Conhecida como Política de BYOD (Bring your own device – Traga o seu próprio dispositivo em tradução livre), a utilização de dispositivos pessoais é uma política implementada pelas empresas que tem como objetivo permitir que os colaboradores utilizem dispositivos próprios, como computadores, tablets e telefones para o acesso aos dados e redes da empresa e realização das suas tarefas em horário de trabalho. Dessa forma, a organização não precisa disponibilizar dispositivos e forçar os colaboradores a utilizá-los para realizar as suas atividades.
Essa política trouxe uma transformação significativa para empresas de todos os segmentos, uma vez que a grande maioria as utiliza no ambiente de trabalho.
Além de ser uma metodologia que garante aumento de produtividade para todos os colaboradores, a utilização de dispositivos pessoais também contribui para a economia de custos e melhoria da satisfação no ambiente de trabalho. Entretanto, é fundamental que a empresa tome alguns cuidados específicos para garantir a boa utilização desses dispositivos e a redução dos danos diante dessa ameaça cibernética da atualidade.
Política de BYOD: entenda o conceito
A BYOD, de forma simplificada, é uma política que permite que os colaboradores utilizem dispositivos próprios para realizar as atividades no ambiente de trabalho. Essa utilização é regida com base em políticas e estratégias de segurança voltadas para a proteção das redes e informações armazenadas pelo negócio.
Além de proporcionar mais economia para as empresas, essa estratégia também permite que os funcionários tenham mais flexibilidade em sua rotina, desde que cumpridos todos os requisitos e que haja muito equilíbrio para manter a produtividade.
Diferentemente do que se pensa, a implementação dessa estratégia é mais complexa do que aparenta ser. Na verdade, a implementação das estratégias envolve diversas etapas essenciais, desde a criação da política de segurança, gerenciamento de dispositivos e estratégias para acesso seguro, até a implementação de medidas para manter a produtividade.
Isso porque é responsabilidade da empresa garantir, de acordo com as especificações da Lei Geral de Proteção de Dados, os requisitos necessários para que as informações armazenadas e manipuladas se mantenham seguras. A utilização de dispositivos pessoais, embora benéfica, deve ser uma estratégia observada e implementada de acordo com requisitos específicos de segurança.
BYOD na prática: o que muda para sua empresa
Sabemos que o BYOD é uma estratégia que vem ganhando cada vez mais espaço dentro do mercado. O avanço da transformação digital proporcionou a utilização de recursos cada vez mais inteligentes e eficientes para garantir mais produtividade e segurança, incluindo a utilização de dispositivos próprios.
Contando com dispositivos cada vez mais completos, é possível realizar atividades de diversos tipos no ambiente de trabalho. Por esse motivo, as organizações viram na utilização de dispositivos pessoais uma estratégia inteligente e assertiva para garantir a realização de tarefas e manter a produtividade dos colaboradores.
A Fundação Getúlio Vargas realiza anualmente uma pesquisa sobre o uso de tecnologia no Brasil, trazendo dados importantes sobre a quantidade de dispositivos e a forma como esses aparelhos são utilizados. De acordo com esse estudo, o Brasil conta com 249 milhões de smartphones em uso, representando um número de 1.2 smartphones por habitante. Considerando tablets e notebooks, esse número salta para 364 milhões de dispositivos portáteis.
Saiba porque essa tendência exerce um grande impacto na rotina das organizações:
Dados como esse evidenciam a forte presença da utilização de dispositivos móveis entre a população, se tornando uma oportunidade interessante para que as empresas aumentem a sua produtividade e garantam diversos benefícios, como a redução de custos e melhoria do clima organizacional, que veremos mais detalhadamente a seguir.
Benefícios do BYOD
A estratégia foi apresentada pela Intel, gigante no setor de tecnologia, que passou a aplicar o BYOD em 2009. Acompanhando a tendência, empresas como a Microsoft passaram a permitir que os colaboradores utilizassem seus próprios dispositivos para a realização das atividades diárias.
Como podemos observar, a utilização de dispositivos pessoais vem apresentando um grande crescimento entre as empresas. Esse crescimento se dá, principalmente, por conta dos grandes benefícios que esse processo pode proporcionar como veremos a seguir:
Aumento de produtividade
O aumento da produtividade é um dos maiores benefícios da utilização de dispositivos próprios dentro do ambiente de trabalho. Isso porque a utilização de um dispositivo que o usuário já esteja habituado, sem a necessidade de utilizar um equipamento da empresa, faz com que esses colaboradores se sintam mais à vontade para realizar as suas tarefas.
Isso significa que a utilização de dispositivos pessoais elimina a necessidade de treinamento e capacitação para a realização das tarefas em um dispositivo desconhecido. Além disso, a utilização dos dispositivos próprios também permite que os trabalhadores realizem as suas tarefas de forma remota com mais conforto e segurança.
Economia de custos
A economia de custos é um dos principais benefícios da utilização dessa metodologia. Com a ajuda do BYOD, sua empresa deixará de investir em equipamentos e dispositivos a serem utilizados no dia a dia, reduzindo os custos não só com aquisição como também com o rastreamento, gerenciamento, manutenção e upgrade.
A implementação do BYOD é uma estratégia que vai permitir que a sua organização invista os seus recursos em outras estratégias tão importantes quanto essa, garantindo que os seus investimentos sejam direcionados com mais inteligência.
Melhoria do clima organizacional
Para garantir mais produtividade, é importante que a empresa consiga estabelecer um clima organizacional adequado. Os colaboradores que utilizam o próprio dispositivo para realizar as suas tarefas se sentem mais confortáveis quanto à realização das suas atividades, principalmente pela familiaridade com o próprio ambiente.
Além disso, os dispositivos pessoais permitem a implementação do trabalho remoto de maneira mais fácil, sendo um excelente benefício para os colaboradores. Outro grande diferencial é que a utilização dos dispositivos próprios vai garantir que o seu colaborador se sinta mais confortável e capacitado para realizar as suas tarefas
É visto de forma positiva pelos colaboradores
Sabemos que os colaboradores tendem a se sentir pressionados ou controlados quando se vêem obrigados a utilizar os dispositivos fornecidos pela empresa. A possibilidade de utilizar os próprios dispositivos na realização das atividades diariamente é considerada como um benefício para os colaboradores, demonstrando que a empresa é diferenciada e com foco na inovação tecnológica.
Em alguns casos, as organizações até mesmo oferecem um reembolso pela utilização dos dispositivos próprios durante as tarefas diárias, sendo muito positivo para os colaboradores.
Otimização do processo de integração e desligamento de colaboradores
Sabemos que a rotatividade de funcionários é algo a ser evitado, sendo um problema muito grande dentro das empresas. Contudo, facilitar esse processo pode ser extremamente positivo para a organização.
A utilização de dispositivos pessoais permite que a empresa realize esse processo de desligamento com mais facilidade, sem preocupação quanto a devolução dos dispositivos e o acesso desses colaboradores às redes e sistemas da empresa.
Por que o BYOD é um conceito em grande crescimento?
A mobilidade digital vem se mostrando cada vez mais presente com a evolução tecnológica. Atualmente é praticamente impossível encontrar uma pessoa que não utiliza diariamente um smartphone, computador ou tablet na sua rotina, demonstrando como nos tornamos conectados a esses dispositivos.
De acordo com o relatório de segurança BYOD desenvolvido pela Bitglass , durante a recente pandemia da covid-19, 82% das organizações mudaram a sua metodologia para uma estratégia de utilização dos dispositivos dos próprios funcionários. Contrariando as expectativas, essa mudança trouxe um grande aumento na produtividade nos resultados obtidos por essas empresas.
Nesse sentido, podemos observar como o amplo crescimento do BYOD no mercado pode ser evidenciado através de números impressionantes. Cada vez mais empresas vêm adotando essa estratégia para garantir não só a economia de custos, como também o aumento da produtividade durante a rotina de trabalho.
Um dos exemplos mais populares quanto à realização da implementação dessa estratégia é a gigante da tecnologia Intel, principal responsável pela popularização da estratégia e pioneira na implementação em 2009. A política BYOD da Intel consegue cobrir mais de 30 mil dispositivos dos colaboradores, sendo um número impressionante.
Para que essa mudança tivesse sucesso, a gestão estabeleceu um processo de comunicação transparente e efetivo com seus colaboradores, deixando claro quais os tipos de informações que poderiam ou não ser vistas durante a utilização dos dispositivos durante o horário de trabalho. Esse processo de comunicação se mantém até hoje, de forma que a empresa se encontra sempre disponível para esclarecer dúvidas e oferecer orientações sobre BYOD.
Quais os riscos do BYOD para sua empresa?
Assim como qualquer estratégia, a utilização de dispositivos pessoais para a realização de atividades na empresa também apresenta alguns pontos negativos, como veremos a seguir:
- Os colaboradores apresentam uma grande preocupação com relação à privacidade das informações e a visibilidade dos dados;
- A utilização de dispositivos pessoais também pode aumentar os riscos de segurança cibernética, caso a sua empresa não conte com ferramentas e estratégias específicas para tal;
- Empresas relacionadas com finanças, saúde e órgãos governamentais também podem apresentar alguns desafios para conformidade na implementação do BYOD, principalmente com relação à manipulação e visualização de dados pessoais.
Entretanto, com a utilização dos recursos de segurança corretas, o BYOD pode ser uma solução muito eficiente e completa para sua organização. O mais importante é que a empresa esteja preparada para implementar essa estratégia e garanta que os colaboradores tenham disponíveis todos os recursos de segurança necessários para manter a privacidade e a segurança durante a utilização desses dispositivos.
Implementando o método com segurança
Antes de implementar esse método dentro das empresas, é necessário que os gestores considerem alguns fatores primordiais. O primeiro passo desse processo é realizar uma avaliação completa para garantir que a infraestrutura adequada para essa metodologia e se essa alteração poderá ser benéfica para o negócio.
Feito isso, também é fundamental determinar qual será a forma como os dados serão disponibilizados para os colaboradores. Considerando que esses dispositivos serão utilizados para a realização das tarefas essenciais da organização, é essencial que a sua empresa determine qual a forma que os dados poderão ser acessados com segurança e como os colaboradores poderão fazer isso com facilidade.
Também é necessário garantir que as informações se mantenham seguras e confidenciais durante a realização das tarefas. Mais do que se adequar a LGPD, é preciso que a sua empresa garanta que os detentores dessas informações tenham seus direitos garantidos e a imagem da sua empresa não seja prejudicada por vazamento ou perda de informações confidenciais.
Analisados esses fatores, pode ser iniciada a implementação da política do BYOD dentro da sua organização. Para que isso seja possível, este processo pode acontecer de acordo com algumas etapas:
- Planejamento de metas e objetivos claros para implementação do BYOD;
- Criação de políticas para o uso de dispositivos pessoais durante o horário de trabalho, incluindo a segurança das informações, privacidade de dados e conformidade;
- Transmissão das diretrizes dessa política, para que todos os colaboradores compreendam as implicações do uso de dispositivos pessoais para o trabalho;
- Implementação de recursos de segurança para garantir a segurança das informações;
- Implementação de recursos de gerenciamento de dispositivos para o rastreio, monitoramento e controle de segurança;
- Implementação de recursos para segmentação de dados, para que seja possível separar as informações pessoais dos dados relacionados com a atividade do colaborador;
- Criação de uma estratégia para suporte técnico, caso o colaborador precisede ajuda com problemas técnicos;
- Treinamento dos colaboradores sobre políticas, recursos de segurança e procedimentos relacionados com essa nova metodologia;
- Realização de monitoramento a fim de determinar se o programa de BYOD vai entregar nos resultados esperados;
- Avaliação dos resultados e atualizações para implementação de melhorias.
Como criar uma política de segurança eficaz
A política de segurança a ser implementada pela sua empresa após a adoção de uma metodologia de uso de dispositivos pessoais deve considerar todos os fatores relacionados com a atividade e a rotina desses colaboradores. Isso significa que essa política deve abordar os requisitos de segurança relacionados à realização das tarefas diárias e também sobre o comportamento deste usuário no ambiente digital.
É muito importante que seus colaboradores entendam a importância de estabelecer um comportamento digital seguro para evitar as ameaças cibernéticas que podem prejudicar não só as informações das empresas, como também os dados pessoais deste usuário.
A política de segurança vai dar embasamento para que os colaboradores entendam o impacto que os ataques cibernéticos podem ter na segurança das informações da empresa, compreendendo que a utilização de dispositivos pessoais é um benefício.
Proteção em primeiro lugar
Sabemos que a segurança das informações tem um aspecto prioritário dentro das empresas. Além de proteger as informações dos seus clientes e consumidores, também é necessário que o negócio se preocupe com os dados armazenados de colaboradores, fornecedores e parceiros.
A adoção de ferramentas de segurança nos dispositivos que são utilizados para realização das tarefas diárias é indispensável para manter a proteção das informações. É responsabilidade da empresa garantir que esses dados se mantenham protegidos e que os colaboradores utilizam com inteligência e segurança os dispositivos relacionados ao trabalho.
A Lei Geral de Proteção de Dados trouxe protocolos a serem seguidos para garantir a proteção das informações. Seguir esses protocolos é muito mais do que apenas obedecer a uma série de orientações: é imprescindível que haja uma mudança na postura da empresa e de seus colaboradores, adotando uma cultura de segurança digital.
Investir na conscientização dos colaboradores é essencial
A utilização de dispositivos pessoais do ambiente de trabalho é uma estratégia que deve ser implementada cuidadosamente e considerando todos os fatores relacionados à segurança cibernética. Isso significa que a sua empresa não irá realizar uma liberação imediata dos dispositivos: deve acontecer de maneira cuidadosa e planejada, como forma de garantir que essa mudança seja benéfica e que não traga nenhum risco para a organização.
Por essa razão, a política de segurança não deve ser apenas bem desenvolvida, é fundamental que a empresa conscientize os colaboradores de uma forma transparente e simplificada. Dessa forma, a sua empresa poderá fazer com que eles entendam a importância de uma postura mais segura no ambiente digital e por que as ferramentas de segurança são tão importantes na rotina.
Quanto mais preparados os colaboradores estiverem para lidar com as ameaças cibernéticas, menor será o risco desses problemas causarem prejuízos para sua organização. A conscientização é um processo indispensável e deve ser estabelecido antes mesmo da liberação dos dispositivos para uso na empresa.
Adote ferramentas eficazes para garantir a segurança e a produtividade
Sabemos que existem diversas opções de soluções tecnológicas que podem ser utilizadas com o objetivo de garantir mais segurança e privacidade para as informações. Contudo, é imprescindível escolher ferramentas confiáveis e empresas bem consolidadas no mercado para garantir toda a proteção que o seu negócio precisa.
As ferramentas de segurança utilizadas pela sua organização, como é o caso das plataformas de controle de acesso à internet e segurança, devem proporcionar todos os recursos que a sua empresa precisa para que essa estratégia consiga alcançar os seus objetivos. Por esse motivo, o processo de escolha deve ser feito cuidadosamente e considerar todos os fatores que possam impactar a rotina da sua organização.
Sabemos que existem diversas opções de soluções tecnológicas que podem ser utilizadas com o objetivo de garantir mais segurança e privacidade para as informações. Contudo, é imprescindível escolher ferramentas confiáveis e empresas bem consolidadas no mercado para garantir toda a proteção que o seu negócio precisa.
As ferramentas de segurança utilizadas pela sua organização, como é o caso das plataformas de controle de acesso à internet e segurança, devem proporcionar todos os recursos que a sua empresa precisa para que essa estratégia consiga alcançar os seus objetivos. Por esse motivo, o processo de escolha deve ser feito cuidadosamente e considerar todos os fatores que possam impactar a rotina da sua organização.
Ao optar pelos serviços da Lumiun, sua empresa poderá contar com uma solução abrangente que inclui não apenas o controle de acesso à internet, mas também recursos avançados de segurança cibernética. Essa plataforma oferece uma gama de funcionalidades, desde a criação de regras e políticas de acesso até o monitoramento em tempo real, proporcionando uma experiência completa em termos de segurança e produtividade.
Além disso, a Lumiun destaca-se pelo compromisso com a conformidade, atendendo a regulamentações como a LGPD, e pela eficácia comprovada em empresas de diversos setores. Ao adotar as soluções da Lumiun, sua empresa estará investindo em uma abordagem robusta e confiável para garantir a integridade das informações e a eficiência operacional. Afinal, a segurança e a produtividade são pilares essenciais para o sucesso organizacional no cenário digital.
