Gestão e Produtividade

Guia de produtividade online para empresas

28 de setembro de 2022

6 minutos de leitura

O mundo online nos mostrou soluções e recursos eficientes que podem transformar a forma como realizamos tarefas, estudamos, trabalhamos e nos divertimos. Atualmente, é praticamente impossível encontrar um ramo do mercado ou da indústria que não dependa de uma conexão de qualidade para garantir a continuidade das suas atividades. Por essa razão, a produtividade online é um fator fundamental para negócios que buscam crescer e aumentar a sua rentabilidade.

Como se trata de um recurso indispensável, a internet deve estar presente na rotina dos trabalhadores, de forma a garantir que todas as atividades e tarefas necessárias sejam realizadas. Contudo, é um grande desafio para os gestores garantir que essa ferramenta seja utilizada corretamente e não prejudique os resultados da empresa.

Embora a internet proporciona inúmeras facilidades, ela também é um ambiente rico em distrações e armadilhas para a produtividade dos trabalhadores. Acessos indevidos podem não só tomar o tempo do funcionário, como também prejudicar a segurança dos dados da empresa, como:

Redes sociais;
E-mails pessoais;
Sites de entretenimento;
Lojas e e-commerces;
Entre outros.

Cabe aos gestores encontrar formas inteligentes e eficientes para aumentar o engajamento e reduzir esse tipo de acesso. Dá uma olhada nessa matéria do Estadão sobre uma estratégia muito interessante que está sendo implementada pelas empresas que buscam aumentar a produtividade.

O que é produtividade?

De forma simplificada, podemos entender a produtividade como a qualidade e a quantidade mensurável de tarefas que são realizadas dentro de um determinado espaço de tempo, utilizando os recursos disponíveis para tal. Contudo, é muito importante separar o conceito de produção, que se refere ao simples ato de produzir, da produtividade.

Isso porque uma boa produtividade é um aspecto muito mais abrangente, e é necessária uma gestão eficiente de tempo para que o colaborador consiga entregar mais resultados, em menos tempo e com a qualidade esperada. No meio empresarial, a produtividade é a chave para alcançar as metas e objetivos da empresa. Entenda melhor sobre o papel dos colaboradores para a produtividade empresarial nesse artigo.

Ou seja: para que uma pessoa alcance uma boa produtividade, é necessário saber priorizar as tarefas de acordo com a urgência e manter o foco naquilo que é realmente importante para os interesses do negócio. É importante lembrar que, para tal, não é necessário exacerbar a carga horária ou realizar um maior número de tarefas. É preciso saber utilizar o seu tempo disponível de forma estratégica e eficiente, entregando os resultados esperados (com qualidade e dentro dos prazos).

Entenda melhor a relação entre a produtividade e a gestão de tempo no vídeos abaixo:

Entendendo o papel da empresa

É igualmente importante mencionar que, embora as distrações durante a rotina prejudiquem a produtividade online dos trabalhadores, a empresa também tem um papel muito importante nesses resultados. Muitas ferramentas utilizadas no dia-a-dia podem acabar atrapalhando a rotina dos funcionários, como os e-mails corporativos, mensagens instantâneas, telefone, entre outros fatores. As interrupções causadas por colegas e gestores também podem causar um grande impacto nos resultados, derrubando a produtividade dos funcionários.

De acordo com diversos estudos, para que um funcionário se recupere totalmente de uma interrupção, é necessário aproximadamente 20 minutos. Considerando que um funcionário sofre, em média, 14 interrupções por dia, a produtividade pode ser seriamente impactada por esse tipo de problema.

Você sabe como determinar quanto tempo a sua equipe perde com acessos indevidos na internet? Confira essa calculadora de desperdício exclusiva e tenha informações mais detalhadas sobre a produtividade dos seus funcionários.

Como manter a motivação e o foco?

São muitos os fatores que podem impactar a produtividade online dos seus trabalhadores, e os gestores precisam se manter atentos a tudo que possa atrapalhar a entrega de bons resultados. Veja algumas dicas que podem ajudar a sua empresa a alcançar a produtividade esperada:

Estimule o engajamento

Uma equipe engajada e participativa é naturalmente mais produtiva, e quanto mais acolhidos os funcionários se sentirem, maior será a sua disposição e entrega. É importante valorizar as sugestões e ideias apresentadas pelos funcionários, afinal, são eles que estão diariamente envolvidos com as atividades e rotinas do negócio.

Sempre estabeleça prazos e metas

Diferentemente do que se pensa, os prazos não são um recurso para pressionar resultados, e sim para manter os processos organizados. É muito mais fácil estabelecer prioridades quando todas as atividades possuem uma meta a ser alcançada. Obviamente, essas metas e prazos devem ser realistas e alcançáveis, pois quando não são, podem ter o efeito inverso na motivação dos colaboradores.

Forneça feedbacks constantes

Não é legal conversar com o seu funcionário apenas quando algo não vai bem ou quando um erro for cometido. Mantenha um fluxo de troca de percepções adequado para não só cobrar, mas também elogiar o bom trabalho e colher sugestões de melhoria de processos.

Utilize a tecnologia a seu favor

Existem hoje, inúmeras ferramentas que podem ajudar a aumentar a produtividade da sua empresa e ajudar os seus colaboradores a manterem o foco. Seja para eliminar o excesso de burocracia, automatizar processos ou controlar de maneira mais assertiva o acesso à internet, essas ferramentas podem ser valiosas aliadas do sucesso da sua empresa.

Elimine as possíveis distrações

Como vimos anteriormente, a internet, apesar de ser um recurso indispensável para muitos negócios, também pode ser uma grande armadilha para a produtividade da sua equipe. Por essa razão, eliminar as distrações presentes no mundo online pode trazer muitos benefícios para o seu negócio. Para isso, você pode contar com uma ferramenta de bloqueio e controle de acesso, que te ajude a manter os funcionários longe de acessos indevidos e, por consequência, longe da baixa produtividade online.

Evitando distrações: o que realmente atrapalha a produtividade dos trabalhadores?

Os sinais de baixa produtividade na empresa costumam ser bem claros, como:

Atraso na entrega de demandas;
Queda na qualidade;
Problemas no clima organizacional;
Atrasos recorrentes;
Entre outros.

Mas o que pode levar o colaborador a apresentar problemas de produtividade online? Dentre as principais causa de baixa produtividade, podemos citar:

Falta de engajamento;
Falta de valorização;
Falta de uma cultura organizacional;
Problemas no ambiente de trabalho;
Excesso de cobranças;
Falta de valorização de talentos;
Distrações online;
E muitos outros fatores.

Ferramentas essenciais para aumentar a produtividade do seu negócio

A importância que a internet tem na nossa rotina é mais do que evidente, e isso não é diferente no meio corporativo. Contudo, mesmo que seja um recurso fundamental para o sucesso da maioria das empresas, a internet também é um ambiente perigoso.

Com tantas possibilidades e conteúdos diversificados, é muito fácil se perder durante a rotina e acabar desviando o foco para coisas não essenciais, como redes sociais, sites de entretenimento, e-commerces, etc. Por esse motivo, contar com uma ferramenta de bloqueio e controle de acesso pode fazer toda a diferença para quem busca aumentar a produtividade online.

O controle de acesso à internet nas empresas é uma política indispensável para uma gestão de equipes eficiente e completa. Se é esse tipo de solução que você está buscando para o seu negócio, conheça o Lumiun Box.

Veja alguns dos benefícios:

Evita ataques à rede e aos sistemas da empresa, adicionando uma forte camada de proteção contra diversos tipos de vírus e malwares;
Ajuda a reduzir a perda de produtividade e o desperdício de tempo durante a carga horária, bloqueando o acesso a sites indevidos durante o horário de trabalho.
Consolida informações realistas sobre o uso da Internet na empresa, oferecendo relatórios que informam quais são os sites mais acessados, horários, categorias dos sites etc.
Ajuda na implementação de uma política de acesso à internet, com regras personalizadas baseadas na categoria dos sites, níveis de segurança e reputação e horários.
Conta com um painel de controle intuitivo e de fácil utilização;
Proporciona uma rede mais segura, evitando acessos indevidos e ataques cibernéticos;
Permite um controle mais assertivo dos acessos da internet, classificando-os de acordo com níveis de segurança;
Não necessita de configuração de servidores e softwares especiais, uma vez que é uma tecnologia baseada em nuvem;
As regras de acesso são aplicáveis a todos os dispositivos que são conectados à rede da empresa.