O uso da internet se tornou fundamental em praticamente todas as empresas. Boa parte das atividades e processos são realizados com o auxílio da tecnologia, como contato com clientes, negociação com fornecedores, ações de marketing e vendas, cotação de produtos ou serviços, aplicativos gerenciais, serviços de computação na nuvem e inúmeros outros recursos.
Porém, a mesma ferramenta que potencializa o trabalho, pode colocar em risco a produtividade e gerar custos adicionais, basta que seja mal utilizada. Isso acontece porque a internet e sua infinidade de sites e atrações, pode gerar a dispersão dos colaboradores facilmente.
Neste cenário, definir políticas de uso da internet é importante para os gestores, devido aos riscos e despesas que o mau uso da internet ocasiona. Softwares e sistemas de monitoramento são ferramentas úteis para garantir a tranquilidade do gestor no que diz respeito ao acesso à internet pelos colaboradores.
No decorrer do texto, você verá alguns sinais de que sua empresa precisa definir uma política de uso de internet no ambiente de trabalho.
Internet lenta
É comum as empresas se depararem com o problema de lentidão na internet. Quando isso ocorre, a primeira reação é responsabilizar o provedor de internet, pois a banda contratada garantiria navegação rápida. Porém, é possível que o problema não esteja no provedor, mas dentro da própria empresa.
O acesso sem controle a sites de vídeos, podcasts, redes sociais e serviços de compartilhamento de arquivos, consomem uma parcela considerável da banda disponível. Há cenários onde esses recursos chegam a consumir 80% do tráfego de internet nas empresas.
Além disso, computadores infectados por vírus e malwares, podem utilizar boa parte da banda de internet da empresa para fins criminosos sem que o usuário do dispositivo se quer perceba.
Sistemas de proteção e identificação de uso excessivo da internet, ou gerenciadores de banda por dispositivos podem auxiliar neste cenário.
Baixa produtividade e atraso na entrega das tarefas
Sem motivos aparentes, os colaboradores e a equipe passam a registrar queda na produtividade. Tem se tornado comum os gestores constatarem esse tipo de situação, neste caso, como saber os motivos e como resolver essa situação?
Quando esse problema ocorre, é possível que os colaboradores estejam desperdiçando seu tempo na internet. No Brasil 96% dos usuários de internet utilizam diariamente aplicativos de mensagens e 97% usam as redes sociais diariamente, segundo o estudo We Are Social 2020. Seria ilusão acreditar que boa parte destes acessos e uso das redes sociais por exemplo, não é feito durante o horário de trabalho.
Despesas com segurança e manutenção de equipamentos
Um dos principais indícios de mau uso da Internet é a ocorrência constante de vírus e lentidão nos computadores. O acesso a sites desconhecidos ou nocivos e cliques em mensagens maliciosas enviadas por e-mail costumam instalar vírus e spywares nos computadores. Normalmente, isso leva ao mau funcionamento dos sistemas e pode comprometer o desempenho dos equipamentos. Nesse caso, a solução é sempre levar esses equipamentos para manutenção, o que gera despesas adicionais e tempo de trabalho desperdiçado.
Esses problemas podem ser ainda mais sérios, quando envolvem segurança e acesso a informações sigilosas da empresa. Os vírus instalados nos computadores podem fornecer acesso aos dados da empresa para terceiros que utilizam o poder destas informações para causar danos aos usuários ou até mesmo para a empresa.
E-mail corporativo sem controle
Sua empresa sabe como seus funcionários usam o e-mail corporativo? Que tipos de arquivos anexados são enviados ou recebidos? Qual a quantidade de mensagens maliciosas e spam? O sistema de correio eletrônico é capaz de barrar e evitar acesso de vírus e spywares?
Se a resposta for não para alguma dessas questões, é possível que o e-mail corporativo da sua empresa esteja sendo mal utilizado, gerando ociosidade dos colaboradores, consumo de recursos extras e riscos para os dados e equipamentos da sua empresa.
O que fazer se a empresa apresenta estes problemas?
Seria possível listar inúmeros outros indícios de mau uso da Internet. Mas o ponto central que os gestores devem perceber, é que a internet está presente na maioria dos processos das empresas e manter esse recursos sem nenhum tipo do controle vai sempre afetar negativamente a produtividade, a qualidade nos processos e o financeiro da empresa.
Para enfrentar situações como as descritas acima, a melhor solução é implementar uma política de uso da internet. Essa política pode ser através de documentos formais e treinamento para os colaboradores, ou de forma mais completa e eficiente com a utilização de serviços de monitoramento, controle de acesso e bloqueio de sites como o Lumiun Box.
Também, é comum os gestores perceberem o investimento na implementação do controle de internet como uma despesa adicional. Porém, fazendo um cálculo simples, com certeza as despesas geradas pelos itens descritos acima somam valores bastante altos e muito maiores do que o investimento necessários para solucionar esses problemas.
O objetivo maior desse texto é mostrar que a importância de usar a internet de forma correta, com isso todos da empresa irão ser beneficiados, os colaboradores, os gestores e os sócios.
Espero que o texto tenha sido útil a você de alguma forma e ajude sua empresa a ter mais produtividade e segurança na internet.
Até mais!
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