7 Dicas para Aumentar a Produtividade dos Funcionários no Escritório

Você já sentiu que os funcionários estão constantemente perseguindo o próprio rabo no escritório? Muitas reuniões agendadas, e-mails caindo na caixa de entrada e sendo respondidos a todo momento? E, no entanto, no final do dia, sua equipe não tem entregue quase nada. Nada para mostrar pelas horas de “trabalho duro” que todos dedicaram. Jogando a produtividade no escritório pelo ralo.

Não há nada pior que a sensação de um dia improdutivo no trabalho. E a facilidade de perder tempo em um ambiente de escritório são inúmeras.

Existem algumas regras, que ninguém diz, mas que os funcionários costumam cumprir:

• Reuniões são importantes
• E-mail é rei
• Devem parecer ocupados, mesmo que não estejam
• Devem parecer estressados, pois assim parecem estar ocupados

A melhor coisa que você pode fazer é jogar todas as regras desatualizadas pela janela e substituí-las por uma regra:

Foco no resultado

Não meça quantos minutos ou horas sua equipe dedica, mas sim os resultados que serão entregues no dia.

O problema é que muitos funcionários não se importam com os resultados, pensando apenas em se sentirem ocupados e trabalhando longas horas por causa disso. Mas se você como gestor conseguir mudar o colaborador de uma mentalidade ocupada para uma mentalidade resultados, toda a empresa começa a mudar.

Os funcionários começam a gastar o tempo com coisas mais importantes, afinal, isso gera mais resultados.

Aqui vai 7 dicas para aumentar a produtividade dos funcionários no escritório e ferramentas que podem auxiliar em cada dica.

1. Prioridade

Cada funcionário deve se concentrar em no máximo 3 prioridades por dia. Isso significa que se cada um tiver uma grande lista de tarefas deve ignorar todo o resto, até amanhã.

Quando um funcionário está distraído e sobrecarregado com uma longa lista de tarefas a fazer, fica difícil se concentrar e a procrastinação assume o controle. Por isso, instrua seu funcionário a concentrar-se em 3 coisas mais importantes.

Dica de ferramentas: Para ajudar a escolher as tarefas de prioridade existem algumas metodologias que podem auxiliar na escolha:

• O seu foco é no financeiro? Teste o método do custo x benefício primeiro;
• O seu foco é no tempo? Use a matriz urgência x importância;
• O seu foco é nos resultados? Tente a matriz esforço x impacto;
• A prioridade é geral? Fique com os métodos BASICA e RICE.

Leia o artigo da Rockcontent sobre cada metodologia.

2. As coisas mais importantes primeiro

O funcionário nunca pode começar o seu dia com as tarefas mais fáceis ou que mais gosta. Ele deve sempre começar com a tarefa mais difícil e mais importante. Provavelmente será essa tarefa que vai gerar mais resultados no fim do dia.

Se a tarefa mais difícil ficar por último, a pessoa responsável pode ficar sem tempo e não ser entregue, ou ainda, feito às pressas e entregue com qualidade ruim. 

Ao enfrentar a tarefa mais difícil primeiro, o funcionário está com bastante energia e pode ter a certeza de que será executada, não importa o que aconteça.

Dica de ferramentas:  é muito importante que sua empresa implante uma ferramenta para acompanhamento das tarefas da organização ou setor. As que mais se destacam são o Trello, Pipefy e Monday. Com uma dessas ferramentas, todos os colaboradores podem acompanhar o status das tarefas, responsáveis e prazos.

Sugiro que você crie uma coluna chamada “Tarefas do dia” onde cada funcionário pode ter apenas 3 tarefas para focar e entregar.

3. Assuma o controle do e-mail

Para muitos funcionários, o e-mail é quem determina as prioridades e assume o controle no escritório.

Como gestor, seu papel é ajudá-los a limitar o tempo gasto verificando e respondendo e-mails. Só porque existem e-mails na caixa de entrada, não significa que o funcionário precisa responder a todos imediatamente. Não vai ocorrer nenhuma tragédia se ele ficar uma ou duas horas para responder um e-mail.

Recomendamos verificar o e-mail apenas 3 vezes ao dia no máximo. Uma vez pela manhã, uma vez logo após o almoço e outra ao final da tarde. Além de melhorar o foco da equipe, no momento que um funcionário abrir sua caixa de entrada, será respondido e enviado vários e-mails ao mesmo tempo.

Dica de ferramenta: Para ajudar nessa dica recomendamos uma conversa de alinhamento com todos os funcionários para que seja combinado os horários para acesso aos e-mails corporativos. Além disso, desative qualquer notificação automática do navegador, computador ou celular.

Se a conversa não funcionar, você pode implantar uma ferramenta que faz a liberação do e-mail por horário. Dessa forma, mesmo que o funcionário tente acessar o e-mail, o mesmo será bloqueado se não estiver no horário estabelecido na ferramenta.

4. Faça todas as reuniões com 20 minutos de duração

O que era pra ser solução, as reuniões podem ser a maior perda de tempo. Parece que existe uma regra implícita na mente das pessoas de que todas as reuniões devem durar ao menos uma hora. Por que? Como todos os tópicos se encaixam perfeitamente em um intervalo de uma hora?

Reduza as reuniões para um máximo de 20 minutos e de preferência em pé. Magicamente, parece que as pessoas pensam e se expressam melhor quando estão em pé e consequentemente a reunião se torna mais eficaz.

Se deseja passar um recado para um funcionário, vai até a mesa dele e fale diretamente. Não há necessidade marcar uma reunião e convocar um batalhão de pessoas apenas para se sentir ocupado e parar o trabalho de toda uma equipe.

Dica de ferramenta: qualquer celular ou relógio que informe a hora 😅. Se quiser, pode definir um cronômetro ou despertador para que avise o tempo esgotado.

5. Tenha sempre uma pauta para todas as reuniões

Muitas reuniões se tornam longas e muitas vezes sem conclusão alguma porque não há uma estrutura para elas. Insista para que o responsável tenha sempre uma pauta completa antes de qualquer reunião, detalhando exatamente o que será discutido. Isso faz com que o responsável pela reunião estude todos os assuntos detalhadamente reduzindo o desperdício durante a própria reunião.

Dicas de ferramentas: ótimas ferramentas para ajudar na organização de reuniões são Evernote e Google Keep.

6. Controle o acesso à internet dos funcionários

A internet é o principal vilão contra o foco e produtividade no escritório. O desperdício de tempo é tanto que segundo uma pesquisa, os funcionários de escritórios são interrompidos em média 14 vezes por dia por ferramentas da internet. E o pior, é que após uma interrupção, o funcionário pode demorar mais de 20 minutos para voltar à tarefa original.

Sem nenhum tipo de controle ou política de acesso à internet, é normal que os colaboradores utilizem uma parte do tempo acessando o e-mail pessoal, perfis em redes sociais, vídeos no YouTube, mensagens no WhatsApp ou fazendo pesquisa sobre assuntos de seu interesse. 

Portanto, o controle do acesso à internet nas empresas é uma política fundamental na gestão de equipes, pois reduz o desperdício de tempo com o aumento do foco, além de evitar vários problemas de segurança com acesso a sites nocivos ou famosos golpes da internet.

Dica de ferramenta: O Lumiun é uma ótima solução de controle de acesso à internet para sua empresa. Com ele você consegue bloquear os sites e categorias de sites que estão fora do escopo de trabalho, liberar o acesso por horários e acompanhar em tempo real o que cada funcionário está acessando.

7. Desligue

Depois de ficar horas dentro do escritório, entregando resultados, é hora de descansar. Sei que para um gestor, que fica pilhado 25 horas por dia, é difícil conseguir implantar todas as dicas acima, principalmente essa última. Porém, é fundamental que todos tirem um tempo para descansar e se desligar do trabalho.

Se você conseguir implementar as dicas anteriores, pode ter certeza que após o expediente de trabalho terá uma sensação de dever cumprido e vários resultados entregues. Além do mais, com um bom descanso sua energia vai estar renovada para começar tudo no próximo dia.

Dicas de ferramentas: sua cama, família, futebol, cinema, shopping, chopp, charuto, enfim, sua vida!

Se quiser saber mais sobre a produtividade no escritório, leia nosso artigo sobre a Produtividade dos funcionários na internet em 2020.