Redes sociais e a produtividade da equipe: é necessário atenção e acompanhamento!

Muito se discute sobre a liberdade de acesso às redes sociais e programas de comunicação via internet durante o trabalho. Alguns entendem que o uso desses serviços é uma maneira de valorizar o colaborador, oferecendo essa liberdade nas redes sociais como benefícios aos profissionais. Outros, consideram que a gestão do acesso é a melhor opção, com definição de regras no acesso a esses conteúdos, já que o desperdício de tempo gerado pode afetar significativamente a produtividade da equipe e os resultados da empresa.

Na definição de como a empresa irá se posicionar sobre o assunto, é muito importante avaliar inicialmente o perfil dos profissionais no ambiente de trabalho, a maturidade da equipe e o tipo de atividades desempenhadas pelos colaboradores.

O ideal é adotar um posicionamento que esteja em equilíbrio entre a liberdade total no uso da rede e regras de acesso mais rígidas que restrinjam totalmente o acesso às redes sociais, programas de comunicação ou serviços de interesse pessoal.

Em organizações com modelo de gestão “mais contemporâneo“, onde a maioria dos profissionais são jovens ou as atividades desempenhadas permitem maior flexibilidade nos horários e liberdade dos profissionais em organizarem suas tarefas, fica mais fácil uma postura aberta em relação ao uso das redes sociais e internet de modo geral.

Nesse contexto, é importante ressaltar que essas empresas costumam ter métodos de avaliação de resultados muito eficazes, dessa forma, se a equipe estiver entregando os resultados dentro do previsto ou desejado, é possível manter maior liberdade no uso das redes sociais. Já, se os resultados não estiverem dentro do esperado, é necessário avaliar qual o motivo, que pode ser o desperdício de tempo ou falta de atenção decorrente do uso indevido da rede, sendo esse o motivo é imprescindível implementar um política de uso da tecnologia, pra atenuar o problema.

Em ambientes corporativos tradicionais, onde dentro do processo de gestão não há um acompanhamento estruturado das atividades realizadas e resultados entregues pelos colaboradores ou pela equipe, é importante haver algum monitoramento em relação ao uso da internet e dos recursos de tecnologia, inclusive o uso dos smartphones pessoais. Pois, como não é possível dimensionar a produtividade e o desempenho dos colaboradores, é possível que muitos estejam desperdiçando grande parte do seu tempo em atividades não relacionadas ao trabalho e isso pode representar um desperdício muito relevante para a empresa. Utilize nossa calculadora de desperdício de tempo para estimar o custo que isso pode representar na sua empresa.

Em muitos casos o que pode atrapalhar as empresas é o “achismo” dos gestores. Por exemplo, achar que o colaborador não está sendo produtivo porque acessa o Facebook algumas vezes durante o dia.

O gestor não pode usar a intuição pra avaliar como está o desempenho da sua equipe, é necessário ser objetivo e buscar a resposta para algumas questões:

• Acessar as redes sociais ou usar o celular atrapalha o rendimento do colaborador?
• Quanto isso atrapalha e em que contexto, na quantidade de tarefas ou na qualidade?
• Qual o rendimento de cada colaborador em relação aos outros da equipe?
• Os colaboradores e a equipe estão tendo o desempenho esperado e entregando as tarefas dentro do prazo e na qualidade necessária?

A resposta para esses itens podem auxiliar no entendimento de onde estão os gargalos da baixa produtividade e se o uso da internet, redes sociais ou celulares estão comprometendo os resultados.

Acompanhamento de tarefas e resultados

Independente da prática adotada pela empresa, o mais importante é, primeiramente, haver um acompanhamento das atividades realizadas pelos colaboradores, tanto no sentido de qualidade como quantidade. Ou seja, se as tarefas estão sendo entregues dentro do prazo desejado e com a qualidade esperada pela empresa ou pelos clientes.

Existem inúmeros serviços na internet que podem auxiliar nesse acompanhamento, permitindo um gestão completa das atividades realizadas por cada colaborador e os resultados obtidos. Vejamos algumas:

• Acelerato – solução focada em gestão de projetos e sistema de atendimento, muito simples e intuitiva, permitindo acompanhamento eficiente de tudo. É possível testar a ferramenta por 15 dias sem custos.
• Runrun-it – ótima solução para gestão de projetos, permite acompanhar as atividades e dimensionar o tempo gasto em todas tarefas. Possui uma versão gratuita.
• Trello – serviço muito simples e prático para gerenciar qualquer fluxo de atividades, também possui um versão gratuita com limitações de recursos.
• Basecamp – boa alternativa para melhorar a comunicação e registrar todas informações em relação do desenvolvimento de tarefas e projetos. Não possui versão gratuita.

Em conjunto com o acompanhamento das atividades, é necessário avaliar se os profissionais estão realmente engajados com os objetivos da empresa, já que esse comprometimento é fundamental para um bom desempenho.

Em alguns casos, pode ocorrer que o profissional está desmotivado e não há método de acompanhamento que irá solucionar o problema. É preciso conversar, tentar identificar as causas dessa falta de comprometimento, para que a situação possa ser revertida. Caso não seja possível, o melhor é optar pelo desligamento e substituição, na busca de profissionais que estejam em sinergia com o propósito da empresa.

Gestão e controle de acesso à internet

Em relação ao controle do que pode ser acessado na internet, essa é uma medida a ser tomada sempre com sobriedade. Não é recomendado simplesmente restringir totalmente o acesso às redes sociais ou outros serviços de interesse pessoal, em vista de que isso pode desmotivar os profissionais ou até comprometer o relaxamento em intervalos ou horários de descanso, os quais são necessários e importantes.

O recomendado é sempre buscar o equilíbrio, inicialmente monitorando o uso da internet pelos colaboradores e criando restrições por tipos de conteúdo e horários específicos, adequando essas regras ao perfil dos colaboradores e atividades desempenhadas. Já falamos nesse artigo em como implementar uma boa política de utilização da internet em ambientes corporativos.

Aqui na Lumiun, oferecemos uma solução acessível e simples de gerenciamento do acesso à internet, pra saber mais entre em contato conosco.

A realidade é que não existe resposta ou método que resolva o problema de produtividade e comprometimento dos profissionais nas empresas. Mas dentro do possível, é necessário que a organizações busquem estar em um processo constante de melhoria e evolução, acompanhando as mudanças comportamentais dos profissionais e usufruindo dos recursos de tecnologia que contribuam na gestão. Alguns itens que podem ser seguidos são:

• Implementar sistemas práticos e objetivos de controle de produtividades dos colaboradores.
• Criar um programa de avaliação de desempenho com benefícios no alcance das metas.
• Realizar campanhas internas de conscientização no uso da tecnologia, tanto em relação a produtividade, como em relação a segurança da informação.
• Utilizar sistemas de gestão de tarefas, fluxo de atividades e monitoramento do uso da internet

Enfim, a internet existe para contribuir no dia a dia das empresas e dos profissionais, cabe a cada um utilizar esses recursos de forma saudável e focada no bem comum, no sentido pessoal, profissional e corporativo.

Compartilhe conosco nos comentários como você vê o uso das redes sociais e smartphones no trabalho e como acha que isso impacta a produtividade!