsável certo e informa o que precisa ser executado em cada fase.

A facilidade de uso é um dos destaques da ferramenta, que não requer estrutura de TI para instalação.

Atualmente, os serviços oferecidos são gratuitos para até cinco usuários da mesma empresa. A partir do quinto, a empresa passa a pagar uma mensalidade de 30 reais por pessoa cadastrada.

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Helpdesk e Gestão de Atendimentos

Ter um sistema de Help Desk que te permite organizar os chamados abertos pelos clientes é essencial para uma boa gestão de atendimentos. Você deve ter uma visão geral das situações de todos os chamados para saber quais precisam prioridades, quais foram finalizados e uma previsão para organizar todo o tempo do suporte.

Pensando nisso, juntamos numa lista os principais serviços de Help Desk para melhorar a estrutura de atendimento da sua empresa. Entenda os diferenciais de cada um e escolha a plataforma que que suporta seu negócio e pode ajudar a transformar o atendimento em um diferencial competitivo.

Principais serviços de Help Desk

Desk360

O Desk360 é uma excelente alternativa entre as ferramentas de Help Desk. Ele te ajuda a centralizar os atendimentos e aumentar a satisfação dos clientes, pois oferece relatórios dinâmicos sobre seus chamados, assim como te permite acompanhar o rendimento dos operadores.

Nele, é possível comunicar-se tanto internamente quanto com seus clientes. A ferramenta te permite criar formulários com campos personalizados para que possa recolher o máximo de informações e direcionar os chamados para os departamentos certos.

Desk Manager

O Desk Manager é uma excelente opção para acompanhar chamados, gerenciar tarefas, avaliar relatórios e avaliações e até mesmo documentar as despesas geradas a partir dos atendimento prestados.

Sendo uma ferramenta completa e profissional, ele conta com um painel intuitivo e ainda oferece controle de SLA (Service Level Agreement) para que possa gerenciar prazos de atendimento para cada solicitação criada.

O Desk Manager conta com três planos, onde o mais básico já oferece abertura de chamados através de seu portal ou via e-mail, assim como relatórios completos, SLA e muito mais.

Ele oferece três planos, sendo um deles gratuito e limitado para um único agente, mas já oferecendo tickets ilimitados, relatórios e o essencial para que possa começar.

Freshdesk

O Freshdesk é uma das ferramentas de help desk da empresa Freshworks – que oferece diversas soluções profissionais relacionadas à atendimento ao cliente, vendas, marketing e negócios como um todo.

Ele te permite centralizar seus atendimentos e acompanhar tickets facilmente, assim como converter e-mails em tickets desde o plano básico e gratuito. A empresa oferece cinco planos e, a partir do primeiro pacote pago, denominado Blossom, você já tem acesso à automações para melhorar o desempenho de sua equipe.

 

Freshservice

Da mesma empresa que o Freshdesk, o Freshservice é uma central de help desk especializada para suporte e serviços de TI (Tecnologia da Informação). Dessa forma, fica fácil administrar chamados e resolver problemas em sua empresa diretamente através da plataforma na nuvem.

Ele oferece suporte multicanal, para que possa atender chamados por e-mail, telefone, portal de autoatendimento, bate-papo ou até mesmo pessoalmente.

A ferramenta conta com quatro planos, onde o mais básico já te oferece gerenciamento de incidentes, base de dados de conhecimento, automações, portal de autoatendimento e muito mais.

Movidesk

A Movidesk é uma plataforma de helpdesk para gestão e atendimento de clientes, que tem o objetivo de simplificar a resolução de problemas complexos. Dentro do software é possível acessar recursos customizáveis, que se adequam aos processos corporativos de cada empresa.

Pelo sistema é possível fazer a integração de diversos canais de atendimento como e-mail, telefonia, chats e portal do cliente. Também permite integrar informações geradas a partir de formulários e base de conhecimento, abrindo tickets e gerando histórico de atendimento de cada cliente.

Pela Movidesk também é possível acompanhar, em tempo real, as informações sobre a equipe de atendimento, levando em consideração mais de 75 tipos de indicadores de desempenho.

Zendesk Support

Semelhante ao Freshworks, a Zendesk oferece diversas ferramentas de atendimento, sendo o Zendesk Support a opção especializada para controle e gerenciamento de tickets e chamados de suporte.

Com ele, você pode resolver problemas rapidamente, oferecer todas as ferramentas que sua equipe precisa para registrar cada situação e lidar com ela da melhor forma possível, assim como escalar seu negócio conforme necessário.

A empresa também oferece cinco planos. O mais básico custa $5 (dólares americanos) e já conta com canais de e-mail e redes sociais, widget web, histórico de interações e muito mais.

Zoho Desk

Não poderíamos deixar a Zoho fora de nossa lista com as melhores ferramentas de Help Desk. A empresa é especializada no assunto e oferece diversos sistemas voltados para gestão de negócios.

Com o Zoho Desk, fica fácil acompanhar seus tickets e centralizar chamados em uma plataforma intuitiva, nativamente integrada com várias outras ferramentas da empresa, como seu próprio CRM.

Ele também conta com três planos e cobra mensalmente por agente, no qual o primeiro plano já oferece todos os recursos e funcionalidades essenciais para que possa administrar seu atendimento.

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Videoconferência

A videconferência é uma tarefa simples e essencial hoje em dia. Através das plataformas disponíveis é possível configurar reuniões remotas com poucos cliques e aproximar todos os colaboradores que precisam fazer home office ou que estão em viagem.

Além da conversa através de chamadas de vídeo, essas ferramentas oferecem recursos para compartilhar a tela, conversar através de chat e editar documentos de forma colaborativa.

Na lista abaixo você vai encontrar as principais ferramentas para as reuniões online da sua empresa.

Principais ferramentas de Videoconferência

Cisco Webex

O Cisco Webex é um aplicativo de videoconferência que exista há um bom tempo.

Inicie videoconferências do Salesforce, Microsoft Teams, Slack e sistemas populares de gerenciamento de aprendizado, como Canvas e Moodle.

O Cisco Webex suporta Outlook, Office 365, Google e muito mais.

Preço: planos gratuitos para até 100 participantes e reuniões ilimitadas. Já os planos pagos começam em US $ 13,50 por mês para 5 GB de armazenamento.

Google Meet

O Google Meet é o serviço de videoconferência que acompanha o G Suite do Google.

Participe de reuniões diretamente de um evento da agenda ou convite por e-mail.

E para oferecer suporte aos clientes na sequência do Covid-19, o Google disponibilizará os recursos empresariais avançados para todos os clientes do G Suite até 30 de setembro de 2020, incluindo até 250 participantes por chamada, até 100.000 espectadores de transmissão ao vivo e gravações de reuniões e armazenamento.

GoToMeeting

A proposta da plataforma GoToMeeting é ajudar a promover reuniões com um clique. Após breve cadastro, o usuário já pode criar uma reunião única ou uma sala de reunião online, cujo link nunca expira, e começar a convidar os participantes.

Gratuito por 14 dias, o serviço oferece recursos como compartilhamento de tela, bate-papo, gravação de reuniões, linha de conferência para participação por telefone e integração com o Google Calendar. Terminado o período de avaliação, é preciso assinar um pacote premium para continuar usando o GoToMeeting. Os preços vão de US$ 12 a US$ 16 ao mês. Grandes empresas podem contratar um plano personalizado.

 

Join.me

Join.me é uma plataforma que permite fazer videoconferências direto no navegador. Seu funcionamento é simples: após se cadastrar, o usuário define um link pessoal que se tornará sua sala de reuniões permanente e envia a URL para outros colegas de trabalho. Os participantes precisam apenas clicar no endereço, informar um nome e aguardar a aprovação do administrador.

O Join.me conta com um aplicativo para desktop, mas é possível fazer as reuniões sem instalá-lo. Os recursos do serviço, que é gratuito por apenas 15 dias, incluem compartilhamento de tela, bate-papo, anotações, bolhas de vídeo para todos os participantes, controle de microfone e gravação da reunião na nuvem. Os preços dos planos de assinatura vão de R$ 41 a R$ 102.

Microsoft Teams

O Microsoft Teams é o aplicativo de videoconferência e colaboração que faz parte do pacote Office 365 da Microsoft (substituindo o Skype for Business).

Os recursos incluem assistência de agendamento, anotações, compartilhamento de tela, gravação de reuniões e mensagens instantâneas.

 

Skype

O Skype, famoso serviço de chamadas de áudio e vídeo, também está disponível na versão para navegadores. Com uma interface semelhante à do programa para PC, o mensageiro online permite criar gratuitamente videochamadas com até 50 convidados. Não é preciso ser cadastrado no serviço para participar de uma reunião, que pode ser acessada por meio de um link.

 

 

Zoom Meetings

Zoom Meetings é uma ferramenta de videoconferência voltada para ambientes corporativos que suporta reuniões com até 500 participantes e webinars com público de 10 mil pessoas. O funcionamento do serviço é simples: o administrador da reunião cria uma sala e envia um convite via e-mail ou link para os participantes, que não precisam ter conta no site. Basta acessar a URL e informar um nome para entrar.

Entre os recursos oferecidos pelo Zoom Meetings estão bate-papo em tempo real, transferência de arquivos, controle de microfones, quadro de anotações, compartilhamento de tela e gravação das reuniões na nuvem. É importante ressaltar que, no modo gratuito, as reuniões em grupo têm duração máxima de 40 minutos e são limitadas a 100 participantes. Não há restrições para encontros online entre apenas duas pessoas.

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Referências

https://canaltech.com.br/antivirus/o-que-e-antivirus

Principais ferramentas de escritório utilizadas atualmente

O que é pacote Office? Conheça os programas de produtividade

https://www.neowin.net/news/wps-office-2019-is-now-available-in-the-microsoft-store

https://www.techtudo.com.br/kits/melhores-servicos-de-armazenamento-de-arquivos-na-nuvem.html

https://www.qnapbrasil.com.br/blog/post/o-que-e-storage-nas

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