Fazer o controle de acesso à internet é uma prática comum nas empresas e cada vez mais importante e necessária. Devem ser observados dois pontos principais na gestão do uso da internet em ambientes corporativos: segurança dos dados e produtividade da equipe!
Na grande maioria dos incidentes ou falhas de segurança, a porta de entrada para ataques ou instalação de vírus são usuários que não conseguem identificar possíveis riscos e acabam clicando em mensagens de e-mail falsas ou links maliciosos na internet.
Veja um exemplo na prática:
Os tipos de incidentes com maior ocorrência atualmente são:
- Sequestro de dados, também conhecido como Ransomware;
- Fraudes financeiras, como alteração de boletos;
- Phishing ou roubo de dados sigilosos a partir de sites falsos;
- Instalação de vírus e comprometimento da rede e equipamentos.
Em relação a produtividade da equipe, os gestores precisam evitar o desperdício de tempo ou falta de foco dos colaboradores com atividades na internet que sejam pessoais ou não tenham relação com o trabalho. Infelizmente essa é uma prática comum nas empresas, pesquisa aponta que os funcionários gastam apenas 43% do tempo da semana de trabalho em funções que foram contratados para fazer.
O uso indevido da internet pelos colaboradores pode comprometer e muito a produtividade da empresa. Esse desperdício de tempo pode ocorrer de inúmeras maneiras, no acesso a redes sociais como Facebook ou Instagram, acesso ao e-mail pessoal, serviços de comunicação como WhatsApp ou Telegram, sites de entretenimento, compras, esporte, entre outros. Segundo a pesquisa, os trabalhadores são interrompidos em média 14 vezes por dia por causa dessas ferramentas da internet e a cada interrupção o funcionário leva em média 20 minutos para voltar à tarefa original.
Baixe o infográfico que ilustra a produtividade do funcionário na internet.
Mas como definir a política de uso da internet na rede da sua empresa? O objetivo destse artigo é auxiliar na resposta para essa questão.
O que bloquear no controle de acesso à internet?
Para definir quais sites e serviços devem ser bloqueados ou liberados na internet da empresa, é essencial começar com uma análise detalhada das atividades dos colaboradores. Entender quais conteúdos são fundamentais para o trabalho e quais contribuem para o desperdício de tempo ajuda a criar uma política de acesso eficiente. Utilizar relatórios de internet é uma prática indispensável para visualizar os padrões de navegação e ajustar as permissões conforme as necessidades da empresa.
Na criação das regras de acesso, duas abordagens são comuns: manter todos os sites liberados, bloqueando apenas os indesejados, ou bloquear tudo e liberar somente os sites necessários para as atividades. A decisão depende do perfil da sua empresa e da dinâmica da equipe. A flexibilidade nas regras pode ser uma vantagem, permitindo ajustes conforme setores ou horários de trabalho.
Analisar relatórios de internet antes de definir as restrições é crucial para identificar os sites mais acessados e entender os hábitos de navegação. Isso permite implementar filtros inteligentes que aumentam a produtividade e evitam acessos a conteúdos irrelevantes ou potencialmente perigosos. Com relatórios detalhados, é possível ajustar continuamente as políticas, garantindo que a equipe permaneça focada nas tarefas mais importantes.
Ao definir a política de acesso, o equilíbrio é fundamental. Algumas exceções podem ser feitas, como permitir que o setor de Recursos Humanos acesse redes sociais para recrutamento, ou liberar o uso de sites de entretenimento em horários de descanso. A personalização das regras e o uso de relatórios de internet para monitorar e ajustar essas políticas são fundamentais para manter a produtividade e a segurança no ambiente de trabalho.
Mas, como tornar o uso da internet seguro e melhorar a utilização da rede na minha empresa com o controle de acesso à internet?
Veja os principais tipos de conteúdos que devem ser avaliados para a definição de uma boa política de controle de acesso à internet na sua empresa:
Sites nocivos e maliciosos
A internet está repleta de ameaças e sites que podem causar problemas de segurança para sua empresa.
Uma prática muito comum dos criminosos é o envio de spam com links para sites maliciosos que podem instalar vírus e malwares nos computadores. Ao acessar um site nocivo, este instala um programa malicioso sem que o usuário perceba, com isso os equipamentos e a rede podem ficar comprometidos. Assim que ocorrem a maioria dos ataques, como Ransomware (sequestro de dados) e fraudes financeiras.
Veja mais sobre esse assunto no artigo Phishing: como se proteger e não cair no golpe.
Portanto é altamente recomendado que a navegação na rede da sua empresa esteja protegida e bloqueie qualquer tipo de site nocivo.
Os principais tipos de sites nocivos podem ser divididos pelas seguintes categorias:
- Anonimizadores de acesso
- Hacking
- Keyloggers
- Malware e spyware
- Phishing e fraudes online
Além dos sites nocivos usados especificamente para crimes digitais, outros tipos de conteúdo também podem direcionar para sites maliciosos ou representar riscos. Alguns que podemos destacar são: pornografia e pedofilia, jogos e apostas, violência e sites de download de arquivos.
Da mesma forma, é recomendado que sites relacionados a estes tipos de conteúdo tenham restrições de acesso na sua empresa. Até porque, a grande maioria dos usuários não consegue identificar potenciais riscos e facilmente podem acessar alguma página ou fazer alguma ação que abre a porta para algum tipo de incidente de segurança da informação.
Também é fundamental orientar os usuários sobre os perigos que a internet representa e como identificar riscos. Muitas vezes ações simples podem evitar grandes problemas, confira algumas dicas para proteger a sua empresa de ataques virtuais.
Redes Sociais
De longe o acesso às redes sociais é o fator que mais contribui com a falta de foco e desperdício de tempo no trabalho. Veja os números do relatório Digital in 2024:
- O brasileiro gasta em média 9h13 diariamente nas redes sociais;
- Nos últimos 12 meses os novos usuários cresceram 1,8%, com 97 milhões de novos usuários, elevando o total global para 5,35 bilhões no início de 2024.
As redes sociais, como Facebook, Instagram e Twitter, são fontes ricas de informações e entretenimento, mas podem se tornar uma grande distração no ambiente de trabalho. O acesso frequente a essas plataformas pode comprometer o foco e a produtividade, desviando os colaboradores das suas tarefas principais. Para evitar esse impacto negativo, o uso de relatórios de internet é uma ferramenta essencial, permitindo que os gestores acompanhem os hábitos de navegação e identifiquem onde ocorrem as maiores distrações.
Uma solução eficaz não é necessariamente proibir o uso de redes sociais, mas sim estabelecer uma política de acesso equilibrada. Libere o uso em horários específicos, como durante intervalos ou momentos de descanso, garantindo que os colaboradores possam se desconectar sem comprometer o desempenho. A análise contínua dos relatórios de internet também permite ajustar as regras de forma flexível, garantindo foco no trabalho, enquanto mantém a moral e o bem-estar da equipe elevados.
Comunicadores instantâneos
Os sistemas de comunicação, como WhatsApp, Telegram e Messenger, se tornaram uma parte essencial do nosso dia a dia, permitindo conversas diretas com um grande número de pessoas de maneira prática e eficiente. No entanto, quando usados no ambiente de trabalho, esses aplicativos podem se transformar em grandes vilões da produtividade, gerando distrações constantes e prolongadas.
Alguns pontos negativos do uso desses comunicadores no trabalho incluem:
- Conversas demoradas: As interações podem se estender além do necessário, especialmente quando se envolvem em assuntos pessoais ou fora do contexto profissional.
- Expectativa de respostas rápidas: A cultura de respostas imediatas pode criar um ambiente de pressão e ansiedade, prejudicando o foco nas tarefas prioritárias.
- Desperdício de tempo: As interrupções frequentes desviam a atenção, levando os colaboradores a perderem tempo valioso e demorarem mais para retornar às suas atividades.
- Queda na qualidade de trabalho: A fragmentação da atenção e o constante retorno a mensagens podem reduzir a qualidade das entregas e o desempenho geral da equipe.
No entanto, apesar dos desafios, esses sistemas também oferecem benefícios significativos quando utilizados de forma estratégica:
- Agilidade na comunicação: WhatsApp e Telegram podem acelerar a comunicação interna e externa, facilitando o compartilhamento de informações importantes entre equipes e clientes.
- Resolução rápida de problemas: Com a comunicação instantânea, problemas ou dúvidas podem ser solucionados rapidamente, reduzindo o tempo de espera para respostas e mantendo o fluxo de trabalho contínuo.
- Integração entre equipes remotas: Para empresas que contam com colaboradores em diferentes locais, esses aplicativos permitem manter a equipe conectada, promovendo colaboração em tempo real.
- Suporte ao atendimento ao cliente: Ferramentas como Telegram podem ser usadas como canais de comunicação oficiais com clientes, oferecendo um atendimento ágil e prático.
Para equilibrar os pontos negativos e positivos, é essencial que o gestor entenda as necessidades da equipe e estabeleça políticas claras de uso. Por exemplo, pode-se definir o Telegram como o canal oficial de comunicação com clientes e colaboradores, enquanto outros serviços, como WhatsApp, podem ser bloqueados para evitar distrações pessoais. Além disso, o uso controlado em horários específicos pode ajudar a reduzir o impacto negativo desses comunicadores, sem perder os benefícios de uma comunicação eficiente.
Com essa abordagem, é possível maximizar os ganhos em produtividade e comunicação, ao mesmo tempo que se minimizam as distrações no ambiente de trabalho.
E-mail pessoal
O acesso a e-mails pessoais durante o expediente é uma prática comum entre profissionais, mas pode afetar diretamente a produtividade da equipe. Frequentemente, essa distração leva a interrupções frequentes e a uma diminuição no foco nas atividades principais. Para contornar esse problema, uma estratégia eficaz é utilizar relatórios de internet para monitorar o uso do e-mail pessoal e implementar bloqueios durante o horário de trabalho, garantindo que os colaboradores se concentrem nas suas tarefas profissionais.
No entanto, é fundamental equilibrar produtividade e bem-estar. Ao liberar o acesso aos e-mails pessoais em momentos específicos, como durante intervalos ou pausas programadas, sua equipe pode resolver questões pessoais sem prejudicar o rendimento no trabalho. A análise regular dos relatórios de internet também permite ajustar essas políticas de forma contínua, promovendo um ambiente de trabalho mais eficiente e focado, sem comprometer a satisfação dos colaboradores.
Pornografia, violência, drogas e bebidas alcoólicas
Você pode imaginar que conteúdos impróprios, como pornografia, violência ou outros temas sensíveis, não sejam acessados por seus colaboradores. No entanto, a realidade pode surpreender, pois esses acessos podem ocorrer, seja de forma intencional ou inadvertida. Por isso, é crucial implementar bloqueios completos para esse tipo de conteúdo no ambiente de trabalho, assegurando não apenas a segurança da empresa, mas também o profissionalismo da equipe. Além disso, o uso de relatórios de internet se torna essencial para monitorar e identificar quaisquer tentativas de acesso a sites inadequados, oferecendo ao gestor uma visão clara sobre o comportamento online da equipe.
Com a análise constante dos relatórios de internet, é possível aplicar ações corretivas quando necessário. Em casos de infrações, notificar o colaborador e oferecer orientações claras sobre as expectativas de comportamento é um passo importante. Se houver reincidência, medidas mais severas, como advertências formais ou até penalidades, podem ser implementadas para reforçar as normas da empresa.
Essas ações ajudam a promover uma cultura organizacional baseada em responsabilidade, ética e foco, fortalecendo o ambiente de trabalho. Ao garantir que a equipe compreenda as expectativas e as ferramentas tecnológicas sejam usadas de forma adequada, a empresa cria um espaço seguro e produtivo, reforçando sua imagem de seriedade e comprometimento tanto internamente quanto no mercado.
Streaming de áudio e vídeo
Serviços de streaming como o Youtube e Spotify, também estão entre os maiores vilões na perda de concentração durante o trabalho e também contribuem muito para a lentidão da internet, pois consomem muitos recursos da rede.
Considerando isso, é recomendado haver algum tipo de controle com restrição para esses sites, principalmente em horários ou períodos de maior utilização da internet, como início de turno e dias do mês que concentram a execução de atividades importantes da empresa, como o envio de guias de impostos em um escritório de contabilidade, por exemplo.
Armazenamento de arquivos e download de software
Esses sites também contribuem para prejudicar o desempenho da internet, pois serviços de armazenamento costumam ser utilizados pra transferência de arquivos pesados. Além disso, sites de download de software podem oferecer arquivos maliciosos que venham a instalar programas indesejados nos computadores.
Para evitar riscos, também é recomendado o controle com bloqueio desses sites, ficando liberados somente em casos onde são necessários para atividades da empresa, como troca de arquivos pesados com clientes, como pode ser a necessidade de uma agência de publicidade, estúdio fotográfico ou uma gráfica.
Jogos e apostas
Mais um tipo de conteúdo que você pode pensar que seus colaboradores não acessam durante o trabalho, mas, acessar sites de jogos pode ser mais frequente do que você imagina, principalmente a partir dos smartphones dos seus colaboradores.
Como esse tipo de conteúdo raramente terá relação com as atividades da sua empresa, o recomendado é bloquear o acesso sem nenhum tipo de liberação por horário ou setor, principalmente por esse hábito poder se tornar um vício e prejudicar muito o desempenho da equipe.
Compras on-line
Em nosso relatórios sobre o uso da internet nas empresas, identificamos que sites de e-commerce e a realização de compras na internet estão entre as atividades mais realizadas pelos profissionais no ambiente de trabalho.
Como esse tipo de sites na grande maioria dos casos não tem relação com o trabalho, pode ser uma boa prática restringir o acesso para evitar que os profissionais percam muito tempo na busca de itens de interesse pessoal para compra.
Emprego
São sites que basicamente oferecem oportunidades de emprego para profissionais.
A não ser que seja para divulgação de oportunidades da sua empresa, faz bastante sentido criar restrições na navegação para esse tipo de conteúdo.
Dica: Se você possui uma solução para controle de acesso à internet, pode prever quando algum funcionário está insatisfeito com seu emprego atual a partir dos acessos a sites dessa categoria.
Entretenimento
Os sites de entretenimento podem incluir diversos tipos de conteúdo, como Casa e Jardim, Esportes, Filmes e Novelas, Governo e Política, Moda e Beleza, Religião e Esoterismo, Saúde e Medicina, e Viagens e Turismo. É comum que esses temas despertem o interesse dos colaboradores no ambiente de trabalho, como buscar notícias sobre o time de futebol favorito ou acompanhar tendências de moda. No entanto, o acesso a esses sites pode desviar o foco das atividades profissionais.
É importante destacar que, em alguns casos, há exceções que podem ser consideradas. Por exemplo, bloquear redes sociais pode ser uma boa prática, mas liberar o LinkedIn pode ser essencial para o setor de Recursos Humanos que utiliza a plataforma para recrutamento. Da mesma forma, o uso de comunicadores instantâneos pode ser controlado, mantendo o WhatsApp liberado para a equipe de vendas no atendimento a clientes.
A definição de uma política de acesso eficiente deve sempre buscar equilíbrio e bom senso. Certos conteúdos podem ser liberados durante intervalos e horários de descanso, permitindo que os colaboradores relaxem. Isso não apenas evita o excesso de distrações, mas também contribui para que os colaboradores retornem ao trabalho mais focados e produtivos após essas pausas.
Controle de acesso à internet
Para implementar o controle de acesso à internet na sua empresa, existem diferentes alternativas, como soluções tradicionais de proxy Linux fornecidas por empresas especializadas, que demandam maior investimento com servidores, mão de obra especializada e manutenção constante.
Outras opções são Dell SonicWall, Fortinet FortiGate e semelhantes, ou então soluções mais modernas, que utilizam recursos em nuvem e são mais acessíveis, de fácil implementação e gerenciamento. Esse tipo de serviço é principalmente recomendado para pequenas e médias empresas, boas opções são OpenDNS, DNSFilter ou Lumiun.
Para escolher a melhor opção para gerenciar o acesso à internet é importante definir bem as necessidades da sua empresa e comparar os custos, características e benefícios de cada uma das soluções existentes.
Por que a Lumiun?
Existem diferentes soluções disponíveis no mercado para fazer a gestão e controle de acesso à internet. Porém, a grande maioria demanda alto investimento, envolvimento de profissionais técnicos especializados e exige constante manutenção, atualizações e suporte frequente. Isso faz com que essas soluções se tornem caras e muitas vezes inviáveis, principalmente para pequenas e médias empresas.
Com o propósito de preencher essa lacuna no mercado e oferecer uma solução acessível e simplificada às empresas de pequeno e médio porte existe a Lumiun. A Lumiun é uma empresa brasileira, que possui o serviço baseado na nuvem e com forte diferencial na facilidade de implementação e gerenciamento do sistema.
Veja algumas das principais características e vantagens da Lumiun:
- Instalação e configuração rápida e simplificada sem necessidade de conhecimentos técnicos
- Sem necessidade de aquisição de novos equipamentos ou servidores
- Não precisa se preocupar com manutenção ou atualizações de softwares
- Sem custo com profissional especializado para implantação ou manutenção do software
- Gerenciamento em nuvem, acessível via internet em qualquer plataforma ou dispositivo
- Suporte em português através do telefone, e-mail e chat
Em conjunto com a facilidade no gerenciamento, o serviço possui recursos que permitem uma gestão completa e controle de acesso à internet nas empresas.
Com a Lumiun é possível implementar diferentes políticas de acesso à internet, por exemplo, para bloquear conteúdos impróprios como pornografia ou redes sociais, basta clicar no botão para da categoria desejada.
As regras podem ser flexíveis, por horários. Além disso, o sistema gera relatórios analíticos sobre o uso da rede, permitindo ao gestor tomar decisões assertivas no sentido de otimizar a segurança e a produtividade da empresa na internet.
Lumiun DNS:
- Controle de Acesso à Internet: Permite bloquear sites indesejados e inapropriados com base em categorias (como redes sociais, jogos, entretenimento, etc.), ajudando a manter a produtividade e a segurança.
- Gerenciamento Simplificado: A gestão do acesso à internet pode ser feita de forma fácil, sem necessidade de conhecimentos técnicos avançados. O sistema é configurado em nuvem, o que facilita a implementação e o gerenciamento.
- Relatórios Detalhados em Tempo Real: Oferece relatórios de acesso à internet em tempo real, permitindo aos gestores acompanhar a navegação dos colaboradores e identificar possíveis problemas ou excessos.
- Bloqueio de Conteúdos Inapropriados: Utiliza filtros para bloquear automaticamente o acesso a conteúdos impróprios, como pornografia, violência, jogos de azar, entre outros, promovendo um ambiente de trabalho seguro.
- SafeSearch Ativado: Remove automaticamente resultados explícitos em mecanismos de busca como Google, Bing e YouTube, garantindo uma navegação mais segura.
- Monitoramento de Tráfego: Monitora o tráfego de internet por dispositivos e usuários, possibilitando uma visão detalhada do consumo e uso da rede.
Lumiun Box:
- Controle fácil das principais aplicações
- Bloqueio de acesso à sites específicos
- Controle de acessos por categorias e tipos de conteúdo
- Relatório de acessos em tempo real
- Remova o conteúdo explícito dos resultados do Google, Bing e Youtube através o SafeSearch
- Monitoramento de tráfego por equipamentos e usuários da rede
- Limitação de consumo de tráfego por grupos de equipamentos ou usuários
- Gerenciamento integrado de múltiplas redes
- VPN Empresarial para facilitar o acesso dos usuários externos
Se você quiser saber mais sobre as soluções da Lumiun fale com um consultor ou agende uma demonstração.
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