É uma realidade que as empresas, não importando sua escala, setor ou região, tiveram que enfrentar mudanças operacionais devido à pandemia, como por exemplo, a empresa japonesa Fujitsu, que anunciou em julho que estava transferindo 80.000 funcionários para uma configuração de trabalho remota. Assim, sinalizando uma mudança massiva da cultura corporativa tradicional da empresa, que, diga-se de passagem, é uma das maiores do Japão.
Trabalhar em casa durante a pandemia trouxe alguns grandes benefícios para uma parte dos funcionários e empresas do Brasil, como menos deslocamento, mais tempo com animais de estimação e familiares, economia de itens como estacionamento e manutenção veicular, entre outros fatores.
Mas por outro lado, trouxe também alguns inconvenientes para profissionais e empresas, que podemos chamar de ‘armadilhas’ do trabalho remoto.
A seguir, listamos 5 dos inconvenientes e problemas mais comuns de adotar este método de trabalho e junto com eles, como você pode resolver, caso este seja o seu.
1 – O Home Office não funciona para todos
A maioria das grandes empresas, como Google, Facebook e Twitter, têm defendido o trabalho remoto como o “novo normal”. Mas, essa “regra” não funciona para todos.
Os privilegiados com tal modalidade de trabalho, são normalmente empregados das áreas de tecnologia, engenharia, finanças ou serviços administrativos, facilitando o processo de trabalho remoto. Mas, alguns setores e funções não tiveram mudanças, a não ser é claro, as medidas e cuidados para evitar o contágio do vírus. Abaixo, estão alguns exemplos de ocupações que não sofreram mudanças na pandemia:
- Funcionários que dependem de computadores, mas têm interação limitada com o público, como por exemplo:
- Negócios e finanças (bancos)
- Aqueles que dependem de computadores e interação pública:
- Centros de saúde e hospitais
- Aqueles que dependem muito de computadores ou interação pública
- Construção
- Manutenção
- Produção
- Aqueles que não dependem de computadores, mas principalmente da interação pública:
- Serviços alimentícios (mercados)
- Varejo
- Entrega de mercadorias (motoboys e delivery)
Estes funcionários, estão na linha de frente no combate à propagação do vírus, sendo expostos da forma mais abrangente possível.
Dar maior atenção apenas aos funcionários aptos a exercer o trabalho em home office é talvez uma grande armadilha, pois, possivelmente os impossibilitados de exercer suas funções em sua casa são os que podem apresentar mais dificuldades e problemas para executar suas tarefas.
Como resolver?
Tente balancear a atenção e seus esforços entre os funcionários presenciais e remotos, a fim de manter as tarefas e necessidades de ambos os lados o mais saudável possível.
Uma forma interessante de minimizar os problemas com os trabalhadores presenciais, é justamente automatizar os processos com as equipes remotas e consequentemente deixar mais tempo ‘livre’ para identificar possíveis problemas com funcionários que se mantem no modo de trabalho presencial.
Dê a atenção suficiente à sua equipe e lembre-se que todos estão passando por adaptações e afastamento de quase todas as suas atividades habituais, o que pode tornar a jornada de trabalho e as tarefas mais cansativas mentalmente, necessitando de uma atenção e cuidado maior por parte dos gestores e empresários.
2 – O cansaço mental
Embora a maioria dos trabalhadores em home office enfrentam um risco menor de contrair o Covid-19 no trabalho, a mudança para o teletrabalho também traz seus próprios riscos à saúde. E isso, por sua vez, se traduz em armadilhas de produtividade.
O cansaço mental de realizar reuniões remotas sucessivamente é real. A Microsoft realizou um estudo, solicitando que 13 pares de colegas de trabalho, completassem tarefas pessoalmente e remotamente enquanto estavam conectados a monitores de ondas cerebrais. Como resultado, descobriram que colaborar online é mais desgastante mentalmente do que trabalhar juntos presencialmente.
Dessa forma, é possível ver que laços sociais e técnicas colaborativas formadas pessoalmente nem sempre são transportadas para um ambiente remoto.
Como resolver?
Eliminar reuniões talvez não seja a melhor forma de resolver esse problema, mas facilitar os processos, e diminuir as videoconferências é com certeza o primeiro passo.
No mercado hoje existem muitas ferramentas para fazer o controle de tarefas, eliminando a necessidade de reuniões em excesso, ou com longa duração, facilitando inclusive o processo de controle dos próprios gestores.
Organizar de forma cronológica e de importância ou urgência cada atividade dos funcionários, reduz a necessidade de realizar reuniões e também, reduz o tempo de cada reunião, tornando o processo de trabalho do funcionário mais automatizado e produtivo.
3 – Ambiente de trabalho desfavorável
Do ponto de vista de um funcionário, temos que lembrar que os aptos a trabalhar em casa geralmente são os que realizam um trabalho cognitivo de alto nível, cujas ferramentas para fazer seu trabalho são seus cérebros, seu computador e a internet. Bem, essas pessoas podem ter mais dificuldade de concentração em ambientes não favoráveis para todo o esforço cognitivo que seu trabalho exige.
Os motivos para perda de concentração e consequentemente baixa produtividade podem ser:
- Desconforto em home office devido a equipamentos de má qualidade, ou dispositivos lentos e com problemas
- Barulho e ruídos em excesso, devido a muitos fatores como:
- Crianças na casa
- Animais de estimação
- Vizinhos
- Obras
- Notificações do celular
- Afazeres domésticos em paralelo com o trabalho
- Tentações de descanso, alimentação e costumes atrelados a sua presença em casa como:
- Familiares cozinhando em período de trabalho
- Tarefas sendo executadas em locais de descanso, como sofá, cama e poltronas
- Brincadeiras com filhos, familiares ou animais de estimação
- Celulares, redes sociais e aplicativos de conversa
Como resolver?
Alguns fatores cabe ao colaborador manter a ordem e identificar pontos que podem prejudicar seu trabalho e produtividade, como distrações, tentações relacionadas à alimentação e procrastinação, entre outros.
Porém, o mínimo para um ambiente de trabalho favorável para um colaborador em home office, são os equipamentos de utilização diária, como cadeiras, mesas, computadores, e iluminação, com qualidade suficiente para não tornar um vilão do trabalho, o que devia ser um aliado.
Disponibilizar equipamentos que vão de encontro com um ambiente saudável e confortável de trabalho ao colaborador pode reduzir na maior parte das vezes, grande parte dos problemas de produtividade e falta de foco.
4 – As regras são diferentes? ou não existem regras?
Não manter rotinas e regras é bom inicialmente, mas pode ser prejudicial caso o funcionário tenha problemas com disciplina e tarefas concluídas com efetividade e qualidade.
Pessoas responsáveis por supervisionar tarefas pessoalmente, ou incentivar para que este processo seja feito mais rapidamente, talvez tenham perdido sua função, ou devam adaptar tudo ao modo remoto.
As regras de trabalho possivelmente terão de ser revistas e principalmente, apresentadas aos funcionários em home office. Horários, tarefas e prazos, permissões, reuniões, dúvidas, tudo deverá estar claro para todos, a fim de adequar ao novo processo, afinal, existe uma grande dificuldade das empresas e gestores em fazer o “controle” das ações, tempo de trabalho, acessos e permissões, entre muitos outros pontos, quando o trabalho é exercido de forma remota.
Como resolver?
Manter controlado todos os acessos remotos à rede interna da empresa pelos funcionários em home office, e fazer o bloqueio de sites fora do escopo de trabalho, é uma forma eficaz de contornar problemas relacionados a produtividade e descumprimento de regras.
No mercado hoje existem diversas ferramentas para controle de acesso à internet e também e acesso remoto seguro, algo realmente importante, levando em consideração os crescentes casos de roubo de dados e ataques à rede de grandes empresas no mundo todo.
Você pode saber mais sobre o tema no Guia de Controle do Acesso à Internet para Empresas.
Não deixe a cargo de seus funcionários a tarefa de manter a segurança de dados da empresa, afinal, o maior prejudicado nesse caso são os gestores e os próprios empregados.
5 – Legislação
Quando se trata de trabalho remoto e legislação, a Reforma Trabalhista chama o home office de teletrabalho. É enquadrado nessa modalidade o serviço prestado fora das dependências da empresa, que utiliza ferramentas tecnológicas e cuja natureza não se caracteriza como trabalho externo.
Para adequar a empresa à este modelo de trabalho portanto, a organização deve transformar a atividade de ‘presencial’ em ‘teletrabalho’.
Para isso, a legislação determina, basicamente, que deve haver um aditivo ao contrato de trabalho, firmando todos os dados referentes a mudança de modalidade e as responsabilidades, tornando o método legal e plausível de implantação para empregado e empregador.
Porém, grande parte das empresas não conta com conhecimento suficiente, ou profissional dedicado a verificar os dados e criar tal documento, deixando fatores de legislação à merce de possíveis processos trabalhistas ou problemas com funcionários desorientados ou mal intencionados.
Como resolver?
Para ajudar profissionais, gestores e empresários no processo de implantação do home office nas empresas, o Lumiun desenvolveu um Modelo de Documento do Termo Aditivo ao Contrato de Trabalho para Regime de Teletrabalho – Home Office.
O modelo está disponível para download gratuitamente e contempla as informações mínimas necessárias divididas em cláusulas, podendo ser editada, adicionando ou removendo informações relevantes à empresa.
Baixe do arquivo e compartilhe com colegas ou empresas que também necessitam.
Sabemos que muitas empresas ainda enfrentam problemas em alguma parte da execução do trabalho em home office, e por isso, buscamos informações relevantes diariamente para ajudar a melhorar os processos.
Até a próxima!
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