Não existe uma só empresa no mercado que não tenha por objetivo aumentar a sua rentabilidade e os seus resultados. Porém, para que isso seja possível, é necessário garantir formas de aumentar o foco e a produtividade dos colaboradores com o objetivo de entregar resultados cada vez melhores em prol do negócio.
Um grande desafio para as empresas que buscam esse objetivo é que o mercado atual está repleto de distrações e excesso de informações, fatores que acabam prejudicando a concentração e foco das pessoas. Nesse cenário, podemos incluir diversos fatores, como:
- Utilização de dispositivos eletrônicos no horário de trabalho;
- Conteúdos disponíveis no ambiente online;
- Distrações no ambiente de trabalho;
- Interrupções constantes;
- Excesso de barulho no ambiente;
- Atividades fora do seu escopo de trabalho;
- Atrasos;
- E muitos outros.
Em média, um funcionário sofre aproximadamente 56 interrupções por dia, sendo necessário cerca de 2 horas por dia apenas para se recuperar dessas distrações constantes. Levando em conta que para ser produtivo, o trabalhador precisa ter no mínimo 70% do seu tempo dedicado totalmente às suas tarefas, essas interrupções acabam representando um grande problema para a produtividade.
Para ajudar as empresas a aumentarem a produtividade e foco dos seus funcionários, preparamos este material tratando sobre esse assunto que é sempre relevante para as empresas, independentemente do seu setor de atuação ou nicho no mercado. Continue a leitura!
A produtividade no cenário corporativo
O primeiro passo é entendermos no que consiste a produtividade e o foco, que, embora sejam muito confundidos entre si, se referem a conceitos totalmente distintos. Podemos caracterizar a produtividade como a capacidade de fazer, criar, produzir ou fabricar uma determinada quantidade de produtos ou ideias em um determinado período de tempo.
É relevante lembrar que a produtividade está relacionada não só com a quantidade de trabalho exercido, como também com a qualidade do que for devidamente entregue. Baseado neste conceito, podemos entender que uma pessoa produtiva consegue fazer mais com menos tempo, sem prejudicar a qualidade do resultado.
Seguindo esse raciocínio, para que uma pessoa seja produtiva ela precisa gerenciar seu tempo e manter o foco naquilo que é realmente importante. Mas como esse gerenciamento de tempo pode ser feito? Entenda melhor como ele funciona no vídeo abaixo:
Em contrapartida, o foco consiste em um estado mental onde a pessoa consegue se dedicar totalmente a uma tarefa, sem que as distrações externas prejudiquem os seus resultados. Dessa forma, o foco é definido pela capacidade de manter a concentração e direcionar tempo e energia em uma tarefa específica.
Agora que entendemos esses dois conceitos, podemos estabelecer uma relação entre a produtividade e o foco. Isso porque sem o foco e a produtividade trabalhando em conjunto, não é possível que um colaborador entregue um alto desempenho no seu trabalho ou atividade. É necessário que ele tenha foco nas atividades que são realmente importantes para a empresa e consiga atender à demanda com excelência.
Ainda que tenha sido uma característica muito exaltada nos últimos anos, a capacidade de ser multitarefa não é a melhor solução para as empresas que buscam agregar mais valor aos seus produtos, serviços e resultados. Podemos observar que na prática, manter o foco em apenas uma tarefa por vez pode trazer benefícios para a empresa e para o colaborador.
A conclusão disso é que, quanto mais foco o seu colaborador tiver, maior será a produtividade entregue durante a rotina de trabalho. Por essa razão, a produtividade e o foco são fatores essenciais que devem ser garantidos pelos gestores das empresas.
Mesmo que o foco seja uma questão extremamente pessoal, é papel de um gestor garantir que o colaborador tenha todos os recursos e ferramentas para conseguir manter o foco nas suas atividades e entregar resultados superiores.
Fatores que podem estar prejudicando a produtividade dos funcionários
Como vimos acima, são muitos os fatores que podem prejudicar o foco e a produtividade dos trabalhadores dentro de uma empresa. Separamos aqui alguns dos principais motivos que prejudicam a execução das tarefas e, por consequência, os resultados do negócio:
Excesso de demanda
O excesso de trabalho é uma das principais armadilhas para quem deseja aumentar a produtividade da empresa. Com inúmeras tarefas para serem realizadas em um período curto de tempo, fica muito difícil estabelecer uma ordem de prioridade para focar naquilo que é realmente importante.
Esse excesso de demanda também pode prejudicar a qualidade daquilo que entregue, já que tudo deve ser feito em um tempo reduzido. Quanto mais tarefas forem exigidas de forma simultânea, mais difícil será entregar tudo em um tempo hábil e com a qualidade esperada.
Problemas no ambiente de trabalho
Para que uma pessoa consiga entregar todo seu desempenho e resultado que a empresa espera, o ambiente de trabalho deve ser adequado para tal. Excesso de trabalho, barulho excessivo, desconforto (seja físico ou causados pelo clima organizacional) fazem com que o desempenho seja prejudicado.
É papel da empresa assegurar que o espaço onde as atividades serão realizadas seja ideal, entregando conforto, segurança e um bom clima entre os colaboradores para que as atividades sejam executadas conforme o esperado e que a demanda seja atendida.
Distrações na internet
Embora a internet seja um recurso essencial para a maioria das empresas, ela também é uma grande vilã da produtividade e do foco. Redes sociais, páginas de entretenimento, e-mails pessoais, entre outras distrações, fazem com que o colaborador perca muito tempo com acessos indevidos e deixe de executar tarefas que são realmente importantes. Confira esse infográfico sobre a produtividade dos trabalhadores no ambiente online para entender o impacto da internet nos resultados.
É importante que a empresa conte com uma política de conscientização que ajude os colaboradores a entender a importância de uma conduta adequada no ambiente online para que não prejudique os interesses do negócio e nem a segurança das informações armazenadas.
Problemas de comunicação
A comunicação dentro da empresa deve ser clara e objetiva sempre. O colaborador deve ter consciência de a quem deve se reportar e onde buscar as informações e orientações necessárias para realizar as suas tarefas.
É muito importante que haja uma centralização de quem deve delegar as tarefas e esclarecer dúvidas para evitar atrasos e ajudar os colaboradores durante a rotina. Muitas pessoas passando orientações podem causar um conflito de informações e prejudicar o bom andamento da rotina dentro da empresa.
Falta de planejamento
Para que tudo seja feito de maneira adequada e entregue no tempo determinado, é necessário que haja um planejamento prévio de tudo que faz parte da rotina. Esse planejamento pode ser elaborado pelo colaborador ou pelo seu gestor, mas é essencial que ele exista e que ajude o funcionário a guiar a sua rotina de acordo com o que é realmente importante.
Para que esse planejamento consiga contribuir positivamente para os resultados do negócio, é imprescindível que ele leve em consideração os prazos e prioridades referentes a cada tarefa a ser executada.
Como aumentar o foco e a produtividade?
Agora que entendemos a importância desses dois fatores e como eles podem ser prejudicados durante a rotina, vamos descobrir formas inteligentes de aumentar o foco e a produtividade dos seus colaboradores e contribuir para os resultados da empresa.
Proporcione um ambiente de trabalho adequado
O excesso de barulho e distrações em um ambiente de trabalho como conversas paralelas, telefonemas constantes, interrupções e outros fatores , são extremamente prejudiciais. Gestores que desejam aumentar o foco e a produtividade dos colaboradores precisam começar pelo aspecto macro da situação: o espaço de trabalho.
O ambiente onde esse trabalhador irá realizar as suas tarefas tem uma ligação direta com os resultados, devendo garantir todos os recursos necessários para otimizar a produtividade e favorecer o foco. É necessário manter os colaboradores longe de problemas e fatores que podem impactar na sua produtividade.
Estabeleça um planejamento
É essencial para quem busca resultados otimizados contar com um planejamento. Além de evitar a sobrecarga de trabalho, o planejamento previne que os colaboradores percam prazos ou realizem atividades pouco prioritárias em detrimento de tarefas mais importantes.
Quanto mais pensado for esse planejamento, mais fácil será a rotina durante o horário de trabalho. Para isso, além de determinar as tarefas que devem ser realizadas de acordo com a sua respectiva prioridade, é importante que o colaborador tenha uma sequência de tudo que deve ser executado durante o dia, incluindo pausas para descanso, refeições, horário específico para abrir os e-mails e responder possíveis mensagens, entre outras coisas.
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Cuidado com coisas urgentes
Muitas vezes, o trabalho é interrompido para resolução de problemas emergenciais que surgem no decorrer da rotina, o que pode atrapalhar muito a sua produtividade. Salvo raras exceções, é possível estabelecer um horário para resolver questões que não estejam presentes no planejamento diário.
Dessa forma, o colaborador não será interrompido continuamente e poderá entregar as suas atividades de acordo com o esperado pelos gestores.
Evite as armadilhas da internet
A internet é indispensável, mas também está cheia de distrações que prejudicam os resultados da empresa. Para aumentar o foco e a produtividade dos funcionários, é importante que o acesso à internet seja controlado de maneira inteligente e estratégica.
Com a ajuda desse controle, fica mais difícil para que esse colaborador se perca durante a rotina em atividades que não estão relacionadas ao trabalho, como acesso a e-mails pessoais, redes sociais, aplicativos de mensagens, sites de e-commerce, entre outros.
Dá uma olhadinha nesse material e confira mais algumas dicas que preparamos exclusivamente para você!
Como aumentar a produtividade na internet da empresa com o Lumiun Box
Como visto anteriormente no texto, o principal vilão da produtividade na internet da empresa com certeza são sites de entretenimento, que não fazem parte do escopo de trabalho. Bloquear o acesso à sites deste tipo na rede da empresa, pode ser extremamente conveniente e eficáz para tratar problemas de foco e produtividade dos colaboradores.
Com o Lumiun Box essa tarefa é fácil e objetiva. Com painel intuitivo e sem necessidade de conhecimento técnico, o Lumiun Box faz o bloqueio de sites por categorias, grupos, usuários e até sites específicos, além de muitas outras funcionalidades e benefícios.
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Não espere pela boa vontade dos funcionários para melhorar os rendimentos da sua empresa. Seja você o protagonista.
Até mais!
