Os escritórios de advocacia coletam e armazenam uma enorme quantidade de informações sigilosas. Para realizar suas atividades, os advogados coletam dados pessoais, sensíveis segredos de negócio e informações financeiras dos clientes. É crucial que esses dados sejam protegidos de acordo com as diretrizes estabelecidas pela LGPD, garantindo assim a segurança e a privacidade das informações. Sendo crucial a LGPD para advogados.
Assim, a LGPD se aplica a todas as empresas que lidam com dados pessoais de brasileiros, independentemente do tamanho ou setor. Empresas que já estão em conformidade tem vantagem competitiva e maior credibilidade. Quando se trata de escritórios de advocacia, essa proteção é ainda mais importante. Dessa forma, este material aborda a importância da LGPD para os advogados e as melhores práticas para manter o escritório em conformidade com a legislação.
Introdução à LGPD para advogados
Como dissemos anteriormente, a introdução da LGPD para escritório de advocacia é uma prioridade. Esse segmento de negócios lida com informações sigilosas diariamente, e é responsabilidade dos seus gestores adotarem práticas e recursos que ajudem a proteger essas informações da melhor maneira possível. Sempre houve um compromisso com o sigilo profissional, tanto na defesa de cada cliente, quanto no exercício da profissão de advogado.
A confidencialidade da LGPD supera o sigilo profissional tradicional, abrangendo a proteção de informações físicas e o tratamento dos dados pessoais nas atividades do advogado.
Nesse sentido, existem protocolos e estratégias que podem ajudar a aumentar a proteção e trazer ainda mais garantias para os clientes. Ou seja, a LGPD estabelece protocolos e metodologias para aumentar a segurança da informação e garantir a proteção dos dados dos titulares.
A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor no Brasil para garantir que as empresas tratem dados pessoais de forma segura e responsável. Sendo assim, nos escritórios de advocacia, onde a confidencialidade e a proteção de dados são essenciais devido à natureza sensível das informações tratadas, a implementação e a conformidade com essa legislação representa não apenas um desafio significativo, mas também uma oportunidade única para se destacar no mercado. Isso exige a adaptação de processos internos e a conscientização dos profissionais sobre a importância de proteger os dados dos clientes conforme a LGPD.
Importância da segurança da informação para escritório de advocacia
Assim, com o passar dos anos foram desenvolvidas novas tecnologias que permitiram a execução de tarefas de maneira mais simplificada. Um exemplo disso é a utilização da internet para a realização das tarefas diárias, assim como o armazenamento de informações na nuvem.
Ou seja, todas essas mudanças fizeram com que a proteção dos dados se tornasse imprescindível para escritórios de advocacia que lidam com essas informações. Após a implementação da LGPD, ficou consolidado que a segurança da informação é crucial para manter a continuidade das atividades, garantindo a integridade, confidencialidade e disponibilidade das informações.
Assim, os escritórios de advocacia devem considerar crucial a segurança da informação devido à natureza altamente confidencial dos dados que os profissionais lidam diariamente. Eles frequentemente têm acesso a segredos de negócios dos clientes, informações pessoais sensíveis e outros dados sigilosos que exigem proteção rigorosa. Afinal, o sigilo entre advogados e clientes, regulado pelo Código de Ética da OAB, protege a privacidade e sustenta a confiança na relação advogado-cliente.
Prevenir o vazamento de dados é crucial para proteger clientes e preservar a imagem da empresa no mercado. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT) em 2023, houve um aumento de 493% nos vazamentos de dados no país, demonstrando como as empresas precisam focar na proteção das informações.
Segundo um relatório da American Bar Association (ABA), cerca de 29% dos escritórios de advocacia relataram algum tipo de violação de segurança cibernética em 2023. Assim, a adoção de políticas robustas para a segurança cibernética, utilização de firewall, uso de criptografia avançada e treinamento dos colaboradores são apenas algumas das estratégias que podem ajudar a aumentar a proteção nesse segmento de negócio.
Melhores práticas de segurança para advogados
Para que os escritórios de advocacia consigam garantir a conformidade com a LGPD, é necessário adotar práticas de segurança cibernéticas robustas e bem estruturadas. Medidas como autenticação multifatorial, utilização de VPN para estabelecer conexões remotas mais seguras e a implementação de políticas de acesso são fundamentais nesse processo.
Além disso, também é necessário realizar auditorias regulares de segurança para que possíveis pontos de vulnerabilidade sejam identificados e combatidos. Assim, recursos são desenvolvidos para facilitar operações empresariais, enquanto cibercriminosos criam estratégias para coletar e usar informações de forma prejudicial.
O código de ética da Ordem dos Advogados do Brasil determina que é papel do advogado manter sigilo sobre os dados e fatos que são informados no exercício da sua profissão. Por isso, o vazamento de informações pode prejudicar as operações e facilitar tentativas de golpes, como extorsões.
Diferenças entre a LGPD e outras legislações de proteção de dados
Pioneira no país, a Lei Geral de Proteção de Dados consiste em uma série de metodologias, processo de protocolos que devem ser seguidos para manter a segurança das informações dentro das empresas. Devido a isso, quando comparada a outras legislações de proteção de dados, como é o caso do Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia, a LGPD aborda uma definição mais específica com relação à classificação dos dados pessoais e as suas respectivas importâncias.
Enquanto a GDPR aborda segurança de maneira ampla, a LGPD oferece diretrizes específicas sobre a qualidade e tratamento adequado das informações pelas organizações.
Bem como, ambas as legislações compartilham princípios fundamentais e indispensáveis, como que se refere ao consentimento do titular na coleta de dados, obrigação de notificação de violações de segurança, transparência no uso das informações, entre outros aspectos.
Ambos os textos têm como objetivo principal garantir os direitos dos titulares de informações e ajudar as empresas a proteger esses dados eficazmente.
LGPD para advogados
Dada a natureza delicada das informações que são utilizadas pelos advogados, a LGPD pode ser uma valiosa aliada. Com a Lei Geral de Proteção de Dados, a transparência se tornou um princípio fundamental, promovendo o tratamento seguro dos dados pessoais pelas organizações.
Diferentemente do que se pensava quando a LGPD foi publicada, essa legislação não é destinada apenas às grandes empresas. O crescimento dos ataques cibernéticos demonstrou que até mesmo as empresas de menor porte também estão sujeitas a esse tipo de ação.
Portanto, é crucial que todos os escritórios de advocacia estejam em conformidade com esses regulamentos para proteger informações confidenciais.
O que é LGPD?
Como pudemos observar ao longo deste artigo, a Lei Geral de Proteção de Dados é uma legislação desenvolvida para trazer regulamentação ao tratamento de informações pessoais por entidades públicas e privadas. Ou seja, essa lei fornece diretrizes mais claras sobre como coletar, armazenar e utilizar informações, garantindo maior proteção à privacidade dos indivíduos.
No que se refere aos escritórios de advocacia, a LGPD traz uma grande preocupação quanto à necessidade de adotar práticas mais rigorosas para a proteção desses dados confidenciais, fortalecendo não só a credibilidade e confiança do consumidor, bem como protegendo a imagem da empresa no mercado.
O que mudou com a implementação da LGPD para advogados?
Dado o grande impacto que essa legislação trouxe para as empresas, foi necessário adotar estratégias que ajudassem a proteger as informações de maneira mais efetiva. No caso dos escritórios de advocacia foi fundamental revisar e ajustar os seus processos internos para que eles estejam de acordo com a legislação.
Isso envolve criar políticas de privacidade, revisar contratos e adotar termos de consentimento para coleta e uso de informações pessoais. Além disso, também é indispensável designar um encarregado de proteção de dados (DPO) para realizar a supervisão e garantir a conformidade com a LGPD.
Embora, em um primeiro momento, toda essa implementação tenha sido um verdadeiro desafio, essas mudanças trouxeram grandes melhorias para o tratamento das informações, protegendo os seus clientes e consumidores contra a ação de usuários não autorizados.
Guia da LGPD aplicado aos escritórios de advocacia
Assim, diante dessa imensa necessidade de adequação e melhoria de processos, a Ordem dos Advogados do Brasil disponibilizou um guia especificamente desenvolvido para a orientação dos escritórios de advocacia na implementação da Lei. Esse guia traz dados e diretrizes fundamentais sobre como os advogados devem adotar as suas práticas e processos às exigências trazidas pela lei, desde a definição de papéis e responsabilidades, até a elaboração de uma política de segurança mais consolidada.
Com base nesse guia, os advogados conseguem implantar e evoluir continuamente uma cultura de integridade e proteção ao direito à confidencialidade dos titulares das informações. Assim, a transparência surge como um princípio fundamental para o tratamento de informações, lidando com cuidado e atenção com todos os dados coletados e utilizados pelos advogados.
Esse guia foi idealizado e desenvolvido pela Comissão Especial de Privacidade e de Proteção de Dados, contando também com o apoio da Comissão de Direito Digital. Assim, o objetivo desse trabalho é proporcionar aos profissionais da área condições estruturais para a conscientização, sensibilização e aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados.
Impactos jurídicos e regulamentares da LGPD nos escritórios de advocacia
A LGPD trouxe um grande impacto regulatório para os escritórios de advocacia ao abordar a coleta e uso de informações pessoais de forma específica. Por conta do advento da legislação, foi necessário que os escritórios de advocacia estabelecessem uma revisão mais abrangente das práticas de gestão de dados pessoais, prosseguindo então com a devida alteração para se adequar aos termos da Lei.
Assim, todas essas mudanças fizeram com que os escritórios modificassem a forma de coleta, armazenamento e processamento de dados, começando, inclusive, pela autorização da coleta.
Além disso, também foi necessário documentar todas as tarefas relacionadas ao uso desses dados pessoais, seguido pela implementação de medidas de segurança para lidar com as solicitações dos respectivos titulares das informações. Isso significa que os titulares dos dados podem ter acesso, proceder com correção e também solicitar a exclusão das informações confidenciais.
8 passos para implementação da LGPD para advogados
Os escritórios de advocacia devem embasar e desenvolver todo o processo de implementação da LGPD com base nos termos da Lei. Nesse sentido, é fundamental atentar-se a algumas etapas necessárias, estabelecidas a partir do guia criado pelo OAB:
1. Definição de DPO
O encarregado de proteção de dados, ou DPO (Data Protection Officer) é um profissional que atua como canal de comunicação entre a empresa, os titulares das informações e a Agência Nacional de Proteção de Dados. Além disso, esse representante tem funções fundamentais dentro da proteção de dados.
Perfil ideal do DPO para escritório de advocacia
Levando em consideração que o encarregado de proteção de dados tem um papel fundamental na implementação da LGPD dentro dos escritórios de advocacia, é preciso escolher um representante que apresente um perfil compatível. Isso significa que esse encarregado deve possuir não só os conhecimentos jurídicos para a execução das tarefas, como também habilidades em gestão de segurança da informação e compliance.
Nesse sentido, o DPO precisa exercer autonomia e independência para estabelecer o monitoramento do cumprimento da LGPD dentro do escritório de advocacia. Ele também precisa ter capacidade técnica para conseguir lidar com as questões relacionadas à proteção de dados.
Principais atribuições e responsabilidades do DPO
O DPO é responsável por supervisionar a conformidade com a legislação, orientar os funcionários, melhorar processos e gerenciar riscos relacionados à proteção das informações. Para que isso seja possível, o DPO deve estabelecer avaliações periódicas do impacto à privacidade, elaborar políticas internas de proteção e funcionar como um ponto de contato para as autoridades reguladoras e os detentores das informações.
Dessa forma, no processo de implementação da LGPD, o DPO também é responsável por promover conscientização sobre a importância da LGPD e segurança da informação, por meio de treinamentos e capacitação.
2. Adoção de mecanismos para controle
Para que a LGPD seja implementada de forma completa, a adoção de mecanismos de controle mais eficientes e robustos é indispensável. Incluindo a implementação de controle de acesso, monitoramento contínuo, criptografia de dados e uso de soluções avançadas contra ameaças.
Assim, a adoção da tecnologia certa pode ajudar o escritório de advocacia a estabelecer um processo de gestão e controle mais adequado, evitando o acesso indiscriminado às informações pessoais. É essencial que apenas usuários autorizados possam visualizar dados sigilosos e que sejam protegidos da melhor forma possível.
3. Normativos de proteção de dados e segurança da informação
O desenvolvimento e implementação de normativos internos para estabelecer as diretrizes para a proteção de dados de segurança da informação é uma etapa muito importante na adequação à LGPD. Através desses normativos, é possível abordar temas importantes, como a classificação de dados, procedimentos de coleta, armazenamento de dados e procedimentos de compartilhamento.
É crucial estabelecer políticas abrangentes que cubram a coleta e o descarte seguro de dados para estar em conformidade total com a LGPD. Assim, as avaliações periódicas de risco também ajudam a atualizar regularmente o sistema e trazer possíveis melhorias para o ambiente operacional.
4. Canal de comunicação ativo
Esse canal de comunicação deve ser desenvolvido com foco em permitir que os funcionários, consumidores ou outras partes interessadas consigam relatar possíveis incidentes de segurança, esclarecer dúvidas ou apresentar solicitações quanto ao seu direito. Dessa forma, esse canal deve ser acessível, confidencial e seguro, de forma a proporcionar uma proteção mais consolidada das questões de privacidade.
Para este canal, deve-se designar um representante responsável pelo recebimento e tratamento das solicitações, garantindo o máximo sigilo nas comunicações.
5. Campanha de conscientização aos colaboradores
A conscientização dos colaboradores é um processo indispensável para que a implementação da LGPD seja sucesso dentro do seu escritório de advocacia. Para isso, é necessário promover campanhas educativas sobre as políticas e procedimentos, estabelecer treinamentos específicos sobre a LGPD e também disseminar os boletins informativos regulares.
Todo esse processo é importante para que os colaboradores entendam a necessidade de se adotar uma postura mais preventiva quanto a prevenção de vazamento de dados e uso indevido de informações e também entender porque a cultura de proteção de dados é tão importante para a empresa. Quanto mais preparados estiverem para lidar com segurança com as informações coletadas, menor será o risco de incidentes cibernéticos e vazamento de dados.
6. Adequação LGPD em contratos já existentes
Considerando que a LGPD é uma legislação relativamente nova, é possível que contratos já existentes não estejam cobertos pelas mudanças trazidas pela legislação. Por esse motivo, é uma exigência da LGPD a revisão e adaptação dos contratos já existentes de forma que eles estejam alinhados com as novas estratégias de proteção de informações.
Assim, é possível atualizar isso incluindo cláusulas sobre o tratamento de dados pessoais, consentimento e direitos dos indivíduos detentores dos dados. Também é essencial estabelecer procedimentos para atualização e renovação desses contratos, com o objetivo de garantir que todos estejam em conformidade com a lei.
7. Criação de um plano de ações preventivas contra incidentes
O plano de ação contra incidentes é utilizado para minimizar os riscos das violações de dados e favorecer uma resposta mais eficaz no caso de algum incidente de segurança. Isso significa que os escritórios de advocacia devem desenvolver e implementar esses procedimentos de forma detalhada, garantindo a detecção, avaliação e a resposta eficiente.
O plano de ação deve incluir comunicação imediata aos titulares e autoridades, conforme exigido pela LGPD. Simulações de incidentes são essenciais para testar e melhorar o plano, identificando vulnerabilidades. As simulações de incidentes são fundamentais para testar o plano de ação, permitindo desenvolver melhorias e combater vulnerabilidades.
Estratégias de comunicação interna para a conscientização sobre a LGPD
Juntamente com esse plano de ação, também devem ser estabelecidas estratégias de comunicação interna para que os colaboradores se mantenham informados sobre as regras da LGPD. Workshops e palestras podem ajudar os colaboradores a entender melhor a legislação na prática.
Desenvolver materiais informativos e incluir conteúdo sobre a Lei durante o onboarding de novos colaboradores ajuda a assegurar um processo educacional contínuo e abrangente.
8. Definição da política de proteção de dados em conformidade com a LGPD para escritório de advocacia
A política de proteção de dados utilizadas pela empresa deve estar em conformidade com a LGPD para conseguir garantir todos os benefícios que a lei agrega. Essa política deve trazer em seu conteúdo diretrizes sobre o tratamento de dados pessoais, assim como a sua coleta e utilização.
Além disso, a política também deve trazer procedimentos para a gestão do consentimento dos titulares das informações, respostas a solicitações e implementação de avaliações periódicas para conformidade. Essa política pode ajudar a fortalecer a imagem da empresa e garantir que exista um compromisso sério com a privacidade e a segurança dos dados que são coletados dos clientes.
Exemplos de implementações bem sucedidas da LGPD em escritórios de advocacia
A implementação bem sucedida da LGPD evita a exposição do nome da empresa relacionado a incidentes de segurança. Isso significa que o objetivo é justamente esse, evitar que a empresa tenha sua imagem impactada no mercado por conta de tratamento inadequado de informações.
Devido à natureza sigilosa da atividade jurídica, é praticamente impossível encontrar exemplos públicos de implementação bem sucedida da LGPD. Mas é possível encontrar empresas de serviços profissionais e empresas de outros segmentos que conseguiram implementar a LGPD e garantir todos os benefícios que essa legislação consegue agregar.
Lições aprendidas e melhores práticas de outros escritórios
Diversos escritórios de advocacia adotaram medidas inovadoras para trazer conformidade e proteção dos dados pessoais. Existem exemplos no mercado de escritórios que implementaram o sistema de gerenciamento de consentimento, o que permitiu aos clientes um controle mais assertivo sobre as suas informações.
A implementação de programas de treinamento foi crucial para enfatizar a importância da segurança da informação e conformidade com a Lei. A colaboração entre as equipes multidisciplinares também foi fundamental para o sucesso nessa adaptação.
Modelo de política de proteção de dados para advogados
A política de proteção de dados é indispensável para os escritórios de advocacia que desejam garantir a conformidade com a Lei. Um modelo de política de proteção de dados eficaz deve ser baseado nas necessidades e requisitos da empresa, alinhando-se de forma efetiva com a legislação.
Isso envolve definir responsabilidades, procedimentos de coleta, armazenamento, compartilhamento de informações de diretrizes para gerenciamento de incidentes.
Esse documento deve ser transparente e acessível a todos os colaboradores, além de passar por um processo de revisão contínuo para que ele mantenha a sua eficácia. A política de proteção de dados para advogados assegura conformidade legal e aumenta a confiança dos clientes na empresa.
A política de proteção de dados para advogados não é apenas um documento essencial, mas uma garantia de segurança e conformidade legal para o escritório. Desenvolvemos um modelo de “Política de Proteção de Dados Sensíveis em conformidade com a LGPD” para fortalecer a segurança da informação do seu escritório de advocacia. Clique aqui e baixe o modelo gratuitamente.
Desafios da implementação da LGPD nos escritórios de advocacia
Embora seja uma legislação que veio para ajudar e proporcionar mais segurança para os detentores das informações, a LGPD trouxe consigo também alguns desafios na sua implementação. Devemos entender que por muitos anos estabelecemos os processos de uma maneira específica, e de repente foi necessário repensar essas estratégias.
Desde o início da sua vigência, ficou evidenciada a necessidade de construir uma mudança de paradigmas e implementar uma política de governança de privacidade mais eficiente. A existência de fluxos multidimensionais dentro da rotina dos escritórios de advocacia trouxe também um desafio grandioso na sua adequação dos processos.
Importância da LGPD no dia a dia
No cotidiano de um escritório de advocacia, atividades como análise de processos, petições, consultas, reuniões e audiências exigem um tratamento cuidadoso de dados. Para isso, os escritórios adotaram procedimentos e ferramentas para assegurar a proteção e a privacidade dessas informações, sem que essas alterações prejudiquem seu dia a dia.
Todos esses processos implementados na rotina do escritório devem ser fortalecidos, principalmente nas dinâmicas que possam criar vulnerabilidades. Por exemplo, parcerias entre advogados e profissionais externos podem aumentar o risco de exposição inadequada de informações.
A contratação de mão de obra externa exigiu que os escritórios fizessem ajustes nos contratos e cuidados adicionais na manipulação de dados por terceiros.
Essas mudanças tornaram a LGPD parte essencial da rotina diária desse setor, aumentando a atenção ao sigilo de dados e fortalecendo a imagem no mercado.
Todas as informações que são utilizadas pelo escritório de advocacia devem ser coletadas com base em um tratamento de dados mais fortalecido, considerando o princípio de transparência, finalidade e necessidade. É importante lembrar que a LGPD impõe sansões severas em caso de descumprimento, levando os escritórios de advocacia a desenvolverem programas robustos para garantir a conformidade.
Desafios culturais e de mudança de comportamento
Um dos principais fatores que fazem da implementação da LGPD nos escritórios de advocacia um desafio, está relacionada à cultura do escritório. Embora as atividades e os processos de tratamento de dados tenham sido feitos de uma maneira distinta por muitos anos, se fez necessário transformar esses processos para garantir a segurança dos consumidores.
Estabelecer a mudança cultural e comportamental dentro dos escritórios de advocacia foi um desafio complexo. Muitos profissionais estão acostumados com uma abordagem informal em relação à proteção de dados, o que pode não atender às exigências da legislação. É responsabilidade da empresa estabelecer que todos os processos de tratamento de dados sejam documentados e justificados, garantindo a sua proteção e conformidade.
Adaptação tecnológica e atualização de sistemas
Para que todo esse processo de adaptação ocorresse conforme esperado, foi necessário adotar tecnologias para aumentar a proteção dos dados. Relacionado a isso, foi necessário investir em adaptação tecnológica e atualizações de sistema dentro dos escritórios de advocacia, como forma de garantir que os dados estejam longe do acesso de usuários não autorizados.
Para adotar e usar tecnologia, também foi necessário implementar avaliações periódicas para identificar vulnerabilidades e manter atualizações constantes na política de segurança da informação. Quanto mais adaptado estiver o escritório com relação a tecnologias utilizadas, mais fácil será garantir a conformidade com a LGPD.
Precisamos entender que é objetivo do escritório de advocacia proteger os interesses dos seus clientes e manter a sua imagem consolidada no mercado.
Gestão de riscos e avaliação contínua de compliance
O texto da LGPD exigiu que as empresas adotassem uma abordagem proativa na gestão de riscos e avaliação contínua do compliance. E isso não é diferente dentro dos escritórios de advocacia, que precisaram adotar um processo de identificação e análise constante de potenciais vulnerabilidades.
À medida que a tecnologia está sempre evoluindo, as organizações precisam atualizar constantemente suas práticas de gestão para atender aos padrões de proteção. A gestão de riscos não se refere apenas às estratégias de segurança cibernética, como também aos aspectos éticos, legais e operacionais do tratamento de dados. Por essa razão, o treinamento e capacitação dos colaboradores é uma etapa fundamental para as empresas que desejam se manter de acordo com a LGPD.
A implementação da LGPD é um marco importante nos escritórios de advocacia, trazendo benefícios após de um processo de adaptação rigoroso. Além de reforçar a proteção das informações pessoais utilizadas pela empresa, a LGPD também incentiva uma cultura de transparência e responsabilidade neste setor.
Embora os desafios sejam diversos, as mudanças comportamentais, adoção de ferramentas e investimento em tecnologia podem trazer uma enorme oportunidade de inovação e diferenciação dentro do mercado. Isso permite que os escritórios se destaquem pela excelência na proteção de informações, fortalecendo o relacionamento com os clientes e melhorando sua imagem e confiança no mercado.
