Como melhorar (de verdade) a produtividade dos colaboradores na empresa

Este material foi desenvolvido especialmente para empresas e organizações que buscam melhorar a produtividade dos colaboradores no ambiente corporativo, com o uso da internet em seu dia a dia.

Ao longo do material você vai encontrar textos, ferramentas, dicas e estratégias que realmente geram resultados e podem ser percebidos de forma clara e concreta.

Nós da Lumiun, esperamos que este conteúdo seja útil para você e traga os melhores resultados possíveis.

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Sumário

1. Afinal, o que é produtividade na internet?
2. Funcionários x Produtividade: principais obstáculos
3. Como identificar problemas de produtividade na empresa?
4. Boas práticas simples para aumentar a produtividade da equipe
5. Como melhorar (de verdade) a produtividade na internet do trabalho?
6. Materiais gratuitos sobre gestão e segurança na internet para empresas

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Ou seja: ela consiste no resultado que uma pessoa ou equipamento entrega utilizando os recursos disponíveis para tal. No meio corporativo, a produtividade dos colaboradores está diretamente relacionada com a rentabilidade de uma empresa, pois está atrelada à eficiência de produção, seja dos colaboradores ou dos equipamentos disponíveis.

Dentro de uma empresa, a produtividade é a palavra-chave, e todas as demandas e processos giram em torno o quanto será entregue. A baixa produtividade dos colaboradores é facilmente notada através dos resultados obtidos. Nesse sentido, a produtividade  deve ser vista como um planejamento de tarefas de forma a entregar resultados superiores.

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Além de melhorar consideravelmente o clima organizacional e a interação entre a equipe, esses fatores estão diretamente relacionados com a rentabilidade de um negócio, de forma que garantir uma maior produtividade dos colaboradores deve ser uma prioridade.

Mas resta saber: quais são os principais obstáculos para a produtividade dos colaboradores? Para te ajudar a entender, separamos aqui os principais pontos que podem fazer os seus funcionários produzirem menos, confira!

Falta de satisfação no trabalho

A insatisfação do funcionário é um dos maiores fatores que impactam na sua produtividade, e isso acontece por um motivo bastante simples: se uma pessoa gosta do que faz, ela o fará com muito mais dedicação e amor, e entregará resultados cada vez melhores. Quando o funcionário apresenta alguma frustração ou insatisfação, o primeiro sinal de que algo não vai bem, será na sua produtividade.

Falta de comunicação

Além de melhorar o clima organizacional, uma boa comunicação ajuda a evitar erros e falhas nos processos, uma vez que todos terão acesso à informações claras e específicas sobre as tarefas a serem realizadas.

Deixar de oferecer feedbacks constantes

Todos os trabalhadores querem saber a percepção de seus líderes quanto às tarefas que estão sendo realizadas. E isso não é apenas no sentido de corrigir, mas também de orientar, ensinar e valorizar os acertos. Esse tipo de postura comunicativa ajuda a trazer mais confiança e segurança para o colaborador, que passará a executar as tarefas com mais dedicação.

Falta de concentração

Proporcionar o foco é quase um aspecto imprescindível para empresas que desejam aumentar a produtividade dos colaboradores. O excesso de interrupções faz com que os trabalhadores se distraiam com muita facilidade e impacta negativamente nos resultados entregues.

Por mais que um ambiente aberto e amplo favoreça a boa comunicação e a interação entre a equipe, é importante encontrar um ponto de equilíbrio capaz de proporcionar uma boa relação entre os trabalhadores, sem causar muitas distrações durante as tarefas. 

Uma grande prova de que esses ambientes podem prejudicar o rendimento do trabalhador, é que houve um grande aumento na produtividade em diversas empresas quando os trabalhadores passaram para o regime de Home Office.

Conectividade constante

É preciso saber separar de maneira correta o que é do ambiente de trabalho e aquilo que faz parte da vida pessoal, para que essas duas partes não se misturem. Quando essa separação não acontece, o trabalhador acaba tenso, estressado e ansioso, e como resultado, a sua produtividade é completamente abalada.

Falta de treinamento

Saber o que se está fazendo é imprescindível para que o trabalhador consiga ser produtivo e entregar o desempenho esperado. Por essa razão, é muito importante garantir que os seus trabalhadores estejam preparados para atender as demandas exigidas pela empresa, e isso só é possível garantindo um programa de capacitação que inclui treinamentos, cursos, palestras, etc.

Distrações na internet

Embora a internet tenha revolucionado a forma como fazemos diversas coisas, tanto em nossas vidas pessoais quanto no meio corporativo, ela também pode ser uma grande vilã para quem busca mais foco e produtividade dos colaboradores no dia a dia. Sendo um espaço de infinitas possibilidades, a internet pode fazer com que os trabalhadores percam um tempo valioso em:

• Redes Sociais;
• Sites de entretenimento;
• Emails de uso pessoal;
• E-commerces;
• Entre outros.

E é inegável: esse tipo de conteúdo é uma grande vazão de tempo. Sem que percebamos, horas se passam sem que nada produtivo tenha sido feito nesse tempo. Com isso, a utilização da internet dentro do horário de trabalho pode causar um grande prejuízo para a produtividade dos trabalhadores. Nesse sentido, é importante contar com uma ferramenta que permita um maior controle de acesso à internet e ajude a empresa a aumentar a produtividade entre os colaboradores.

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como saber o que está causando a queda de produtividade na sua empresa? Para isso, você pode utilizar alguns recursos e ferramentas, como:

Implemente pesquisas de satisfação

Esse tipo de pesquisa ajuda os gestores a compreenderem mais profundamente como está o ambiente de trabalho e o que pode ser feito para melhorar essa situação. Podendo ser aplicada de forma virtual ou física, a pesquisa de satisfação busca recolher informações sobre a relação dos funcionários com a empresa, de forma a aumentar os níveis de satisfação e solucionar possíveis problemas.

Avalie as competências e desempenho

A avaliação de competências e desempenho também é uma forma de coletar informações relacionadas à produtividade dos seus trabalhadores. Através das informações obtidas, a empresa consegue criar um perfil mais elaborado para cada profissional, de forma a orientar rumo à uma performance superior.

Utilize indicadores de desempenho

Os indicadores de performance ajudam a estabelecer um processo de tomada de decisão mais assertivo, comparando informações realistas sobre o desempenho dos trabalhadores, com os objetivos da empresa. Os indicadores observados podem ser: absenteísmo, resultados, demanda produzida, rotatividade, entre outros.

Estabeleça um protocolo para identificar processos incorretos e falhas

O primeiro passo para a melhoria dos processos é saber identificar onde os erros acontecem e estabelecer a melhor solução para eles. Contudo, isso nem sempre é possível com apenas a observação: é necessário contar com um método ou ferramenta que ajude a identificar essas falhas e garantir que a melhor solução seja implementada

Estude a forma de comunicação Empresa x Funcionários

Uma comunicação ineficiente pode causar diversos problemas para a empresa, inclusive a queda da produtividade. Isso porque, a falta de transparência e de informações claras sobre as metas e objetivos pode fazer com que os colaboradores se percam na execução das tarefas e não entreguem os resultados esperados pelos gestores. Resultado disso é a necessidade de retrabalho, prejudicando a produtividade e atrasando a entrega de projetos e demandas.

Para evitar esse problema, a empresa precisa contar com ferramentas de comunicação eficientes que permitam uma comunicação mais clara e assertiva.

Identifique as possíveis distrações

Embora a internet seja um recurso fundamental na atualidade, ela também é um ambiente de inúmeras distrações e pode prejudicar consideravelmente a produtividade dos colaboradores. Acessos indevidos como redes sociais, sites de entretenimento, lojas on-line, e-mails de uso pessoal, entre outros, acabam tomando muito tempo da rotina e fazendo com que o colaborador entregue menos do que o esperado.

Converse com os colaboradores sobre os problemas internos

O desânimo e a falta de motivação também são grandes vilões quando o assunto é produtividade. Colaboradores mais engajados e motivados são capazes de entregar resultados superiores, e para atingir esse patamar, é necessário muito trabalho e dedicação por parte da empresa.

Para evitar esse tipo de problema, os gestores precisam se atentar aos fatores citados anteriormente, como a boa comunicação e a estrutura completa.

Verifique se os colaboradores estão sendo valorizados

Embora não seja algo explícito, todas as pessoas gostam de receber reconhecimento pelo seu trabalho, e esse tipo de valorização é muito importante para a autoestima e a produtividade. E esse reconhecimento vai muito além de tecer elogios em um feedback, é preciso se atentar a diversos fatores:

• Cobranças excessivas;
• Salários incompatíveis;
• Excesso de críticas;
• Falta de perspectiva;
• E muitos outros problemas.

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Isso porque são vários os obstáculos enfrentados diariamente, como as distrações encontradas na internet, como redes sociais, sites de entretenimentos, e-commerces, entre outros. Diante disso, como aumentar a produtividade dos seus colaboradores e trazer resultados ainda melhores para o seu negócio?

Para te ajudar a aumentar a produtividade dos trabalhadores dentro do seu negócio, preparamos algumas dicas valiosas:

Encontre os problemas

O primeiro passo para saber como aumentar a produtividade dos seus colaboradores, é descobrir para onde está indo o tempo disponível. Para isso, é importante conhecer todos os processos e demandas que fazem parte do bom andamento do seu negócio.

Você pode calcular o tempo e recursos perdidos pelos colaboradores, utilizando uma calculadora que desenvolvemos.

Atenção aos acessos e às senhas

Assim como a tecnologia avança todos os dias, também avançam as formas de adentrar as redes empresariais, e é imprescindível evitar que pontos de vulnerabilidade sejam criados. Com tantas ferramentas, recursos, plataformas e aplicativos que são acessados diariamente, é necessário contar com uma política de criação e utilização de senhas que ajude a aumentar a segurança da organização.

Por essa razão, as senhas criadas devem seguir um padrão de segurança que dificulte a sua adivinhação, seja de maneira manual ou através dos recursos maliciosos utilizados para tal. Dá uma olhadinha nesse guia para criação de usuários e gerenciamento de senhas que disponibilizamos.

Conte com um planejamento

São muitas as atividades que fazem parte do dia-a-dia de um negócio, e a falta de planejamento pode fazer com que muitas tarefas pouco relevantes, sejam priorizadas em prejuízo de demandas mais importantes. Por essa razão, é importante que, juntamente com os gestores, os funcionários estabeleçam um planejamento adequado, de forma que as atividades sejam feitas dentro do prazo estipulado e de acordo com as suas respectivas prioridades.

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Embora a internet seja uma aceleradora de processos e tarefas, o uso incorreto pode trazer danos à produtividade no trabalho, sendo necessário muitas vezes, o uso de um sistema de controle de acessos e a implementação de uma política do uso correto e seguro da internet no trabalho.

Os acessos indevidos podem comprometer a segurança dos dados e informações da empresa nas diversas armadilhas nas páginas e sites considerados nocivos. O bloqueio destas páginas pode evitar sanções da LGPD, que já vem aplicando multas para empresas que sofrem vazamento de dados de seus clientes.

A navegação na internet, sem nenhum filtro de conteúdo ou camada de proteção, pode comprometer a segurança dos dados sigilosos da empresa através de armadilhas dos sites considerados nocivos. O bloqueio destes sites evitam sanções da LGPD, que já vem aplicando multas para empresas que sofrem vazamento de dados de seus clientes.

Controle de acesso à internet da empresa: como funciona?

Uma ferramenta de controle de acesso à internet permite que a empresa tenha uma gestão mais assertiva sobre a forma que a internet é utilizada dentro da empresa.

Esse controle proporciona uma melhoria considerável na produtividade da equipe que utiliza a internet na empresa e também, uma maior mitigação dos riscos inerentes às ameaças digitais, permitindo que os gestores tenham um maior controle sobre problemas que podem prejudicar o negócio como um todo.

De forma geral, ferramentas de controle de acesso à internet para empresas, funcionam como um filtro da internet, bloqueando sites e aplicações com conteúdo considerado fora do escopo de trabalho ou nocivo, dentro da rede da empresa.

As regras de acesso (quais sites serão bloqueados) são determinadas pelo gestor da rede, normalmente um diretor da empresa ou profissional de TI responsável. As regras se aplicam a todos os dispositivos conectados à internet da empresa, otimizando os acessos, tornando a rede mais fluida e segura.

Quais os benefícios do bloqueio de conteúdo na internet?

Segundo o estudo da WorkFront, em média, um funcionário é interrompido 14 vezes por dia por ferramentas na internet. A cada interrupção, leva 20 minutos para que volte à tarefa original. Isso representa 43% do tempo de trabalho da semana, fazendo funções pelas quais não foi contratado. Imagine o reflexo disso no rendimento e faturamento da empresa em alguns meses.

Acessos fora do escopo de trabalho, como redes sociais, YouTube e WhatsApp, por exemplo, acabam desviando a atenção dos trabalhadores, além de abrir brechas para problemas de segurança na internet, como phishing, muito comum em anúncios nas redes sociais e links enviados por e-mail ou WhatsApp.

Utilizar uma ferramenta de controle de acesso à internet na empresa, pode garantir diversos benefícios como:

• Aumento da produtividade dos trabalhadores;
• Maior qualidade nos resultados das tarefas;
• Mais foco nas atividades importantes;
• Aumento da proteção contra acessos à sites maliciosos e nocivos;
• Monitoramento eficiente e dados realistas sobre a utilização da internet;
• Redução dos custos com manutenção;
• Menor incidência de ataques cibernéticos;
• Uso mais eficiente da internet, com uma maior velocidade de conexão;
• E muitos outros.

O que é o Lumiun Box?

O Lumiun Box é uma solução completa e robusta, voltada a pequenas e médias empresas que buscam garantir o uso correto e seguro da internet. Baseada na filtragem de consultas de DNS, o Lumiun Box controla o acesso à internet de  todos os dispositivos ligados à rede da empresa.

Além do controle de acesso para melhorias de produtividade, o Lumiun Box conta com outros recursos:

• Firewall
  • Bloqueio de portas da rede, protegendo os dados e informações da empresa
• VPN Empresarial
  • Controle e proteção de conexões remotas aos dados e sistemas internos da empresa
• Relatórios gerenciais
  • Análise dos acessos em tempo real e por período personalizado, facilitando a criação de uma política de controle de acesso à internet
• Gerenciamento de múltiplas redes
  • Gerencie as filiais ou redes em um único painel

Com todos esses recursos, fica evidente a melhoria de produtividade no uso da internet da empresa, além de diversos outros benefícios:

• Evita ataques à rede e aos sistemas da empresa, graças à uma camada de proteção extra que ajuda a bloquear inúmeros tipos de vírus e malwares;
• Permite que as informações sobre os padrões de acesso sejam consolidadas e contribuam para uma gestão mais assertiva, uma vez que os gestores saberão quais são os sites mais acessados, horários, categorias dos sites etc.;
• Contribui para a implementação de uma política de acesso à internet, com regras personalizadas baseadas na categoria dos sites, níveis de segurança e reputação e horários;
• Por ser baseado em nuvem, dispensa a configuração de servidores ou softwares especiais;
• Possui regras de acesso aplicáveis a todos os dispositivos que são conectados à rede da empresa, sem a necessidade de instalação individual.

Conte com a tecnologia para melhorar os processos e retirar preocupações diárias relacionadas a produtividade e segurança na internet da empresa. Faça uma demonstração do Lumiun Box e veja na prática como a solução melhora o uso da internet.

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Periodicamente buscamos produzir materiais que possam ajudar empresários, gestores e profissionais de TI na busca por melhorias no controle e segurança da internet das empresas.

A seguir, você verá ferramentas, ebooks, documentos, infográficos, guias e kits com conteúdos educativos e gratuitos, que podem ser aplicados na gestão de pessoas e internet das empresas.

Fique a vontade para compartilhar com seus colegas e amigos, são todos gratuitos!

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