Durante o período de declaração do Imposto de Renda, os escritórios de contabilidade se veem diante de um desafio: garantir a segurança de seus dados em um ambiente virtual repleto de ameaças. Os riscos são inúmeros e as consequências, potencialmente devastadoras. Dado o fluxo sensível de informações que circula nesses ambientes, é essencial garantir que a troca e o armazenamento de dados sejam realizados de forma segura através da contabilidade digital.
Há inúmeros benefícios da contabilidade digital, proporcionalmente com o número elevado de ameaças cibernéticas, sendo que evitar problemas de internet torna-se uma prioridade, principalmente, durante esse período de declaração de IR. Por meio de estratégias de cibersegurança eficazes, é possível proteger-se contra essas ameaças e assegurar um ambiente online seguro e confiável durante todo o processo. Pensando nisso, preparamos estratégias fundamentais, oferecendo insights valiosos sobre como evitar problemas de internet e manter a integridade dos dados durante a declaração do IR e proteger o seu escritório de contabilidade de potenciais ataques e vulnerabilidades.
O que é a contabilidade digital?
De forma simplificada, a contabilidade digital se refere a escritórios contábeis que utilizam recursos tecnológicos para facilitar e otimizar os seus serviços. Assim como acontece em outros setores da economia, a utilização da internet e de sistemas tecnológicos para a realização das atividades se encontra em amplo crescimento.
Nesse sentido, os escritórios de contabilidade passaram a utilizar ferramentas digitais para garantir mais qualidade e eficiência na sua rotina, otimizando os processos de trabalho como a Declaração de IR. Sendo que, nesse caso, a tecnologia funciona a favor da realização de serviços contábeis, proporcionando uma dinâmica mais tecnológica e inteligente.
Graças a essas ferramentas, e aos recursos tecnológicos como a inteligência artificial e a automação, é possível analisar dados de forma mais precisa e executar tarefas eliminando ou reduzindo a incidência de erros e falhas humanas.
Assim, o principal objetivo da contabilidade digital é tornar os serviços contábeis mais dinâmicos e seguros. Isso significa que os famosos malotes que foram utilizados nas últimas décadas se tornaram obsoletos, permitindo uma resposta mais rápida e segura. Além disso a contabilidade digital também permite:
- Agregar valor a experiência do cliente;
- Reduzir o tempo de entrega do serviço;
- Reduzir a necessidade de retrabalho;
- Aumentar a produtividade dos colaboradores;
- Proporcionar mais aderência às legislações vigentes;
- E muito mais.
Mais do que apenas a prestação de serviços online, a contabilidade digital tem como foco a otimização dos seus recursos e serviços com a ajuda da tecnologia. Esse conceito funciona de maneira ampla, garantindo fluidez e eficiência nos processos através da automação.
Segurança nos escritórios de contabilidade: Quais os principais riscos de violação?
Sabemos que o avanço tecnológico também permitiu que os cibercriminosos desenvolvessem ferramentas voltadas para o desvio de informações e prejuízo dos dispositivos e redes. Por essa razão, a preocupação quanto à segurança digital, ou seja, a proteção da internet se torna cada vez mais presente dentro das empresas.
No caso dos escritórios de contabilidade isso se aplica da mesma maneira. Por essa razão, se fez necessário se atentar aos principais riscos de violação que podem prejudicar os dados e informações armazenadas dos escritórios de contabilidade.
Veja a seguir os principais riscos que estão associados a falta da segurança na internet dentro de escritórios contábeis:
Acesso não autorizado
Considerando que um escritório de contabilidade lida com informações sigilosas continuamente, é fundamental se atentar ao acesso a esses dados. O acesso não autorizado pode prejudicar consideravelmente a sua empresa, indo desde as multas que são impostas pela legislação até o prejuízo da imagem do seu negócio no mercado.
O acesso não autorizado de cibercriminosos pode favorecer a aplicação de inúmeros golpes cibernéticos. De posse de dados confidenciais como as informações financeiras da declaração de IR, esses cibercriminosos podem aplicar golpes, fraudes financeiras ou até mesmo vender essas informações para outras empresas.
Phishing
O Phishing é uma das ameaças cibernéticas mais antigas da internet, sendo implementado para roubar informações através da instalação de softwares maliciosos ou até mesmo da coleta de dados de acesso. Os cibercriminosos costumam utilizar essa ferramenta para coletar dados confidenciais e favorecer a aplicação de outras ameaças ainda mais prejudiciais, sendo um problema a ser combatido pelas empresas de forma contínua.
Usuários desavisados podem acabar fornecendo dados confidenciais em páginas suspeitas e permitir que esses criminosos consigam acesso a dados financeiros de clientes colaboradores e fornecedores da sua empresa. Um exemplo disso foi um incidente cibernético ocorrido em Colatina/ES. Um cliente recebeu um e-mail do seu escritório de contabilidade com um link com informações de supostos autos de notificação para pagamento.
Malware
Os malwares são desenvolvidos para causar inúmeros tipos de problemas para a sua empresa. Através deles o cibercriminosos podem conseguir acesso a todas as informações armazenadas na sua rede, controlar transações financeiras, monitorar o comportamento digital dos seus colaboradores (Spyware) , coletar dados sigilosos, e muito mais.
Além desses problemas, os malwares também podem prejudicar a integridade dos seus dispositivos, fazendo com que a sua empresa precise investir em manutenção e substituição de equipamentos. Todos esses problemas podem prejudicar a rentabilidade e a produtividade do negócio, e expor informações financeiras confidenciais de seus clientes podem gerar danos irreparáveis para os escritórios de contabilidade responsáveis pela declaração de IR.
Roubo de identidade
Dados financeiros, dados pessoais e outras informações sigilosas podem ser utilizadas para a aplicação de golpes e fraudes. Utilizando informações desse tipo, os cibercriminosos podem aplicar golpes financeiros, realizar transações ilegalmente, e muito mais.
Esses dados também podem ser utilizados para esquemas ainda maiores, utilizando informações financeiras e dados pessoais para lavagem de dinheiro, por exemplo.
Perda da confiança do cliente
Empresas que passam por ataques cibernéticos ou sofrem violações de dados de qualquer tipo podem ter a sua imagem consideravelmente prejudicado no mercado. Isso vai fazer com que os seus clientes percam a confiança na sua empresa e deixem de realizar negócios com você.
Uma das características mais visadas pelos clientes que buscam escritórios de contabilidade está na confiabilidade das transações. A forma como a sua empresa lida com os dados sigilosos é fator prioritário no processo de escolha por uma empresa prestadora de serviços contábeis.
Sanções aplicadas pela LGPD
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) trouxe paradigmas a serem seguidos pelas empresas para garantir a proteção das informações armazenadas. O principal foco dessa lei é garantir que os dados dos consumidores sejam protegidos acima de qualquer coisa, evitando o vazamento e o acesso indevido a essas informações.
Violações de segurança podem fazer com que a sua empresa sofra multas e sanções a serem aplicadas pela agência reguladora da LGPD, causando imensos prejuízos e impactando a imagem da sua organização no mercado.
Ransomware
O sequestro de informações conhecido como ransomware é um dos principais perigos no ambiente digital. Com ajuda de softwares maliciosos e até mesmo utilizando estratégias difíceis, os cibercriminosos sequestram as informações e exigem o pagamento de um valor de resgate.
Cobrado em criptomoedas, esse valor de resgate pode ser bastante elevado e nem sempre garante a recuperação das informações que foram coletadas. Saiba mais sobre essa ameaça cibernética:
Vazamento de dados
O vazamento de informações é uma verdadeira ameaça para os escritórios de contabilidade. Por lidar com dados financeiros e informações sigilosas, esse tipo de negócio necessita se preocupar ainda mais com o vazamento de informações.
A disponibilização de dados confidenciais na internet, ainda que seja por conta de ataques cibernéticos, pode prejudicar a imagem da sua empresa perante o mercado e os consumidores.
Para entender o impacto do vazamento de dados, podemos citar os dados coletados pelo estudo “The Cost of Data Breach 2023”, realizado pela IBM. De acordo com a pesquisa, o custo médio de uma vazamento de dados é de cerca de R$ 6,2 milhões. E, quando se trata, do período de declaração de IR, o vazamento de dados além de acarretar prejuízos econômicos pode levar a sérios prejuízos morais e éticas, visto que se tratam de dados sensíveis e confidenciais de pessoas físicas e jurídicas.
Impactos da falta de segurança em escritórios de contabilidade
Como vimos anteriormente, a falta de segurança cibernética dentro do escritório de contabilidade pode ser extremamente prejudicial. Tratando-se da LGPD, existem sanções e penalidades que podem ser aplicadas quando as organizações não cumprem os requisitos dispostos na lei, variando de advertências até multas que chegam até 2% do faturamento da sua empresa.
Além das advertências e multas, a agência reguladora da LGPD também pode solicitar a publicização da infração cometida, eliminação dos dados que estão relacionados a infração cometida e o bloqueio de informações. A Autoridade Nacional de Proteção de Dados é a agência responsável por investigar e aplicar as multas e sanções impostas pela lei, de forma que é fundamental garantir que o seu negócio esteja de acordo com as especificações trazidas pela legislação.
Pensando do ponto de vista do consumidor, a falta de preocupação e atenção à segurança de dados é um dos fatores mais importantes no processo de escolha de um escritório de contabilidade. Por essa razão, é responsabilidade das empresas garantir que todos os seus recursos e ferramentas utilizados estejam de acordo com as especificações da Lei.
Considerando que a tecnologia é utilizada para a realização de diversas tarefas dentro de um escritório de contabilidade, incluindo a entrega da declaração de Imposto de Renda, é essencial garantir mais segurança para esses processos.
Além disso, ao utilizar ferramentas tecnológicas para a realização de atividades que envolvam dados sensíveis, é fundamental escolher aplicações e plataformas que apresentem todos os recursos de segurança necessários para manter a proteção das informações.
O risco da exposição de informações financeiras da Declaração de IR
Com base em processos judiciais recentes, é entendimento do Superior Tribunal de Justiça que é responsabilidade dos bancos as fraudes cometidas através do vazamento de informações. Nesse sentido, os escritórios de contabilidade também podem apresentar responsabilidade perante a justiça devido ao vazamento de informações confidenciais, sendo fundamental adotar soluções de segurança que ajudem a evitar esse tipo de problema.
De acordo com o artigo 44 da Lei Geral de Proteção de Dados, é considerado irregular o tratamento de dados quando não houver a segurança esperada pelo titular das informações. Nesse contexto, a empresa precisa considerar os riscos do resultado do tratamento de dados que foi implementado dentro da organização.
Nesse sentido, podemos entender como a proteção das informações de Imposto de Renda é prioritária. Ao lidar com dados financeiros de diversos clientes, é responsabilidade do escritório de contabilidade garantir todos os recursos de segurança necessários para manter a confidencialidade dessas informações.
Como evitar problemas de internet durante a declaração de IR: oito medidas de segurança essenciais
Como a chave é se proteger, a empresa de contabilidade precisa se atentar a alguns cuidados que podem evitar problemas de internet e ajudar a aumentar a proteção das suas informações e de seus clientes durante a declaração de imposto de renda. Pensando nisso, separamos sete medidas que podem ser implementadas para ajudar a evitar problemas de internet e aumentar a segurança de dados:
1. Criptografia
Quando tratamos de armazenamento e transferência de informações sigilosas, a criptografia apresenta um papel de destaque. Desenvolvida para aumentar a integridade e autenticidade das informações, a criptografia ajuda a garantir que os dados sejam acessados somente por pessoas autorizadas.
Sabemos que ao lidar com a entrega de declaração de IR de diversas pessoas e empresas, coletamos dados extremamente sensíveis, e que podem ser utilizados em golpes e fraudes financeiras. Por esse motivo, a criptografia pode ser uma valiosa aliada na proteção dessas informações. Contando com sistemas e ferramentas que contenham esse tipo de chave, o seu escritório de contabilidade poderá aumentar a proteção dos dados que são armazenados e utilizados nas declarações de Imposto de Renda.
2. Políticas de acesso e Compliance
Um ponto chave para evitar o acesso indevido de informações sigilosas é a definição de políticas de acesso bem estruturadas. É responsabilidade do gestor elaborar uma política de acesso que consiga compreender todas as características da sua empresa e o nível de confidencialidade de cada tipo de informação.
Essa política deve ser direcionada e desenvolvida com base na preocupação com a segurança das informações, incentivando os colaboradores a estabelecerem medidas mais seguras e manterem uma cultura de segurança digital voltada para a confidencialidade dos dados. Também é fundamental que a empresa incentive a adesão a essa política como forma de evitar incidentes de segurança.
O compliance vai garantir que a sua empresa esteja consoante com a legislação vigente, garantindo que todas as ferramentas digitais estejam de acordo com o disposto na lei. Caso necessário, é possível contratar um auditor digital para verificar as ferramentas e recursos utilizados pela sua empresa, assim como a adequação à lei.
3. Criação de senhas mais complexas
Pode parecer repetitivo, mas a criação de senhas mais complexas é um fator que pode ajudar consideravelmente na proteção das informações. Embora saibamos que a memorização de inúmeras senhas de acesso pode ser muito difícil para algumas pessoas, a facilitação na criação da senha favorece o acesso indevido de Cyber criminosos as redes e dispositivos da organização.
De acordo com uma pesquisa realizada pela NordPass (Serviço de Gerenciamento de Senhas), nomes como Lucas, Gabriel, Pedro, Felipe e Matheus estão entre as mais encontradas em incidentes com vazamentos de dados. As primeiras colocações são ocupadas pelas seguintes senhas:
- admin (204.846 incidentes)
- 123456 (137.551 incidentes)
- 12345678 (46.666 incidentes)
- 102030 (28.034 incidentes)
- 123456789 (24.834 incidentes)
- 12345 (22.426 incidentes)
- gvt12345 (10.684 incidentes)
- 12345678910 (9.710 incidentes)
- password (8.687 incidentes)
- 111111 (8.432 incidentes)
Caso seja necessário, é possível utilizar um gerenciador de senhas para proporcionar mais facilidade no dia a dia, criptografando essas senhas e garantindo que os usuários consigam aumentar a proteção no acesso aos recursos e ferramentas utilizados.
4. Capacitação e treinamento
De nada adianta utilizar recursos de segurança e ferramentas de proteção se a sua equipe não estiver preparada para lidar com isso. Por esse motivo, também é importante capacitar os seus colaboradores para que eles entendam a importância da segurança cibernética e como é possível adotar uma postura mais preventiva diante das ameaças cibernéticas da atualidade.
Os seus colaboradores lidam diariamente com as ferramentas utilizadas para execução das tarefas, de forma que quanto mais preparados e instruídos eles estiverem, mais fácil será para maximizar a segurança das informações. Um treinamento muito relevante para esse setor é o treinamento contra phishing, que pode ajudar os seus colaboradores a identificarem sinais em e-mails maliciosos.
5. Atualização das Ferramentas
Para que as ferramentas de segurança consigam entregar as funcionalidades e proteção que você espera, é fundamental que elas sejam atualizadas conforme necessário. Essas atualizações são desenvolvidas para que elas se mantenham sempre em dia com as novas estratégias e ferramentas utilizadas pelo cibercriminosos.
Por esse motivo, converse com a equipe responsável pela gestão e manutenção dessas ferramentas para garantir que todas as atualizações sejam feitas conforme o necessário, como é o caso das ferramentas gerenciais de fluxo de caixa, plataformas de gestão financeira, sistema contábil, essenciais para otimizar a declaração de IR.
6. Backup
Sabemos que mesmo com todos os recursos de segurança implementados e com uma cultura organizacional voltada para a proteção das informações, ainda é possível sofrer com ataques cibernéticos. Os cibercriminosos desenvolvem estratégias todos os dias para conseguir desviar informações e acessar sistemas de forma indevida.
No caso dos dados relacionados à declaração de IR, a perda dessas informações pode ser extremamente prejudicial. O atraso na entrega da declaração prejudica o seu cliente e causa um imenso impacto negativo na imagem do seu escritório de contabilidade no mercado.
Por essa razão, é imprescindível incluir na rotina da sua empresa a realização de backups para se proteger no caso de perda de informações. Dessa forma, caso haja a perda dos dados, a sua empresa poderá garantir a continuidade do serviços..
7. Monitoramento 8. Bloqueio de sites fora do escopo do trabalho
Uma ferramenta de monitoramento pode fazer toda a diferença na gestão de segurança da sua empresa de contabilidade. Através do monitoramento contínuo, é possível identificar possíveis comportamentos indevidos e garantir que as redes de dispositivos se mantenham sempre protegidos. Também é possível contar com um MSP para realizar esse monitoramento e garantir uma proteção mais completa.
Ferramentas como o Firewall DNS podem ser valiosas aliadas no processo de monitoramento dos recursos digitais, ajudando a identificar possíveis falhas e evitar o acesso indevido de usuários maliciosos.
8. Bloqueio de sites fora do escopo do trabalho
Para manter o foco e a produtividade dos colaboradores em entregas de alto valor como as declarações de Imposto de Renda, é essencial implementar medidas que fortaleçam a segurança digital e reduzam as distrações. Uma prática eficaz nesse sentido é o bloqueio de sites fora do escopo de trabalho.
Ao restringir o acesso a sites não relacionados às atividades profissionais, a empresa não apenas protege seus colaboradores de possíveis ameaças cibernéticas, mas também promove um ambiente mais produtivo e com foco nas tarefas que realmente importam. Bloqueando os acessos indevidos e evitando as distrações online, a empresa pode garantir que os prazos sejam cumpridos com maior rapidez e precisão, contribuindo para a satisfação do cliente e para a reputação do escritório de contabilidade.
Portanto, o bloqueio de sites fora do escopo de trabalho não apenas fortalece a segurança digital, mas também aumenta a eficácia operacional e a qualidade das entregas, alinhando-se aos objetivos estratégicos da empresa.
Como o Firewall DNS pode aumentar a segurança de dados durante a declaração de Imposto de Renda?
O Firewall DNS ou DNS firewall, é uma ferramenta de segurança voltada para o bloqueio e redirecionamento de usuários para evitar o acesso a sites maliciosos, podendo ser utilizado também para monitorar os dispositivos, atualizar os gestores sobre ataques maliciosos, entre outros recursos. Com a ajuda desta ferramenta, o seu escritório de contabilidade poderá evitar o roubo de identidade, monitorar a perda ou bloqueio de informações, aumentar a proteção contra a instalação de malwares, entre outros recursos.
Essa valiosa ferramenta ajuda a aumentar a produtividade nas tarefas do dia a dia, proteger a rede contra sites nocivos, melhorar a qualidade da sua internet e monitorar a utilização da internet com mais eficiência. Dessa forma, ele minimiza a incidência de problemas relacionados a vírus e malware, bloqueando o vazamento de informações e o comportamento malicioso durante as atividades relacionadas a declaração de IR.
Sendo uma ferramenta de fácil utilização e entendimento, o Firewall DNS permite o controle assertivo dos recursos de segurança da sua empresa, evitando a criação de pontos de vulnerabilidade através do comportamento inseguro no ambiente digital. O bloqueio de determinadas páginas e recursos pode fazer toda a diferença no controle de segurança da sua empresa de contabilidade, ajudando a manter os seus colaboradores longe de problemas. O bloqueio de sites de jogos e apostas e e-mails pessoais pode ajudar o seu escritório a evitar os principais ataques cibernéticos voltados para o roubo de informações.
Soluções Lumiun personalizadas para escritórios de contabilidade
O Lumiun Box funciona de uma forma diferente das soluções existentes no mercado, identificando a necessidade de uma solução fácil de ser implementada e gerenciada como pilar de desenvolvimento.
Sabe-se que atualmente um dos maiores problemas das empresas é a baixa produtividade e a falta de segurança na internet, portanto, é neste segmento que o Lumiun atua, simplificado às empresas de pequeno e médio porte, como é o caso dos escritórios de contabilidade.
Veja algumas das principais características e vantagens do Lumiun Box para escritórios de contabilidade:
- Instalação e configuração rápida e simplificada;
- Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores;
- Sem necessidade de manutenção de equipamentos ou atualizações de software;
- Sem custo com profissional especializado para manutenção e suporte;
- Gerenciamento através de um painel intuitivo;
- Totalmente utilizável para profissionais e equipes em home office.
Além disso, outra solução é o Lumiun DNS que pode ajudar o seu escritório de contabilidade aumentar a proteção. De forma simplificada, o Lumiun DNS adiciona uma camada extra de proteção aos dispositivos e redes da sua empresa, e permite que seja implementado monitoramento contínuo com a ajuda da inteligência artificial.
As principais vantagens do Lumiun DNS para escritórios de contabilidade são:
- Bloqueio de sites maliciosos
- Bloqueio de acesso à sites nocivos de phishing
- Impede a abertura de links desconhecidos vindos por e-mail
- Bloqueia o acesso à anúncios maliciosos
- Bloqueia conteúdo adulto que normalmente contém links nocivos
- Impede a instalação de softwares que contém vírus e malwares
- Previne roubo de identidade e dados da empresa
Em ambos os casos, o grande benefício dessas soluções é que você terá acesso a um suporte especializado com analistas capacitados no Brasil, garantindo que a sua empresa terá a proteção que precisa sempre que necessário.
