Dentro do setor jurídico, existe uma grande preocupação com o aumento e a manutenção da produtividade dos funcionários. Por conta das características inerentes à função e ao mercado jurídico, essa pauta tem se tornado cada vez mais relevante. Quanto mais inteligentes e eficientes forem os métodos e estratégias utilizados, maiores serão os lucros. Por essa razão, aumentar a produtividade em escritórios de advocacia é um assunto de extrema relevância para os gestores.
Nesse cenário, há uma busca constante por ferramentas e soluções que ajudem a aumentar a produtividade dos colaboradores e garantir a proteção de dados confidenciais. O principal objetivo, no que se refere ao setor de advocacia, é garantir uma maior produção no menor tempo possível, para aumentar a entrada de honorários e favorecer o sucesso do negócio.
Com o trabalho realizado através da internet, a segurança digital também se torna uma grande preocupação para as empresas. Os ataques cibernéticos evoluem todos os dias, e pequenos pontos de vulnerabilidade podem causar imensos prejuízos para um negócio, principalmente com a perda de dados, vazamentos de informações e ataques que geram perdas financeiras, como é o caso do ransomware.
Por se tratar de uma atividade que está diretamente relacionada com a quantidade de tarefas que é realizada, o advogado precisa estar em constante movimento para conseguir garantir mais lucro e resultados superiores, sem que a segurança das informações seja prejudicada de alguma maneira. Dessa forma, a luta desse profissional é diária a fim de garantir a execução das atuais demandas e, paralelamente, buscar novas oportunidades para aumentar os seus rendimentos.
A importância da segurança da informação em escritórios de advocacia
Os crimes cibernéticos têm ganhado cada vez mais espaço e causando prejuízos imensuráveis para empresas de todos os segmentos. No que tange às necessidades do escritório de advocacia, principalmente depois da Lei Geral de Proteção de Dados, houve um aumento meteórico na necessidade de proteger informações e garantir a confidencialidade dos dados. Nesse sentido, o uso e manipulação de dados na internet deve ser uma preocupação e uma prioridade para os gestores dentro do mercado jurídico.
De acordo com dados de janeiro, o Brasil teve um aumento de 37% nos ataques cibernéticos sofridos pelas empresas, somente no terceiro trimestre de 2022. A nível mundial, o crescimento foi de 28%, evidenciando a vulnerabilidade das empresas nacionais quanto à segurança digital.
Para que possamos entender o impacto da segurança da informação dentro dos escritórios de advocacia, precisamos compreender como se aplica esse conceito dentro desse mercado.
A segurança da informação consiste em uma estratégia voltada para proteção e gestão de dados, evitando roubos, vazamentos e perdas de informações sigilosas, além de danos aos equipamentos, sistemas, redes e servidores decorrentes de ataques cibernéticos. Uma valiosa aliada da estratégia de segurança da informação é a criação de uma política de uso da internet. Sabe como ela funciona? Confira esse vídeo sobre o assunto:
Isso quer dizer que esse conjunto de medidas ajuda a proporcionar um combate ativo contra as ameaças digitais. Dentro de um escritório de advocacia, as informações que são armazenadas podem conter dados estratégicos ou confidenciais de clientes, e a sua exposição pode representar um grande prejuízo para o negócio.
Os riscos da exposição de informações confidenciais
Como mencionado acima, a exposição de dados armazenados por um escritório de advocacia pode causar diversos problemas para o advogado e seu cliente. A Lei Geral de Proteção de Dados traz em seu artigo 46 que:
“Os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.”
Por conta do determinado nesse artigo e em outros dispositivos legais, escritórios de advocacia precisam ter em mente que um gerenciamento seguro e inteligente dos riscos deve ser implementado. Além dessa estratégia, também devem ser adotadas algumas medidas de segurança que ajudem a identificar, evitar e eliminar possíveis pontos de vulnerabilidade que podem favorecer a exposição das suas informações.
O Código de Ética da Ordem dos Advogados do Brasil determina que é obrigação do advogado manter sigilo sobre as informações e fatos que lhe sejam informados durante o exercício da sua profissão. Isso quer dizer que os dados fornecidos pelos seus clientes devem ser protegidos acima de tudo, evitando vazamentos e perdas de dados que, além de prejudicar o bom andamento dos processos, também podem favorecer golpes e tentativas de extorsão.
Outro grande prejuízo para os escritórios de advocacia que não possuem uma boa gestão em Segurança da Informação está no fato de que possíveis falhas, vazamentos, roubos e perdas de dados causam um imenso impacto à imagem do escritório no mercado. Isso pode acabar prejudicando a continuidade de suas atividades e o sucesso da empresa.
Os ataques cibernéticos direcionados a um escritório de advocacia não são uma novidade e aumentam consideravelmente todos os anos. A violação de dados nesse segmento de negócio costuma trazer muitos lucros para o cibercriminosos, de forma que esse tipo de negócio está sempre entre os mais atacados.
Com o avanço da tecnologia, os escritórios de advocacia também se tornaram mais dependentes de recursos tecnológicos, de forma que boa parte das informações necessárias para o atendimento dos clientes ficam armazenadas em dispositivos como computadores e smartphones. Embora essa tecnologia ajude a agilizar os processos, ela também aumenta o risco de exposição de informações.
Por conta da sensibilidade das informações que são trocadas e armazenadas pelos advogados, os cibercriminosos buscam obter essas informações de forma ilícita para realizar vazamentos, tentativas de extorsão e solicitar pagamento de resgate, que acontece nos ataques do tipo ransomware .
As melhores práticas de segurança para escritórios de advocacia
Diante de todos esses problemas que podem ser causados pelo vazamento de informações, é de extrema necessidade que sejam adotadas estratégias que ajudem a aumentar a segurança dentro dos escritórios de advocacia. Para isso, trouxemos algumas práticas que podem contribuir para a manutenção da confidencialidade dos dados armazenados:
Políticas de segurança da informação
A política de segurança da informação consiste em um documento que traz práticas, regras e medidas voltadas para garantir a proteção dos dados e sistemas de um negócio. Dentro de um escritório de advocacia, ela precisa incluir quais são as medidas que devem ser seguidas pelos funcionários para lidar com informações confidenciais, quais os tipos de acesso que podem ser realizados, regras para proteção de dispositivos móveis e um protocolo de emergência caso haja algum vazamento ou ataque cibernético.
O principal objetivo desse documento é minimizar os riscos, perdas e violações relacionados à tecnologia de uma empresa. Através dele, os gestores conseguem proteger as informações atendendo a todas as legislações vigentes e garantindo mais segurança para os clientes.
Treinamento para os colaboradores
De nada adianta contar com uma política de segurança da informação eficiente e inteligente, se os colaboradores não estiverem preparados quanto a essas novas práticas. É essencial que haja um processo de capacitação que ajude a todos os funcionários a entenderem a importância da proteção de dados e como determinadas atitudes podem prejudicar o negócio.
Capacitando os colaboradores de diferentes áreas dentro do escritório de advocacia, é possível trazer mais proteção e evitar diversos problemas que prejudicam o andamento das atividades.
Utilização de softwares de segurança
Os antivírus e Firewalls são essenciais para manter a segurança dos dados armazenados e dos dispositivos e sistemas utilizados pela empresa. Existem diversas soluções no mercado, cada qual com suas características específicas. Por esse motivo é importante que seja feita uma pesquisa prévia a fim de determinar qual o melhor recurso para atender as necessidades da empresa.
Essas ferramentas ajudam a detectar possíveis ameaças e consegue bloqueá-las antes que causem algum prejuízo real ao negócio.
Gerenciamento de acesso aos dados
Embora a internet seja essencial para muitas atividades realizadas dentro de um escritório de advocacia, ela também conta com recursos que prejudicam a produtividade dos funcionários e aumentam a vulnerabilidade dos sistemas e redes de informações da empresa.
O controle de acesso ajuda a garantir que somente os recursos essenciais ficarão disponíveis para as atividades do dia a dia e ajuda a evitar que os indivíduos não autorizados tenham acesso a todos os recursos. O controle de acesso é importante para evitar que informações sigilosas sejam acessadas por pessoas não autorizadas, reduzindo as chances de vazamentos.
A relação entre segurança da informação e produtividade dos colaboradores
Como vimos, garantir a segurança dos recursos digitais de uma empresa é essencial para evitar vazamentos e a aplicação de golpes cibernéticos. Contudo, a produtividade também pode ser muito impactada por uma falta de estratégia voltada para a segurança das informações.
Ao focar na segurança da informação, a empresa consegue também contribuir para aumentar a produtividade. Isso acontece graças a alguns alguns fatores, como:
Sem paradas para manutenção
Alguns vírus e malwares presentes no mercado que são muito utilizados pelos Cibercriminosos, podem prejudicar o bom funcionamento dos dispositivos utilizados dentro da empresa. Se esses dispositivos ficarem indisponíveis, o andamento das atividades é prejudicado e, por consequência, a empresa pode não conseguir atender aos prazos e demandas.
Evitando esse tipo de ameaça, os gestores conseguem manter todos os dispositivos com um bom funcionamento e contribuem para uma boa produtividade de todos os funcionários. Investir em segurança da informação ajuda a garantir o bom desempenho dos computadores e dos funcionários.
Aumenta o foco nas atividades
O bloqueio de determinados recursos, acessos e ferramentas desnecessárias utilizados durante o horário de trabalho, não contribui somente para a segurança dos dados. Através das estratégias, os funcionários conseguem se manter mais focados naquilo que é realmente importante para a estratégia do escritório e trazer resultados cada vez melhores.
Exemplos de práticas que podem aumentar a produtividade sem comprometer a segurança da informação
Se o seu objetivo é aumentar a produtividade dos colaboradores dentro dos escritórios de advocacia, confira algumas dicas que preparamos que vão te ajudar a alcançar suas metas sem prejudicar a segurança da informação da empresa:
Melhore o clima organizacional
O ambiente onde os colaboradores realizam suas atividades deve ser adequado para que as atividades sejam realizadas com tranquilidade. Isso quer dizer que, além de toda a infraestrutura necessária para que eles consigam trabalhar com conforto e segurança, a empresa também precisa garantir que essa equipe esteja motivada e seja acompanhada da melhor forma possível.
Realizar uma pesquisa entre os funcionários ajuda a identificar possíveis pontos de melhoria e contribui para a implementação de medidas voltadas para a otimização do clima no ambiente organizacional.
Foco na gestão de pessoas
Sabemos que dentro de um escritório de advocacia as cobranças podem ser inúmeras e muitas vezes os colaboradores se sentem pressionados a alcançar resultados a todo custo.
Para evitar problemas e ajudar os colaboradores a se envolverem melhor com as metas e demandas da empresa, é possível investir em práticas mais inteligentes de gestão de pessoas, que vão ajudar no acompanhamento dos colaboradores e auxiliá-los a alcançar as suas metas. Um bom exemplo disso é a realização de feedbacks constantes e dinâmicos.
Invista na automação
Existem muitos processos que podem ser melhorados através de recursos tecnológicos e que podem possibilitar que você aumente a produtividade dentro do escritório de advocacia.
Muitas atividades que fazem parte da rotina podem ser realizadas de forma automática, liberando os colaboradores para tarefas mais importantes e evitando a sobrecarga. A automação dos processos pode ser uma valiosa aliada e ajudar o seu negócio a alcançar o sucesso que tanto almeja.
Fortaleça a comunicação
Muitos problemas que acontecem dentro das empresas são causados pelo problema de comunicação entre gestores e funcionários. Investir em uma comunicação de qualidade ajuda a aumentar a produtividade e reduzir a incidência de erros.
A troca de informações dentro da empresa deve ser clara e transparente e os colaboradores devem se sentir livres para esclarecer suas dúvidas e buscar informações com os seus gestores.
Conclusão
Ao longo deste artigo, pudemos entender que aumentar a produtividade e proteger os dados confidenciais dentro do seu escritório de advocacia pode ser mais simples do que você. É muito importante que a empresa adote medidas de segurança eficientes para evitar vazamentos, roubos e utilização indevida das informações armazenadas pelo escritório.
Além disso, essas medidas também podem contribuir para o aumento da produtividade e, por consequência, dos resultados do negócio. Dessa forma, é uma estratégia que entrega inúmeras vantagens para os negócios que desejam se manter competitivas no mercado.
Em uma realidade onde a competitividade é tão acirrada, todos os recursos que permitam garantir um crescimento substancial devem ser considerados. A Lumiun conta com diversas ferramentas que podem te ajudar a garantir uma gestão mais eficiente dos acessos realizados dentro da empresa.
Através dos nossos recursos, o seu escritório pode estabelecer um controle de acessos mais assertivo, aumentar a produtividade e contribuir para a segurança das informações dentro da empresa.
Até mais!
