Como reduzir a procrastinação da sua equipe e aumentar a produtividade

A procrastinação é um problema presente em quase todos os escritórios e empresas atualmente.

Através da má utilização da tecnologia, muitas empresas sofrem com a queda de desempenho e pouca realização de tarefas por parte dos seus colaboradores. As distrações são inúmeras: celulares, redes sociais, WhatsApp, vídeos e outras abstrações que acabam por sugar a produtividade dos funcionários.

Mas não se trata apenas de distração: o acesso indevido a sites maliciosos pode gerar problemas como download de malwares na rede e vazamento de informações confidenciais. Portanto, o problema vai além da procrastinação, atingindo também a segurança da informação!

Neste cenário, um dos maiores desafios dos empreendedores é encontrar formas de aumentar o foco dos seus funcionários, enquanto incrementa a segurança na internet. É raro um empresário que não tenha esse problema em mente, tendo em vista que a quantidade de distrações e perigos digitais aumenta a cada novidade lançada pela indústria.

Mesmo que o cenário pareça desfavorável, o mercado já disponibiliza técnicas eficazes de combate à procrastinação virtual! Existem ferramentas disponíveis no mercado que permitem o controle do acesso à internet.

Conheça mais sobre elas na sequência.

Filtro Web

O filtro web é uma solução que restringe o acesso a conteúdos indesejados na internet. Através da sua implementação, é possível controlar os sites que o usuário acessa ao utilizar o computador ou celular. Caso o colaborador tente acessar um site que não se enquadra na política da empresa, a página não será carregada no navegador.

Algumas soluções oferecem também uma camada de segurança para a rede e computadores das empresas através do bloqueio de sites nocivos. Como será visto adiante, a melhor forma de implementar uma solução de filtro web na empresa é criar políticas de controle de acessos por setores de funcionários, de acordo com as funções por eles exercidas.

Por exemplo, o departamento de marketing pode necessitar de acesso ampliado para a produção de conteúdo e pesquisa, enquanto os funcionários de finanças precisam de menos variação de acesso e mais restrição para evitar um possível vazamento de dados.

Mas como funciona a filtragem de conteúdo web?

Filtro DNS

O filtro web funciona através da limitação de endereços IP’s que possuam um conteúdo irrelevante, ofensivo, ou potencialmente perigoso na internet. Essa forma de limitação de acesso é tecnicamente conhecida como filtro DNS. Esse filtro seleciona conteúdos liberados ou não de acordo com a política de acesso, implementada através de uma solução de controle de acesso à internet.

O filtro DNS pode ser feito por sites específicos ou também por categorias de sites como Redes Sociais, Entretenimento, Pornografia, Jogos e Apostas e muitas outras. Neste momento, a utilização de uma solução adequada é importante para evitar desperdício de tempo e riscos.

O gestor que deseja controlar o acesso dos seus funcionários à internet tem duas opções:

• Liberação de todos os sites, com a escolha de alguns sites ou categorias para serem bloqueados ou
• Bloqueio geral, com a liberação apenas dos sites úteis que estão dentro do escopo de trabalho da empresa.

Independente da escolha, o ideal é realizar um estudo dos sites acessados pelos funcionários da empresa, a fim de determinar qual o melhor caminho a ser tomado.

Isso porque, através do serviço Lumiun, a sua empresa consegue:

• Acompanhar os acessos da internet dos funcionários em tempo real
• Obter e avaliar os relatórios de acessos dos sites e categorias mais acessadas por equipamentos, funcionário e setor
• A partir dos dados e da análise, configurar a política de acesso ideal para cada grupo.

A política de acesso pode ser definida a partir de critérios que garantam uma certa flexibilização para determinados setores e horários do dia. Isso ocorre porque, conforme abordado, alguns setores geralmente necessitam de acesso ampliado, como o Marketing, Recursos Humanos, Jurídico, entre outros.

A liberação de alguns conteúdos em determinados momentos do dia pode servir, inclusive, como uma ferramenta de relaxamento dos funcionários, já que pode ser determinado o acesso a sites informativos na hora do almoço, por exemplo.

No final das contas, tudo vai depender de comunicação e bom senso: uma boa conversa entre os gestores e os funcionários pode ajudar a delimitar as restrições sem criar um clima de animosidade no escritório.

Conteúdos de restrição

Muito foi falado sobre a restrição do acesso a determinados sites, porém é interessante compreender melhor quais são os sites que mais atingem a produtividade na hora do trabalho.

Atualmente, alguns temas devem ter maior atenção do gestor na hora de ponderar sobre o que pode ser acessado ou não dentro da empresa. Abaixo, segue uma lista de conteúdos que servem, majoritariamente, para a distração da equipe:

Redes sociais

Facebook, Instagram e Twitter são os campeões de audiência na internet e, embora não sejam as únicas redes sociais, elas são as gigantes do ramo. Enquanto a boa utilização de algumas destas redes possa ser benéfica à empresa, é difícil pensar que os funcionários as utilizarão apenas em prol do negócio.

Neste caso, vale lembrar a dica anterior: alguns setores e empregados podem precisar de acesso às redes, principalmente quando se trata da área de comunicação e assessoria de imprensa.

Mas, para aqueles que não precisam das redes para desenvolver suas atividades, vale limitar o acesso. Sem esta gigantesca fonte de distração, a tendência é de aumento da produtividade.

Compras online

É comum ver funcionários dando uma conferida em sites de compras durante o expediente. A proliferação de plataformas de e-commerce, como o Mercado Livre e a OLX, levam as pessoas a perderem horas “pulando” de um produto para outro. Não raro, a prática leva o colaborador a se distrair totalmente da sua função, já que acessa produtos diferentes numa sequência sem fim.

Além do problema da procrastinação, a prática de comprar em sites obscuros pode levar à clonagem do cartão de crédito, vazamento de informações financeiras e outras questões.

Sites de streaming

Youtube, Spotify, Netflix… A lista é grande. Os sites de streaming de vídeo e música têm conquistado grande parcela do mercado de entretenimento digital. O acesso é fácil tanto nos computadores quanto nos celulares, portanto, o cuidado deve ser redobrado.

Novamente, é importante ressaltar que alguns colaboradores sabem fazer bom uso da música para aumentar a produtividade, já que ficam focados na tarefa.  Neste caso, cabe ao gestor decidir se vale a pena ou não permitir, de maneira controlada, o uso de algumas destas ferramentas.

E-mail pessoal

A utilização de e-mail pessoal raramente é bem vinda no ambiente de trabalho, e a restrição ao acesso do e-mail pessoal pode evitar que o funcionário dedique parte de seu tempo para resolver questões pessoais no ambiente profissional.

Também é importante incentivar o uso obrigatório do e-mail corporativo no ambiente de trabalho, mantendo os assuntos profissionais e particulares separados.

Comunicadores instantâneos

A comunicação através de comunicadores como o Skype e o Whatsapp facilitam o dia-a-dia de muitos escritórios ao redor do mundo. Contudo, é possível cair na procrastinação com o uso indevido de tais aplicativos.

O interessante é designar um programa padrão de comunicação da empresa, limitando o uso de aplicativos não autorizados de comunicação.

O uso eficiente das ferramentas de comunicação é indispensável para a produtividade da empresa, portanto, deve fazer parte de um plano detalhado, que deve ser compartilhado com os funcionários.

Sites de informação e entretenimento

Quem nunca se entediou ou se distraiu e entrou num portal para dar uma conferida nas últimas notícias? Existem diversos portais de conteúdo e informação que parecem inofensivos aos negócios, mas que também  incentivam a procrastinação dos usuários.

Embora, para alguns, possa parecer banal, o acesso a conteúdos irrelevantes ao trabalho tira o foco do trabalho, uma  vez que a distração diminui a produtividade dos colaboradores.

Portanto, é também essencial diminuir ou bloquear o acesso aos sites de notícias e entretenimento.

Sites com conteúdo malicioso ou indevido

É de conhecimento público, mas vale destacar: sites maliciosos, como os pornográficos ou de jogos de azar jamais devem ter o acesso liberado aos funcionários. Além de serem absolutamente impróprios ao ambiente de trabalho, e um fator de procrastinação, também oferecem sérios riscos a toda a rede, devido à quantidade de vírus encontrados nesses sites.

Proteja a sua empresa

Além da produtividade, a empresa deve ter foco na segurança da informação do conteúdo por ela manipulado: vazamentos de informação, contaminação por malwares e outros problemas podem advir da implementação mal sucedida de softwares restritivos. Por isso, o controle de acesso à internet em geral deve ser feita por meio da utilização de uma solução de adequada.

O Lumiun é um serviço que faz a gestão e controle do acesso à internet nas empresas, aumentando a segurança e a produtividade. Caso queira saber mais, faça uma demonstração com um consultor. É rápido e sem compromisso.