A gestão de tempo é uma das coisas mais importantes para quem busca aumentar a sua produtividade e fazer com que o seu dia renda o máximo possível. Se individualmente isso é importante, para gestores esse é um aspecto primordial para o sucesso de um negócio. Quando o assunto é gestão de tempo na internet, essa preocupação é ainda maior.
Uma vez que é praticamente impossível encontrar um negócio na atualidade que não precise de internet, se manter conectado durante o horário de trabalho se tornou imprescindível. Contudo, ao mesmo tempo que a internet é um ambiente rico em conteúdos e informações, também é um local onde as distrações se espalham como fumaça. Dessa forma, se torna necessário encontrar formas de produzir mais e evitar desperdício de tempo durante a jornada de trabalho.
Basicamente, a gestão de tempo consiste em uma metodologia que ajuda a priorizar as atividades importantes dentro do menor tempo possível. Por exemplo: encaixar um número X de tarefas dentro de uma jornada de trabalho de 8 horas diárias, ou conseguir estudar todas as matérias da faculdade dentro do tempo disponível no final de semana, sem deixar nada pendente.
Podemos aplicar métodos de gestão de tempo em todos os aspectos da nossa vida, agregando mais organização e qualidade de vida, independente de quais sejam as tarefas.
Como fazer a gestão do tempo?
Antes de mais nada, é necessário realizar um mapeamento completo de todas as tarefas e obrigações que devem ser cumpridas e qual o tempo disponível para que tudo seja feito adequadamente. Além disso, é importante determinar quanto tempo é necessário para que cada tarefa seja concluída corretamente e quais são as prioridades, de forma a organizar melhor a rotina dos colaboradores.
Para te ajudar, trouxemos algumas dicas de gestão de tempo na internet da empresa que podem otimizar o dia a dia e aumentar consideravelmente a sua produtividade. Veja a seguir:
1. Planejamento
A não ser que o funcionário seja novo no trabalho, com certeza ele já possui uma noção básica de quais tarefas devem ser realizadas no dia-a-dia e o tempo aproximado que cada uma delas leva para ser concluída. Com base nessas informações, é importante estabelecer um planejamento aproximado de como o seu dia será conduzido e as tarefas consideradas importantes e prioritárias.
É claro que esse planejamento não é uma regra e não será definitivo logo na primeira tentativa. É importante testá-lo de diferentes formas e implementar mudanças conforme o necessário. O ideal é encontrar uma rotina que funcione de maneira orgânica para todos, e que traga benefícios, principalmente quanto à produtividade.
2. Considere as distrações
Não é surpresa que a internet esteja cheia de diversas distrações, e é importante evitá-las no dia-a-dia. Contudo, se é muito importante para a equipe verificar o e-mail pessoal, ou redes sociais, é interessante educá-los para que esse tipo de acesso que não está relacionado com o trabalho seja feito durante o horário de almoço, por exemplo. Dessa forma, todos conseguem relaxar um pouco a mente sem impactar a sua jornada de trabalho.
3. Valorize a sequência
Atividades semelhantes são concluídas mais rápido quando realizadas em sequência. Quando criar um planejamento para a sua equipe, busque colocar atividades parecidas de forma sequencial. Se o cérebro já está trabalhando em um sentido, não há porquê cortar esse fluxo. Iniciar uma nova tarefa envolve uma mudança muito grande, então manter a continuidade ajuda a produzir ainda mais.
Por exemplo: se o colaborador já está em uma atividade que utiliza determinadas ferramentas, organize as atividades que utilizam os mesmos recursos para serem realizadas logo em seguida.
4. Tenha prioridades
Dentro da rotina, só sabe o que é mais importante quem está diretamente envolvido com ela. Dessa forma, é interessante sugerir uma organização que permita que as atividades prioritárias sejam realizadas o quanto antes, evitando prejudicar a rotina e desperdiçar o seu tempo com tarefas menos importantes.
5. Tenha foco
As tentações da internet são muitas, e são as grandes vilãs de quem busca mais produtividade dentro da jornada de trabalho. Mesmo que seja um desafio constante, fugir dessas distrações é essencial para manter uma rotina mais produtiva e eficiente. Se os colaboradores têm dificuldades em evitar essas armadilhas (redes sociais, sites de entretenimento, e-commerce, e-mail pessoal, etc.), existem algumas ferramentas e metodologias que podem ajudar, como:
- Método Pomodoro;
- Método KanBan;
- Método GTD;
- 5W2H;
- Técnica S.M.A.R.T.;
- Entre outros.
É possível encontrar com uma simples pesquisa na internet diversos materiais sobre essas ferramentas e metodologias, para aplicá-las na sua rotina.
6. Determine prazos realistas
A falta de prazos é uma das maiores causas da procrastinação no ambiente de trabalho. Uma vez que não tem prazo para ser entregue ou concluída, uma tarefa pode levar mais tempo do que o necessário para ser terminada. Por esse motivo, mesmo que uma tarefa não tenha um prazo pré-estabelecido para ser finalizada, estabeleça uma data limite para que ela seja realizada dentro do seu planejamento.
7. Aprenda a centralizar as informações
O retrabalho, além de ser extremamente cansativo, representa uma das grandes vazões de tempo dentro da rotina. Para evitar esse problema, busque concentrar todas as informações relevantes para uma tarefa, de forma que ela seja executada com qualidade e agilidade.
Ferramentas para gestão do tempo na internet da empresa
A internet oferece inúmeras facilidades, mas em contrapartida, é um ambiente que pode prejudicar consideravelmente a produtividade dos trabalhadores, por essa razão, contar com uma ferramenta de bloqueio de acesso à internet pode agregar inúmeras vantagens.
A falta de um controle mais assertivo de acesso contribui para o uso indiscriminado dessa ferramenta, principalmente em páginas de entretenimento, e-commerces, redes sociais, e-mails de uso pessoal, entre outros. A ferramenta de bloqueio de acesso ajuda a evitar a queda de produtividade e, mais importante, problemas de segurança.
Isso porque diversos sites e páginas possuem links maliciosos, cujo objetivo é criar pontos de vulnerabilidade que favorecem invasões, roubos de dados e acesso aos sistemas da empresa. Além de possuírem um excelente custo-benefício, as ferramentas de bloqueio de sites são valiosas aliadas da produtividade do negócio. Isso porque, atraves delas, os colaboradores conseguem manter o foco nas suas atividades e conseguem evitar as tentações da internet, que são verdadeiros buracos-negros do tempo produtivo.
A importância da gestão do tempo na internet
Como vimos, embora seja um recurso que tenha transformado imensamente a forma como realizamos inúmeras tarefas, a internet também é um ambiente repleto de distrações para quem busca entregar mais produtividade dentro da rotina.
Essas distrações consomem muito tempo dentro da jornada de trabalho, e acabam prejudicando a produtividade do trabalhador e a rentabilidade do negócio. As atividades acabam se acumulando e o tempo disponível para atender à demanda acaba muito curto. Resultado disso é uma série de reflexos negativos para a empresa, que começam com o atraso em tarefas pouco urgentes, mas resultam no prejuízo da imagem da empresa perante o mercado.
Diante de um cenário onde a agilidade é a regra da vez, garantir que seja feito mais em menos tempo é essencial. Dessa forma, a gestão do tempo tem um caráter prioritário para quem busca entregar resultados cada vez melhores. Realizando tarefas com uma maior eficiência e inteligência, é possível melhorar não só os resultados do negócio, como também contribuir para uma melhor qualidade de vida para os trabalhadores.
No nosso artigo anterior, trouxemos alguns indicadores para acompanhar com mais eficiência a produtividade dos trabalhadores na internet. Clique aqui e confira esse material.
Utilizando os recursos certos, fazer mais em menos tempo deixa de ser uma utopia para se tornar uma realidade. Fazer a gestão do tempo na internet da empresa deve fazer parte dos seus processos e prioridades.
