Gestão de Atividades e Processos: dicas e 8 ferramentas para empresas!

Organizar o dia, cuidar das obrigações pessoais, saber exatamente o que precisa ser feito no trabalho. Se você resolveu conduzir sua carreira por conta própria, sabe o quanto gerenciar tarefas pode ser difícil. Quem nunca se afundou em trabalhos que pareciam intermináveis? Planejamento e gerenciamento de tarefas fazem parte do escopo de trabalho de quem gerencia uma pequena empresa. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo é uma das maiores armadilhas da procrastinação. Ao se ver mergulhado em uma pilha de trabalhos, é bem provável que aquele sentimento de deixar tudo para depois apareça.

Manter o foco é uma das atitudes mais desafiadoras. A produtividade está totalmente ligada a forma como lidamos com a quantidade de tarefas e o tempo disponível. Realizar projetos por pequenas etapas vai deixar tudo mais fluído, com aquela sensação boa de realização.

Neste artigo, assim como no Guia de Ti para Pequenas e Médias Empresas, selecionamos algumas ferramentas para você nunca mais sofrer na hora de organizar seu trabalho.

Melhores ferramentas para gestão de processos e atividades

Trello

Trello é um ótimo companheiro de trabalho. Com ele, você cria quadros que indicam a fase na qual o seu projeto está em desenvolvimento. Por exemplo: “Para fazer, em produção, finalizado, etc”. O Trello é muito intuitivo. Assim, existe uma curva de aprendizagem do uso da ferramenta que precisa ser respeitado. Se você não for uma pessoa lá muito paciente, certamente desistirá do Trello. Mas garantimos: vale a pena experimentar e insistir no uso até se adaptar. Ele é muito dinâmico e traz a facilidade de arrastar os quadros de tarefas rapidamente. Você pode adicionar membros e atribuir tarefas a eles.

Criar fluxos de atividades com o Trello é prazeroso e leve, desmistificando aquela ideia de que a fase de planejamento do trabalho é uma atividade pesada e maçante. A ferramenta permite colocar etiquetas coloridas para definir as prioridades. As tarefas mais importantes podem em vermelho, por exemplo, com o objetivo de serem localizadas rapidamente.

O Trello é um excelente gerenciador de atividades muito utilizado por startups e empresas de pequeno e médio porte.

Quire

Uma das coisas mais legais do Quire é que ele mostra os detalhes de suas atividades em uma coluna lateral – basta clicar na linha da tarefa e ler tudo sobre ela no lado direito da ferramenta. Você pode marcar os itens como finalizados e eliminá-los da lista. É possível ainda inserir anexos, inclusive do Google Drive, adicionar agendas, subir trabalhos prontos caso esteja trabalhando em equipe, utilizar tags para definir as atividades e muito mais.

O visual é bem simples e para quem prefere trabalhar em ferramentas com aparência mais moderna e dinâmica, o Quire talvez não seja o mais indicado. Uma das maiores qualidades do Quire é a sua versatilidade. Ele possui basicamente duas áreas distintas, separadas por colunas. É bem fácil gerenciar as tarefas com apenas dois ou três cliques.

Asana

Asana é uma excelente ferramenta para gerenciar tarefas em grupos. Possui chat, calendário com visão geral dos membros e suas funções, lista de atividades (que pode ser organizada também por meio de quadros) e fórum de discussão. Perfeita para gerentes de projetos. A Asana é ótima para visualizar o que cada membro da equipe está fazendo no momento e, com isso, distribuir os próximos passos.

O chat colaborativo é um grande diferencial, pois facilita a comunicação direta e rápida. Sem perder tempo com envios de email.

Gerenciar tarefas com essa ferramenta se torna uma atividade bem interessante em razão de sua capacidade de agrupar diferentes times e ter acesso a gráficos com a evolução de trabalho de cada equipe. A ferramenta também pode ser integrada ao e-mail. Sua versão Premium permite gerenciar tarefas de grandes equipes de maneira fácil e dinâmica. Para empresas de pequeno porte, com times enxutos, a opção gratuita cumpre bem o seu papel.

Artia

No artia, você centraliza seus projetos em um único lugar. Com relatórios e dashboards personalizados, tem acesso rápido às informações necessárias e insights sobre o desempenho de cada projeto. Além disso, você pode visualizar, em tempo real, tudo o que precisa ser executado e, através do apontamento de horas, entender o tempo exato que cada atividade demanda. 

Para as equipes, o artia facilita a comunicação por meio da opção “comentários”, que mantém todos informados e garante mais colaboração nas atividades. Além de tudo isso, o grande diferencial é o suporte oferecido, com recursos acessíveis e em português.  

Embora seja uma ferramenta paga, o artia possui opção de teste gratuito, sendo uma opção ideal para pequenas e grandes empresas.  

Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta paga de gerenciamento de projetos. É útil para empresas e freelancers, que podem utilizá-la para organizar fluxos de trabalho, emitindo relatórios e cronometrando atividades.

Como não tem versão gratuita (é possível testá-la por 30 dias), o Basecamp é uma ferramenta bem completa. Ela é dividida em atividades, projetos, bate-papos, calendários, dentre outras funcionalidades que abarcam diversas fases do projeto, do planejamento à análise.

Monday.com

Essa é uma ferramenta colaborativa que, de acordo com o desenvolvedor, poderá até mesmo ser divertida de se usar. O monday.com tem como base o chamado “pulse”, que pode representar várias coisas: uma tarefa, um cliente, um projeto, entre outras opções.

O primeiro passo para o uso da ferramenta é a escolha de um modelo que se adapte às necessidades da empresa. A partir disso, é possível personalizar diversos itens. A plataforma é intuitiva: por meio de colunas, além das opções que já mencionamos, há como marcar locais, adicionar textos, números, links e mais.

Além disso, o monday.com pode se aliar a outras ferramentas, como Dropbox, Microsoft Excel, Google Calendar, Google Drive e Trello — inclusive, falaremos mais sobre esta última adiante.

A ferramenta é paga e os valores para utilização variam entre R$ 83 a 15.591 mensais — a cobrança é feita anualmente —, com planos que vão do básico ao empresarial, de 5 a 200 usuários. Para mais de 200 pessoas é preciso entrar em contato com a empresa para solicitar um orçamento personalizado.

Runrun.it

Apesar do nome, o Runrun.it é um software brasileiro que serve para gerir projetos e acompanhar o fluxo de trabalho. Por meio dele é possível obter relatórios sobre prazos, custos de projetos e desempenho de cada profissional envolvido.

Com interface intuitiva, organizada e com suporte para português e inglês, a plataforma apresenta seus comandos através de quadros informativos e eficientes guias de instruções.

Com etiquetas, agendas de prazos, barra de buscas e murais de mensagem, o Runrun.it também permite criar vários tipos diferentes de relatórios para recuperar dados sobre cada detalhe dos projetos.

Além disso, o usuário que administra a conta principal pode estipular níveis hierarquicos em sua equipe, personalizando o acesso aos recursos da plataforma e às funções na criação de tarefas.

Pipefy

A empresa Pipefy ajuda empresas a serem mais organizadas e produtivas, mantendo de um jeito intuitivo a gestão de processos e tarefas recorrentes que antes eram executadas em planilhas, formulários e solicitações por e-mail. A Pipefy atua em duas frentes: padroniza a forma da equipe trabalhar e exibe a produtividade de cada área da empresa e membros da equipe.

Dentro da plataforma, o gestor informa quais atividades a equipe precisa gerenciar e adiciona uma check-list do que precisa ser feito em cada etapa, e quem deve ser o responsável sempre que a atividade for solicitada. Assim, toda vez que alguém criar uma nova tarefa, automaticamente, a ferramenta delega para o responsável certo e informa o que precisa ser executado em cada fase.

A facilidade de uso é um dos destaques da ferramenta, que não requer estrutura de TI para instalação.

Atualmente, os serviços oferecidos são gratuitos para até cinco usuários da mesma empresa. A partir do quinto, a empresa passa a pagar uma mensalidade de 30 reais por pessoa cadastrada.

Para finalizar

Gerenciar tarefas é sinônimo de aumento de produtividade e melhoria da performance da equipe. Isso se deve à gestão de atividades e processos nas empresas, ajudando pessoas a atingirem seus objetivos e metas dentro do planejamento estratégico da empresa.

Dessa forma, se as tarefas e os processos da sua empresa não são geridos de alguma forma, pense seriamente em implantar uma solução como as citadas anteriormente, ou outra que achar interessante para o seu negócio.

Essa e muitas outras ferramentas você encontra no nosso Guia de Ti para Pequenas e Médias Empresas. Você pode baixar o eBook e enviar para seus colegas de trabalho.

Até a próxima!