Escritório de contabilidade: como implementar uma segurança de dados eficiente

A segurança de dados no mundo conectado atual é uma questão extremamente importante, principalmente para proteger um escritório de contabilidade à ataques virtuais. Se você gestor ou proprietário negligenciar tal ação e não se preocupar com essa segurança, poderá arcar com grandes prejuízos financeiros, e em alguns casos, até a falência.

Porém, garantir a proteção não é tão simples. É preciso conhecer o conceito e funcionamento da segurança de dados, entender toda a importância do assunto e as estratégias específicas para cada caso.

Neste artigo, aprofundamos o assunto e trouxemos ótimas soluções para garantir a segurança de dados em seu escritório contábil.

O que é e como funciona a segurança de dados?

Basicamente, segurança de dados consiste no conjunto de ações e estratégias desenvolvidas para proteger as informações de uma pessoa ou entidade em um ambiente virtual, tanto de ameaças internas (como acessos indevidos de colaboradores), quanto externas (subtração de dados por hackers).

Assim, é relevante que essas medidas sejam implantadas em todos os dados digitais do escritório, troca de informações, operações financeiras, entre outras ações na internet.

Impactos da falta de segurança de dados

Para compreender com clareza a importância real da segurança de dados, o primeiro passo é saber o impacto que a falta disso pode causar. Portanto, listamos algumas ameaças (entre muitas outras formas de ataque) que seu negócio pode sofrer:

• Infecção por malware: instalação de programa que foi reescrito com códigos maliciosos;
• Exploração de vulnerabilidades: hackers buscam falhas na segurança da empresa para subtrair dados;
• Phishing: tentativa de obter dados pessoais dos indivíduos por meio de e-mails, mensagens ou SMS falsos (falamos mais sobre esse tipo de ataque em um artigo em nosso blog);
• Indisponibilidade: o objetivo do ataque é causar instabilidade ou queda no sistema, o que também prejudica a atividade e imagem da empresa.

Pensando assim, se o seu escritório for vulnerável e sofrer esses ataques, os prejuízos são bastante elevados ou de difícil reparação, como:

• Danos à imagem da empresa no mercado, causando falta de confiança entre os clientes, parceiros e fornecedores;
• Diminuição do faturamento da empresa;
• Comprometimento das informações da empresa e do cliente;
• Perda permanente dos dados corporativos.

Como garantir a segurança de dados no seu escritório contábil

Como falamos anteriormente, proteger as informações, dados e arquivos da organização e dos clientes é fundamental para garantir a saúde da sua empresa.

Quando falamos de escritórios de contabilidade isso se torna ainda mais relevante, sabendo que seus sistemas armazenam dados sigilosos de outras companhias.

Para ajudar você nesse processo, listamos nos tópicos abaixo algumas estratégias eficientes para assegurar a segurança de dados.

Preparar a equipe

A grande maioria dos colaboradores dos escritórios de contabilidade não entendem a importância da segurança de dados, ou em muitos casos, não se importam com isso. Abrem e-mails falsos, clicam em links maliciosos, ou caem em armadilhas por falta de conhecimento sobre o assunto.

É muito importante que você invista em métodos e treinamentos para que sua equipe saiba como maximizar a segurança de dados. Dica: elaboramos um manual de utilização segura da internet para profissionais e empresas, você pode baixar e utilizar dentro do seu escritório, além desse, tem outro artigo sobre o que bloquear e o que liberar no acesso à internet na empresa, que também pode ajudar com isso.

Equipamentos e softwares atualizados

Manter as licenças de uso e atualizações de software em dia é importante, pois evita perder dados ou estar vulnerável a invasões, uma vez que as novas versões dos programas contam com melhores sistemas de proteção e vão sendo atualizados conforme novas formas de ataque vão surgindo.

Além dos softwares, ter equipamentos e computadores de qualidade e com seus sistemas operacionais atualizados é um fator extremamente importante. Sistemas e computadores muito antigos ou desatualizados possuem grandes fragilidades de segurança e são alvo fácil para os hackers.

Armazenamento em nuvem

Uma das tecnologias mais utilizadas na proteção de dados empresariais é o armazenamento de dados em nuvem. O processo consiste na utilização de sistemas e computadores de outras empresas, para trabalhar e guardar as informações. Com essa tecnologia, a segurança de dados será delegada para outra organização e a realização de backups (cópias de segurança dos arquivos) será facilitada.

Lembre-se que é muito importante que seja contratada uma empresa de excelência, competente e especializada no assunto, já que a mesma exercerá um papel importante na segurança de dados do seu escritório.

Sistema de Segurança e Controle de Acesso à Internet

Existem serviços especializados em proteção de dados para empresas, protegendo o sistema da companhia contra vazamentos de informação, contaminação por malwares entre muitos outros ataques.

Além do sistema de segurança, muitas destas ferramentas contam com a possibilidade de fazer o controle de acesso à internet para os colaboradores nas empresas. A solução evita acessos à sites nocivos, eliminando muitos dos problemas de vírus, downloads de softwares maliciosos e abertura de brechas no sistema de segurança. O controle de acesso à internet também age efetivamente na produtividade e o foco da equipe, afinal, o bloqueio de sites como redes sociais, YouTube e sites de compra, tornam o trabalho do colaborar mais efetivo.

O Lumiun é um serviço que faz a gestão e controle do acesso à internet nas empresas, aumentando a segurança de dados e melhorando a produtividade da equipe. Para saber mais você pode fazer o download da apresentação do Lumiun que disponibilizamos em nosso site.

Como um escritório contábil solucionou problemas de segurança e produtividade na internet

A grande parte dos gestores e proprietários de um escritório de contabilidade têm a preocupação e a curiosidade de saber como é a implantação e o uso efetivo de um sistema de segurança e controle de acesso à internet.

Se você é um deles, temos ótimas notícias!

Criamos um case de sucesso de um escritório contábil, relatando todas as possíveis dúvidas em relação a utilização da ferramenta. Você pode fazer o download do material neste link aqui.

No material você vai encontrar:

• Problemas antes do uso do Lumiun;
• Pesquisa de concorrentes;
• O porquê da decisão;
• Antes e depois do Lumiun;
• Resumo do uso do Lumiun no dia a dia;
• História do Escritório Contábil.

Conclusão

Se você já adota alguma dessas medidas para a segurança de dados em seu escritório de contabilidade, nossos mais sinceros parabéns. Mas como sabemos, esse cenário não é tão comum. A maior parte dos empresários e diretores não tem conhecimento sobre esses fatores, ou não tem acesso a ferramentas e soluções, ou ainda, tem receio da ferramenta ser de difícil aplicação e uso. Mas como vimos acima, nem tudo é tão complexo assim, existem muitas formas rápidas e relativamente fáceis de ter uma boa segurança de dados na sua empresa.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender a importância da segurança de dados nas empresas de contabilidade, e que ferramentas e ações podem ser feitas sem grandes problemas ou dificuldades.

Até a próxima!