A busca por otimizar recursos, reduzir custos e aumentar a produtividade é uma realidade para as empresas que buscam crescer e se destacar no mercado.
Para escritórios de contabilidade esse cenário é ainda mais contrastante, afinal, em meio a um cenário competitivo e acirrado, a busca por produtividade e diferencial é acentuada.
Mas, como melhorar efetivamente a produtividade dos funcionários em um escritório de contabilidade? Existem estratégias, ferramentas, treinamentos? São perguntas que talvez pareçam ser complexas de responder, mas que sim, existe uma resposta um tanto quanto “definitiva”.
Neste material você vai encontrar algumas formas de melhorar os processos em um ambiente contábil, considerando o uso de pessoas e tecnologias no cotidiano.
Dica 1: Automatize os processos manuais
Parece óbvio, mas encontrar a ferramenta certa, que automatize os processos de forma fluida e não crie mais problemas não é assim tão simples.
É muito comum que profissionais de contabilidade enfrentem excessos de processos manuais pela característica natural de suas atividades. Encontrar ferramentas e sistemas que agilizem os processos pode “mudar a vida” de um profissional contábil.
Dedicar um tempo para pesquisar serviços que possam automatizar processos é um investimento de retorno garantido.
Para escritórios de contabilidade, existem diversas ferramentas. Abaixo listamos algumas, que talvez você conheça, mas não analisou a fundo a possibilidade de utilizar:
- Zendesk: sistema de helpdesk para gerenciamento de solicitações de clientes;
- Movidesk: software brasileiro de atendimento ao cliente que centraliza a comunicação;
- ContaAzul: integração e gerenciamento de sistemas unificados para contabilidade;
- Nibo: plataforma completa para relacionamento com clientes, controle de obrigações contábeis e gestão de tarefas.
Dica 2: Gerencie e controle o acesso à internet
Nos escritórios de contabilidade a grande maioria de equipe utiliza computadores em suas tarefas e permanece conectada na Internet a maior parte do tempo de trabalho. Pesquisas recentes mostram que em média 30% do tempo de trabalho é gasto no acesso a redes sociais, WhatsApp, TikTok e diversas outras aplicações, que certamente você já conhece.
Considerando este cenário “improdutivo”, é possível que sua equipe perca uma boa parte do tempo em atividades fora do escopo de trabalho.
Mesmo com medidas administrativas, como uma boa política de uso correto da internet no trabalho, gestores e empresários ficam à mercê da boa vontade dos colaboradores em realizar suas tarefas ao invés de desperdiçar tempo na internet.
Ferramentas de bloqueio e gerenciamento de acessos à internet podem eliminar por completo as distrações e melhorar a entrega de resultados dos funcionários em escritórios de contabilidade.
Além disso, o uso descontrolado da internet pode causar problemas de segurança na internet, como ataques ransomware, malwares e infecção por vírus, atrapalhando os processos e em alguns casos, deixando sistemas inoperantes por tempo indeterminado.
Vale lembrar que sanções da LGPD já estão sendo aplicadas em casos de vazamento de dados, onde as multas aplicadas podem variar entre milhares de reais até milhões, dependendo do incidente.
Para controle de acesso à internet, sugerimos algumas ferramentas:
- pFSense: solução robusta e completa, com inúmeras funcionalidades. É uma solução gratuita, porém exige bastante conhecimento técnico e hardware para instalação.
- Lumiun Box: solução brasileira, com suporte em português, painel intuitivo e amigável. Possui controle de acesso à internet, firewall e VPN. Tudo em uma única plataforma e na nuvem.
- DNS Filter: ferramenta estrangeira, mas com diversas funcionalidades de controle e segurança na internet.
Dica 3: Utilize alguma metodologia de gerenciamento de tarefas
Existem inúmeras metodologias e sistemas que podem contribuir na organização das tarefas em seu escritório de contabilidade.
Com a utilização de métodos e processos padronizados, é possível organizar as tarefas por equipe, definir o fluxo de trabalho entre as tarefas e colaboradores, saber o que cada colaborador está fazendo e o tempo gasto em cada tarefa, entre vários outros benefícios.
Para este fim, duas boas opções são:
- Runrun.it: acompanhe seus projetos e trabalhe em equipe de um jeito simples e poderoso
- Trello: reúne todas as suas tarefas, colegas de equipe e ferramentas
Dica 4: Evite horas-extras e excesso de tempo de trabalho
Um dos fatores mais relevantes para a baixa produtividade é o excesso de trabalho e atividades.
Isso quer dizer que quanto mais se trabalha menor é o rendimento. Pode parecer confuso, mas não podemos confundir o significado de produtividade: diferente do que se pode pensar, produtividade é gerar mais resultado e melhor qualidade com menos esforço, ou seja, produzir mais (com qualidade) em menos tempo.
Outro fator relevante é que o excesso de atividades leva a falta de organização e baixa qualidade nos resultados das tarefas.
Portanto, se sua equipe precisa melhorar a produtividade, talvez o melhor a fazer é equilibrar o tempo e a demanda de trabalho, organizando os processos e prioridades e otimizando o fluxo de trabalho.
Por onde começar?
Mapear as principais dificuldades e dores relacionadas à produtividade pode ser o primeiro passo. A partir disso, defina quais serão as primeiras ações para otimizar os processos e quais geram resultados mais satisfatórios no menor tempo possível.
Muitas vezes mudar todos os processos da empresa pode tornar o dia a dia um pouco caótico, mas em momentos de grande demanda para o setor de contabilidade, como o fim de ano, pode mudar completamente o cenário.
Imagine o mês de dezembro inteiro, sua equipe produzindo até 20% mais, entregando as tarefas em menor tempo e tornando as comemorações e dias de descanso muito mais “leves”.
Este é o objetivo deste texto. Ajudar você a ter dias menos turbulentos, tornando o seu escritório de contabilidade mais produtivo e saudável.
Para finalizar, aqui está a lista do que vimos acima no texto:
- Reduza o número de atividades manuais e sistematize os processos
- Faça o bloqueio de sites e aplicações fora do escopo de trabalho
- Use metodologias e sistemas de gestão de tarefas e processos
- Evite o excesso de trabalho e equilibre as tarefas na equipe, priorizando as mais importantes
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Espero ter ajudado e até mais!
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