7 Hacks de segurança e produtividade em home office

Pequenas e médias empresas brasileiras estão passando por momentos tensos com a segunda onda da Covid-19. O que parecia um retorno ao estado “normal” de trabalho, pegou de surpresa grande parte dos gestores e empresários. 

Muitos estão preocupados com as dificuldades financeiras devido às interrupções, outros vivem com medo de ter que fechar permanentemente. Em paralelo a isso tudo, escritórios que não precisam de suas portas abertas para se manterem funcionando, estão adotando novamente o tão aclamado home office, visto como o “novo normal”.

Coletivamente o trabalho remoto ainda é um desafio, afinal, gerenciar à distância e manter a mesma produtividade não é algo simples, mas necessário. É por isso que adotar prioridades e colocar em prática algumas estratégias pode fazer a diferença e talvez, livrar a empresa de muitas dificuldades.

Abaixo, veremos 5 hacks de segurança e produtividade em home office para pequenas e médias empresas se adaptarem melhor ao ambiente hostil em que se encontram.

1. Crie um espaço de trabalho ergonômico

Organizar o ambiente de trabalho de forma correta é tão importante quanto ter as ferramentas adequadas. Quando o espaço é um problema e o colaborador não consegue exercer seu trabalho de forma fluida, acaba reduzindo sua produtividade e com o tempo isso acaba se tornando um incômodo.

Posicionar corretamente os braços, pés e até mesmo a altura do monitor do computador na altura dos olhos pode ajudar bastante na tensão muscular e dores ao fim do dia. A cadeira também influencia bastante no conforto necessário para o trabalho. 

Veja no portal do SESI, 10 dicas de ergonomia no trabalho, e tente aplicá-las para o maior número possível de funcionários em home office, otimizando de forma simples a produtividade durante o expediente.

2. KPIs para monitorar

Alguns indicadores de desempenho (KPIs) quando monitorados de forma analítica podem ajudar muito na produtividade da equipe remota:

• Autodisciplina: a capacidade de um funcionário de trabalhar de forma independente e com menos supervisão;
• Comunicação eficaz: a capacidade de um funcionário de se comunicar de maneira eficaz e eficiente com equipes e clientes;
• Habilidades de aprendizagem e adaptação: a capacidade de um colaborador de aprender coisas novas com eficiência e também, de se adaptar ao novo ambiente e novas formas de trabalho;
• Responsabilidade: os colaboradores devem aprender a se responsabilizar por suas atividades, afinal, a supervisão em home office é menor;
• Colaboração: todos devem ser capazes de trabalhar com outros colega de equipe, mesmo distantes um do outro, adaptando formas de comunicação e processos;
• Disponibilidade: mesmo com horários de trabalho flexíveis, todos devem estar disponíveis para reuniões quando necessário

Veja quais colaboradores possuem os adjetivos e características citadas acima, e identifique quais deles precisam de mais atenção. Melhorias nesse sentido interferem positivamente na produtividade da equipe como um todo.

3. Faça uma programação flexível

Este é um desafio para a maioria das empresas pois acreditam que o horário comercial é universal. 

No entanto, para equipes em home office, a ideia de cronograma de trabalho precisa ser jogada fora. Você deve se lembrar que as pessoas estão trabalhando em casa, e diferente do escritório o ambiente domiciliar pode possuir diversos empecilhos para o trabalho em horário convencional:

• Crianças que não estão na escola
• Responsabilidades familiares
• Redes e dispositivos com menor desempenho
• Falhas de internet e de equipamentos
• Fatores externos como obras próximas à residência

É importante considerar que talvez seus funcionários prefiram trabalhar em casa e ainda assim serem mais produtivos naquele ambiente que parece ser confortável. Mas essa produtividade aprimorada pode vir com um preço para a empresa: horários flexíveis.

Lembre-se que se o trabalho está sendo feito em tempo hábil, não deve importar quando ele está sendo feito.

4. Gerencie o Burnout

Burnout é um problema relacionado à falta de adaptação do colaborador em trabalhar em casa. O motivo é a incapacidade de separar o trabalho de casa. Quando isso acontece, os funcionários podem começar a sentir como se estivessem trabalhando 24 horas por dia, 7 dias por semana. Além disso, normalmente não existe uma pausa (necessária) para a vida familiar.

A chave para resolver problemas de Burnout é comunicação aberta com uma ou várias pessoas, buscando ajudá-las nesse período.

Algumas dicas para educar sua equipe são:

• Crie uma rotina com horários de trabalho bem definidos entre horário de trabalho e horário de casa
• Estabeleça um cômodo de trabalho, assim, nesse local somente trabalho, fora dele, é sua casa
• Certifique-se de que seus funcionários estão se comunicando com seus entes queridos fora do horário de trabalho
• Meça os níveis de stress de cada funcionário. Níveis altos podem indicar o início de uma crise de Burnout.
• Entenda prioridades. Saiba qual trabalho é prioridade e qual pode ser adiado, para não sobrecarregar a equipe.

Se os membros da equipe não trabalharem de maneira inteligente, sofrerão esgotamento rápido. Sentir-se “no escritório” todos os dias é exaustivo. Para isso, você vai precisar permitir que a equipe trabalhe em um horário flexível.

5. Utilize os mesmos softwares do escritório sem instalar nada

Com a crise econômica, o tempo se tornou sinônimo de faturamento. Portanto, perder tempo em atividades desnecessárias é perder dinheiro. Adaptar sistemas, arquivos e softwares nos computadores dos trabalhadores remotos é uma tarefa longa e em alguns casos, complexa. Mas, para possuir os mesmos softwares do escritório, os mesmo arquivos e utilizar os mesmo sistemas, existe sim uma solução: utilizar a VPN Empresarial.

Com a VPN Empresarial do Lumiun por exemplo, é possível fazer o acesso remoto aos arquivos e sistemas internos da empresa de forma segura, sem colocar em risco os dados trafegados durante o acesso e também, aumentar a produtividade em home office.

Além disso, o Windows possui uma ferramenta chamada Área de Trabalho Remota, que permite que um colaborador a distância, possa acessar o sistema de outro computador rapidamente. Essa ferramenta está sendo uma aliada para as empresas que estão buscando acessos remotos para funcionários em home office. Você pode saber mais sobre a funcionalidade, no artigo Como acessar Área de Trabalho Remota de forma segura em nosso blog.

6. Automatize tudo que puder

A automação pode ser usada para que os colaboradores remotos se tornem mais produtivos, se preocupando menos com detalhes, deixando tarefas pequenas à cargo da tecnologia.

Um dos maiores ladrões de produtividade no meio empresarial são tarefas repetitivas e de baixa prioridade que não requerem um toque humano para serem executadas corretamente. Coisas como filtrar e-mails, atualizar banco de dados, aprovar pedidos de folga ou readequação de horários podem ser automatizados para economizar tempo.

Alguns setores podem automatizar tarefas até um certo ponto, e quando a automação total não é possível, a criação de um processo para agilizar as tarefas de rotina pode aumentar drasticamente a produtividade.

7. Foco nas tarefas controlando os acessos à internet remotamente

Desde que o trabalho remoto foi adotado, os gestores têm se preocupado com a produtividade dos colaboradores. De forma direta, as empresas querem saber se seus funcionários estão trabalhando mesmo quando estão fora do escritório.

Por isso, a procura por sistemas de gestão e monitoramento de acessos à internet vêm aumentando, à medida que pequenas e médias empresas tentam implementar supervisão e responsabilidade em um ambiente de trabalho remoto.

Do outro lado da moeda, existe o fator flexibilidade e engajamento, onde certas “liberações” podem melhorar o desempenho do colaborador em home office. 

No entanto, deixar tudo liberado não garante melhorias de produtividade, pelo contrário, pode atrapalhar o colaborador, tomando o tempo e a atenção com sites e conteúdos fora do escopo de trabalho.

Implementar um sistema de controle de acessos à internet para colaboradores em home office é uma ação relevante, e deve ser vista como uma estratégia válida por gestores e profissionais de TI responsáveis por criar soluções para melhorar a produtividade dos trabalhadores remotos.

A VPN Empresarial da Lumiun pode ser uma aliada nessa estratégia. Além de possibilitar que os colaboradores se conectem remotamente a rede local da empresa, também é possível fazer o bloqueio e liberação de sites, aplicativos e categorias.

Veja mais sobre como monitorar o acesso à internet no trabalho remoto.

O próximo passo

Este ano trará muitos desafios para as pequenas e médias empresas, onde as mais fortes e preparadas encontrarão as melhores formas de vencer essas dificuldades. 

Como vimos anteriormente, a segurança e produtividade no trabalho em home office podem facilitar muito este processo, portanto,o próximo passo é identificar os gargalos em sua empresa, e tentar aplicar o maior número possível dos hacks citados.

Se quiser ver mais dicas e ferramentas úteis para o trabalho em home office, acesse o Guia de Home Office para Pequenas e Médias Empresas.

Até mais!