O portfólio de projetos de TI permite que a empresa estabeleça uma gestão de aplicação de recursos de forma a contribuir para um processo de tomada de decisões mais estratégico e assertivo. Esse portfólio vai trazer informações consolidadas sobre os serviços que são oferecidos de acordo com o valor para um negócio, permitindo que a empresa conte uma estratégia eficiente para atender as demandas do mercado e entregar para os seus consumidores as melhores ferramentas. A governança de TI e o gerenciamento de portfólio de projetos de TI são fundamentais nesse processo.
O gerenciamento de portfólio de projetos de TI se refere a um conjunto consolidado de todos os serviços gerenciados pela empresa. Esse documento consegue estabelecer uma visão ampla de todo o ciclo de vida do negócio, incluindo o funil de serviços, catálogo e serviços retirados.
A gestão do portfólio de TI apresenta um caráter estratégico, permitindo uma visão global de tudo que é realizado e garantindo conexão com a estratégia da empresa. Isso porque os projetos precisam estar alinhados com as metas e demandas estratégicas de um negócio.
O que é governança de TI?
A governança de TI é uma estratégia que engloba todas as práticas fundamentais para o alinhamento dos recursos de TI, ou seja, ela permite o alinhamento de hardware, software e mão de obra técnica disponível. Dessa forma, os gestores podem investir para aumentar a competitividade da empresa no mercado e garantir um processo de melhoria constante das tarefas e serviços que são oferecidos.
Entenda como a governança de TI pode contribuir para o crescimento da sua empresa:
A estratégia de governança de TI é embasada por cinco pilares:
- Alinhamento estratégico;
- Geração de valor;
- Gestão de riscos;
- Gestão de recursos;
- Mensuração dos resultados.
Quando bem implementada, a governança de TI consegue agregar inúmeras vantagens para empresa, sendo as principais:
Automação dos processos
A governança de TI garante que os gestores consigam gerenciar de maneira mais inteligente os recursos e ativos disponíveis dentro de uma empresa. Com base nessa gestão e na melhoria constante dos processos é possível automatizar a rotina e agregar ainda mais produtividade para o negócio.
Um exemplo disso é a utilização do chatbot para garantir uma dinâmica mais consistente e abrangente dentro do sistema. De acordo com a pesquisa Mercado Global de Chatbots: Crescimento, Tendências, Impacto do Covid 19 e Previsões (2023-2028), a utilização dessa ferramenta se encontra em ampla expansão, com uma previsão de crescimento de 34,75%.
Além de reduzir a necessidade de mão de obra para o contato com a empresa, essa ferramenta também permite a otimização dos recursos e o foco em atividades ainda mais importantes.
Redução de custos
Ao agregar mais qualidade e eficiência dentro da empresa, o gerenciamento de portfólio de projetos de TI possibilita a redução de custos de forma mais otimizada. A mão de obra disponível consegue focar em soluções que consigam agregar mais retorno e resultados e focar de forma mais produtiva em outras tarefas.
Nesse sentido, essa estratégia permite que os gestores tenham uma visão mais completa de todas as demandas dentro do negócio e favorece a busca por serviços ainda mais otimizados. Isso significa que a empresa consegue trabalhar com mais inteligência e direcionamento durante a rotina.
Aumento de segurança digital
A segurança digital é um dos aspectos mais importantes diante de um mercado onde as ameaças estão cada vez mais ameaçadoras. Juntamente com os recursos tecnológicos que avançam todos os dias, os cibercriminosos também desenvolvem estratégias e metodologias para conseguir adentrar sistemas e causar inúmeros problemas para a empresa.
Existe uma preocupação crescente com a segurança da informação e a confidencialidade dos dados que são armazenados dentro do negócio. Considerando que não existe uma empresa que esteja completamente preparada para lidar com essas ameaças, é fundamental que haja uma gestão de riscos mais estruturada dentro da organização atrelada ao gerenciamento de portfólio de projetos de TI.
Desenvolvimento de soluções estratégicas
Agregar mais proximidade do setor de TI e os demais setores dentro de um negócio contribuem para uma busca de soluções mais estratégicas e assertivas dentro da empresa. O mapeamento de oportunidades e possíveis desafios a serem enfrentados vai ajudar na proposta de estratégias mais eficientes e com maior retorno financeiro.
Ao manter o foco na estratégia e nas demandas da operação, é possível garantir a implementação de soluções mais completas.
Importância do gerenciamento de portfólio de projetos de TI
A gestão de portfólio de TI inclui a seleção de serviços e itens que irão fazer parte da empresa, considerando o planejamento de cada um e o seu potencial para agregar valor. Dessa forma, os gestores poderão contar com uma estratégia completa que abrange tudo que acontece dentro da empresa, assim como aquilo que é oferecido para os consumidores.
Relacionando esse fator com a governança de TI, podemos entender que esse processo de gestão contribui para um uso mais eficiente dos recursos disponíveis pelo setor. Com isso, utilizando transparência e um processo de tomada de decisões embasado, é possível contribuir para o sucesso dos itens disponíveis no portfólio.
Precisamos lembrar que ainda que os itens do portfólio estejam de acordo com os orçamentos e demandas e consigam entregar os resultados de acordo com o planejamento, não significa necessariamente que esse portfólio está adequado. A governança de TI contribui para um alinhamento estratégico de todas as tarefas que estão relacionadas com o setor e contribui para uma gestão mais completa.
|Governança de TI na prática: 5 dicas essenciais
Como é feita a gestão de portfólios de TI?
Com base nas estratégias desenvolvidas no decorrer dos anos, os especialistas conseguiriam estabelecer modalidades distintas de gestão. Nesse sentido, a gestão de portfólios de TI pode ser realizada com base em duas escolas principais de gerenciamento, sendo:
Modelo tradicional
O modelo de gestão de portfólios tradicional leva em consideração, por exemplo, modelos de guias do Project Management Institute, uma organização internacional com foco na valorização do gerenciamento dos projetos. Essa entidade estabelece guias e fundamentos de boas práticas que ajudam agregar mais qualidade eficiência, baseado em cinco processos principais:
1- Definição de portfólio: a definição do portfólio deve levar em consideração a estratégia corporativa, assim como seus objetivos. Nessa fase, os gestores devem realizar uma análise completa da empresa, de forma a entender os processos e metas do negócio.
2- Seleção de componentes: também considerando os objetivos estratégicos do negócio, a seleção dos componentes do portfólio deve ter como foco o potencial de adição de valor. Os itens selecionados devem ser compatíveis com o momento estratégico e a sua capacidade de execução.
3- Gerenciamento: para garantir que esse portfólio esteja de acordo com as metas e objetivos, deve ser estabelecido um processo de gerenciamento com foco no planejamento, controle e monitoramento. O objetivo dessa tarefa é garantir que tudo que está dentro do planejamento seja executado conforme o esperado.
4- Comunicação e relatórios: o andamento de cada um dos componentes presentes no portfólio devem ser monitorados com base em indicadores de desempenho e resultados obtidos. Todos os participantes desse processo devem manter uma rotina efetiva de comunicação, de forma que todos os responsáveis tenham acesso aos dados relevantes.
5- Revisão e governança: visando uma o uso inteligente dos recursos, esse portfólio deve passar por um processo de revisão e governança constantes. A conformidade, planejamento e andamento dos itens deve atender a todas as regulamentações vigentes de forma a manter o compliance da empresa.
Modelo de Lean
Baseado em modelos como o SAFE, essa estratégia tem como foco a adoção de métodos ágeis e uma cultura voltada para eficiência. Nesse caso, a visão do processo está voltada para os produtos, e não aos projetos. Para que esse modelo seja efetivo, é necessário adotar uma abordagem mais enxuta, com foco em alguns pilares:
- Aumento da eficiência através da padronização dos processos dentro da organização.
- Adoção de um fluxo contínuo nos processos atividades, agregando eficiência e alto desempenho.
- Alinhamento de atividades com foco na geração de valor, considerando as metas e objetivos estabelecidos pela empresa.
- Adoção de produção focada em redução de desperdício, utilizando os recursos disponíveis com mais foco e inteligência.
Nesse sentido, essa metodologia contribui para a otimização dos recursos e permite a entrega do serviço de acordo com a solicitação do cliente. O foco dessa metodologia é alcançar uma solução que entregue o maior valor possível para o cliente com uma utilização mínima dos recursos disponíveis.
Determinar a melhor metodologia para o gerenciamento de portfólio de projetos de TI vai ajudar a sua empresa a alcançar o sucesso e estabelecer as melhores soluções para agregar valor e qualidade aos seus serviços. É de extrema necessidade que a governança de TI do seu negócio esteja preparada para implementar um gerenciamento mais completo e eficaz.
Dessa forma, todos os processos tecnológicos dentro do negócio poderão ser estabelecidos de forma padronizada, ajudando a organização a alcançar um diferencial perante a concorrência. Para atender às demandas de um mercado tão competitivo, é necessário trabalhar com mais inteligência e de forma otimizada, e isso é possível através do gerenciamento eficiente de portfólio de projetos de TI.
